Poradnik Przedsiębiorcy

Płatności firmowe z konta prywatnego - czy to możliwe?

Trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez konta bankowego. Jednak jest to możliwe. Konta bankowego nie muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 10 osób, a ich ubiegłoroczny dochód nie przekroczył 2 mln euro. Przepisy pozwalają im na opłacanie składek ZUS i podatków np. na poczcie. Mogą też odbierać zwrot podatku w gotówce. Pozostali przedsiębiorcy muszą rozliczać się z US za pomocą indywidualnego mikrorachunku podatkowego. Obowiązek posiadania rachunku występuje także, gdy przedsiębiorca ubiega się o zwrot VAT. Czy natomiast płatności firmowe mogą pochodzić z konta prywatnego przedsiębiorcy?

Obowiązek przeprowadzania transakcji bezgotówkowych - płatności firmowe

Przedsiębiorcy, co do zasady zobligowani są do przeprowadzania transakcji bezgotówkowych. Obowiązek ten wynika z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców:

“Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:

1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Przykład 1.

Pan Jarek zakupił towary handlowe na kwotę 16 000 zł od innej firmy. W jaki sposób ma dokonać płatności za dostawę?

Ponieważ Pan Jarek dokonał transakcji z innym przedsiębiorcą a wartość transakcji przekracza 15 000 zł, prawidłowym będzie dokonanie zapłaty za towar w formie przelewu.

Przykład 2.

Pani Ania zdecydowała się zakupić owoce do swojego warzywniaka od osoby prywatnej. Czy może zapłacić za towar gotówką?

Tak, płatność gotówką jest możliwa, ponieważ zakup towaru nastąpił od osoby prywatnej.

Firmowe rachunek bankowy - czy jest konieczny?

Żadne przepisy nie nakładają na podmioty prowadzące działalność gospodarczą obowiązku zakładania firmowego rachunku bankowego. W związku z czym za jego brak na przedsiębiorcę z pewnością nie zostanie nałożona kara.

Konto firmowe jednak znacznie ułatwia dokonywanie rozliczeń przez przedsiębiorcę. Warto rozważyć założenie takiego rachunku, gdyż jego posiadanie może okazać się niezbędne i pozwoli na uniknięcie problemów związanych z rozliczeniem przychodów z odsetek bankowych a także różnic bankowych, czy pomieszania wydatków prywatnych i firmowych.

Regulowanie płatności firmowych z konta prywatnego

Prawo wymaga, aby przedsiębiorca regulował należności poprzez rachunek bankowy (rachunek płatniczy). Nie ma on obowiązku posiadania osobnego konta firmowego. Banki jednak często zakazują w swoich regulaminach, korzystania z kont osobistych do celów prowadzenia działalności gospodarczej.

Konieczność posiadania rachunku firmowego powstaje w sytuacji gdy niezbędne jest ujęcie rachunku bankowego na białej liście podatników oraz w sytuacji gdy płatności otrzymywane przez nabywców objęte są obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.
Regulacje nie odnoszą się również do kwestii dokonywania rozliczeń przy użyciu prywatnego rachunku bankowego - ani nie zabraniają ani nie zezwalają.

Jednak przedsiębiorca powinien posiadać rachunek bankowy czy to prywatny czy to firmowy, gdyż będzie on niezastąpiony, chociażby w kwestii regulowania podatków i składek ZUS. Przepisy jasno wskazują, że płatności podatku VAT, zaliczki na podatek dochodowy, czy też składek ZUS należy dokonać przelewem.

Przepisy nie zabraniają korzystania z rachunku osobistego, zgłoszonego jako ten, który jest używany w prowadzeniu działalności. Jednak musi to być rachunek, który ma tylko jednego posiadacza – przykładowo, jeżeli małżonkowie mają wspólny rachunek, nie może on służyć do celów prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ nie można go przypisać wyłącznie przedsiębiorcy.

Księgowanie opłaty za używanie karty w systemie wfirma.pl

Wśród opłat za prowadzenie konta, wyróżnić można m.in.:

  • opłaty za prowadzenie konta,
  • opłaty za przelewy,
  • opłaty za kartę płatniczą,
  • prowizje za wypłaty w bankomatach,
  • dodatkowe opłaty.

Aby wprowadzić opłatę za użytkowanie karty, należy wejść w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.

Płatności firmowe - księgowanie odsetek

Wprowadzone opłaty bankowe trafią do kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Co do zasady, wprowadzane koszty związane z opłatami bankowymi ewidencjonuje się na koniec miesiąca jako zbiorczy dowód wewnętrzny, podsumowujący poniesione opłaty bankowe w danym miesiącu. Pod wygenerowane DW należy podpiąć wyciąg bankowy, z zaznaczonymi opłatami bankowymi.

Księgowanie prowizji za używanie konta firmowego w systemie wfirma.pl

Natomiast w przypadku otrzymania środków (prowizji) za prowadzenie konta firmowego, aby wprowadzić przychód, należy wejść w zakładkę PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » POZOSTAŁE PRZYCHODY (DW). W przypadku rozliczania się na podstawie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, właściwą stawką do opodatkowania przychodu będzie 3%.

Płatności firmowe - księgowanie przychodu za prowadzenie konta

Po zapisaniu dowód wewnętrzny dokumentujący przychód trafi do kol. 8 KPiR - Pozostałe przychody.