Trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności gospodarczej bez konta bankowego. Jednak jest to możliwe. Konta bankowego nie muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 10 osób, a ich ubiegłoroczny dochód nie przekroczył 2 mln euro. Przepisy pozwalają im na opłacanie składek ZUS i podatków np. na poczcie. Mogą też odbierać zwrot podatku w gotówce. Pozostali przedsiębiorcy muszą rozliczać się z US za pomocą indywidualnego mikrorachunku podatkowego. Obowiązek posiadania rachunku występuje także, gdy przedsiębiorca ubiega się o zwrot VAT. Czy natomiast płatności firmowe mogą pochodzić z konta prywatnego przedsiębiorcy?
Obowiązek przeprowadzania transakcji bezgotówkowych - płatności firmowe
Przedsiębiorcy, co do zasady zobligowani są do przeprowadzania transakcji bezgotówkowych. Obowiązek ten wynika z art. 19 ustawy - Prawo przedsiębiorców:
“Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.”
Przykład 1.
Pan Jarek zakupił towary handlowe na kwotę 16 000 zł od innej firmy. W jaki sposób ma dokonać płatności za dostawę?
Ponieważ Pan Jarek dokonał transakcji z innym przedsiębiorcą a wartość transakcji przekracza 15 000 zł, prawidłowym będzie dokonanie zapłaty za towar w formie przelewu. Jeśli fakturę wystawił czynny podatnik VAT dodatkowo taka transakcja powinna być uregulowana na rachunek bankowy sprzedawcy znajdujący się na białej liście podatników.
Przykład 2.
Pani Ania zdecydowała się zakupić owoce do swojego warzywniaka od osoby prywatnej. Czy może zapłacić za towar gotówką?
Tak, płatność gotówką jest możliwa, ponieważ zakup towaru nastąpił od osoby prywatnej.
Firmowe rachunek bankowy - czy jest konieczny?
Żadne przepisy nie nakładają na podmioty prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą obowiązku zakładania firmowego rachunku bankowego. W związku z czym za jego brak na przedsiębiorcę z pewnością nie zostanie nałożona kara. Wyjątkiem jest sytuacja gdy dokonywane lub otrzymywane płatności dotyczą mechanizmu podzielonej płatności. Aby przelew w tej procedurze był możliwy należy posiadać specjalny rachunek VAT, który zakładany jest przez banki wyłącznie do firmowych rachunków rozliczeniowych.
Konto firmowe jednak znacznie ułatwia dokonywanie rozliczeń przez przedsiębiorcę. Warto rozważyć założenie takiego rachunku, gdyż jego posiadanie może okazać się niezbędne i pozwoli na uniknięcie problemów związanych z rozliczeniem przychodów z odsetek bankowych a także różnic kursowych, czy pomieszania wydatków prywatnych i firmowych.
Regulowanie płatności firmowych z konta prywatnego
Prawo wymaga, aby przedsiębiorca regulował należności poprzez rachunek bankowy (rachunek płatniczy). Nie ma on obowiązku posiadania osobnego konta firmowego. Banki jednak często zakazują w swoich regulaminach, korzystania z kont osobistych do celów prowadzenia działalności gospodarczej.
Przepisy nie zabraniają korzystania z rachunku osobistego, zgłoszonego jako ten, który jest używany w prowadzeniu działalności. Jednak musi to być rachunek, który ma tylko jednego posiadacza – przykładowo, jeżeli małżonkowie mają wspólny rachunek, nie może on służyć do celów prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ nie można go przypisać wyłącznie przedsiębiorcy.
Księgowanie opłaty za używanie karty w systemie wFirma.pl
Wśród opłat za prowadzenie konta, wyróżnić można m.in.:
- opłaty za prowadzenie konta,
- opłaty za przelewy,
- opłaty za kartę płatniczą,
- prowizje za wypłaty w bankomatach,
- dodatkowe opłaty.
Aby wprowadzić opłatę za użytkowanie karty w systemie wFirma.pl, należy wejść w zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.
Wprowadzone opłaty bankowe trafią do kol. 13 KPiR - Pozostałe wydatki. Co do zasady, wprowadzane koszty związane z opłatami bankowymi ewidencjonuje się na koniec miesiąca jako zbiorczy dowód wewnętrzny, podsumowujący poniesione opłaty bankowe w danym miesiącu. Pod wygenerowane DW należy podpiąć wyciąg bankowy, z zaznaczonymi opłatami bankowymi.