Poradnik Przedsiębiorcy

Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług - rozliczenie i dokumentowanie

Coraz więcej polskich przedsiębiorców rozszerza swoją działalność poza granice naszego kraju. Pozyskanie kontrahenta z innego państwa członkowskiego UE staje się bowiem łatwiejsze. Współpraca z zagranicznymi partnerami nakłada jednak na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki. Dowiedz się, jak prawidłowo rozliczyć wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług!

Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług a rejestracja do celów VAT UE

Pierwszym obowiązkiem wynikającym z zamiaru świadczeń na rzecz kontrahentów zagranicznych z innego kraju UE jest rejestracja do celów VAT UE. Obowiązek rejestracji dotyczy zarówno czynnych, jak i zwolnionych podatników VAT. Rejestrując się, należy wypełnić część C.3. formularza VAT-R. Po spełnieniu wymagań przedsiębiorca otrzyma tzw. NIP “europejski”, czyli swój NIP poprzedzony prefiksem właściwym dla danego kraju - w przypadku Polski będą to litery PL.

Miejsce świadczenia usług a rozliczenie podatku VAT

Każdy przedsiębiorca musi znać zasady regulujące miejsce opodatkowania, termin powstania obowiązku podatkowego, sposobu rozliczania podatków. Co do zasady najważniejsze jest miejsce świadczenia usługi. Usługi, które świadczone są na rzecz podatników opodatkowane są tam, gdzie usługobiorca ma siedzibę swojej działalności. Istnieją również wyjątki od tej reguły, takie jak usługi:

  • transportowe (również transport morski i lotniczy),

  • kulturalne,

  • sportowe i edukacyjne,

  • związane z nieruchomościami,

  • turystyczne,

  • restauracyjne i cateringowe.

Zasadniczo usługi dzieli się na dwie grupy:

  • te, dla których miejscem świadczenia (i tym samym opodatkowania) jest kraj nabywcy,

  • te, dla których miejsce świadczenia ustala się na zasadach szczególnych (np. kraj usługodawcy w świadczeniach na rzecz niepodatników).

Co do zasady usługi świadczone na rzecz niepodatników opodatkowane są w miejscu, gdzie siedzibę działalności posiada usługodawca. Zatem jeżeli polski podatnik świadczy usługę na rzecz zagranicznego kontrahenta który jest osobą fizyczną, ale miejscem świadczenia usługi jest Polska, to usługę należy opodatkować według stawki VAT przewidzianej dla usług na terytorium Polski, stosując się do tych samych zasad związanych z obowiązkiem podatkowym.

Jak udokumentować wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług?

Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług powinno zostać udokumentowane fakturą. W sytuacji, gdy usługobiorcą jest podatnik z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, na dokumencie sprzedaży powinny pojawić się dodatkowo NIP UE sprzedawcy oraz nabywcy.

W sytuacji, gdy usługa jest opodatkowana w kraju nabywcy, polski przedsiębiorca nie musi wykazywać VAT w Polsce. Oznacza to, że faktura dokumentująca taką usługę może pomijać informacje związane z podatkiem od towarów i usług (jak np. stawka czy kwota podatku).

Jeżeli przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz podatnika z UE (który rozliczy tę transakcję jako import usług) to nie musi umieszczać na fakturze opustów i obniżek cen. Na fakturze jednak musi się pojawić adnotacja, że transakcja ta podlega opodatkowaniu w kraju nabywcy.

Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług - obowiązek podatkowy

Podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium Polski, zobowiązani są do wykazania w prowadzonej przez siebie ewidencji:

  • nazwy usługi,

  • wartości usługi,

określając jednocześnie moment powstania obowiązku podatkowego, podobnie jak ma to miejsce dla usług świadczonych na terytorium kraju. W przypadku świadczenia większości usług na rzecz kontrahentów z UE (których miejscem świadczenia jest kraj nabywcy) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi lub otrzymania całości lub części zapłaty (gdy zapłatę tę otrzymano przed wykonaniem usługi). Zasada ta wynika bezpośrednio z ustawy o VAT. Przedsiębiorca będzie musiał wykazać transakcje w deklaracji VAT oraz informacji podsumowującej, nawet jeśli nie odprowadza od nich VAT w Polsce.

Wykazanie transakcji w deklaracji VAT i informacji podsumowującej

Podatnik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość deklaracji. Usługi, które przedsiębiorca opodatkowuje w Polsce, powinny zostać ujęte wyłącznie w deklaracji VAT na takich samych zasadach co transakcje krajowe.

Usługi, które nie są opodatkowane w Polsce, przedsiębiorca wykazuje w odpowiedniej pozycji deklaracji VAT (dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju). Jeżeli świadczenia nie są zwolnione z VAT ani opodatkowane stawką 0%, a miejsce ich opodatkowania ustala się zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, należałoby transakcję wykazać również w pozycji: w tym świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy. Ponadto wartość usług, w rozbiciu na poszczególnych kontrahentów, powinna znaleźć się również w części E informacji podsumowującej VAT UE (przy braku miejsca należy skorzystać z załącznika VAT-UE/C). 

Należy przy tym wspomnieć, że od początku 2017 roku podatnicy zobowiązani do rejestracji na potrzeby VAT-UE zobowiązani są do przesyłania deklaracji VAT do urzędu w sposób elektroniczny. To samo odnosi się do informacji podsumowującej VAT-UE, którą dodatkowo można składać wyłącznie za okresy miesięczne, tj. do 25. dnia miesiąca po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. Przy czym nie ma obowiązku składania tzw. pustych deklaracji, czyli deklaracji za okres w którym nie wystąpiła żadna z transakcji wykazywana w informacji podsumowującej VAT-UE.