Naruszenie przepisów prawa pracy - jakie kary i nakazy stosuje PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) to organ, którego uprawnienia budzą uzasadniony respekt wśród pracodawców. Jeśli podczas kontroli zostanie wykryte naruszenie przepisów prawa pracy, inspekcja dysponuje szerokim wachlarzem narzędzi – od nakazów i decyzji po mandaty karne. Warto pamiętać, że 8 lipca 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w tym zakresie, które mogą bezpośrednio wpłynąć na sytuację wielu przedsiębiorców – kluczowe kwestie omawiamy w niniejszym artykule.

Kontrola PIP a naruszenie przepisów prawa pracy

Uprawnienia inspektorów pracy w przypadku naruszenia prawa pracy określają przepisy Ustawy z 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: ustawa).

W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy inspekcji pracy są uprawnione odpowiednio do:

• nakazania wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób wykonujących te prace lub prowadzących działalność; skierowania do innych prac pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych albo pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, jeżeli nie posiadają odpowiednich kwalifikacji,
• nakazania wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi,
• zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi,
• nakazania pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi.

Ponadto w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy inspekcji pracy mają prawo:

• nakazania usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• nakazania w przypadku stwierdzenia, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju,
• nakazania ustalenia w określonym terminie okoliczności i przyczyn wypadku,
• nakazania wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów lub konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w szczególnych warunkach,
• stwierdzania w drodze decyzji istnienia stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp) powinna być zawarta umowa o pracę, przy czym warunkiem wydania decyzji jest niewykonanie polecenia, o którym mowa w art. 11 ust. 2 pkt 2 ustawy; znajduje tutaj zastosowanie art. 10 Ustawy z 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego,
• skierowania wystąpienia lub wydania polecenia, w razie stwierdzenia innych naruszeń niż dotychczas wymienione, w sprawie ich usunięcia, a także wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób odpowiedzialnych.

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy właściwe organy inspekcji pracy, po umożliwieniu stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska, są uprawnione również do wydania polecenia usunięcia naruszeń dotyczących:

1. funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub
2. niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji, gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 kp.

Właściwe organy inspekcji pracy są także uprawnione do nakazania pracodawcy:

1. umieszczenia stanowiska pracy, na którym są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w wykazie stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykreślenia go z wykazu oraz sporządzenia korekty wpisu dokonanego w tym wykazie;
2. umieszczenia pracownika w ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracowników, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, wykreślenia go z ewidencji oraz sporządzenia korekty wpisu dokonanego w tej ewidencji.

Upoważnione organy inspekcji pracy są również uprawnione do skierowania wystąpienia lub wydania polecenia w sprawie wypłacenia wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej zgodnie z przepisami Ustawy z 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Termin na wykonanie ww. nakazów i decyzji ustala w każdym przypadku inspektor pracy, przy czym przyjmuje się co do zasady, że nakazy i decyzje powinny być zrealizowane niezwłocznie.

Postępowanie mandatowe prowadzone przez inspektora pracy

W określonych okolicznościach inspektor pracy ma prawo wdrożyć postępowanie mandatowe. W takim przypadku stosuje się przepisy Ustawy z 24 sierpnia 2001 roku – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia (dalej: kpsw).

Zgodnie z art. 17 § 2 kpsw w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika określonych w:

• kp,
• art. 8e ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
• art. 27–27b Ustawy z 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych,
• art. 465 ust. 1a Ustawy z 12 grudnia 2013 roku o cudzoziemcach,
• art. 27–28b Ustawy z 10 czerwca 2016 roku o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług,
• art. 10 Ustawy z 10 stycznia 2018 roku o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni,
• art. 362–367 Ustawy z 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia,
• art. 84 Ustawy z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• art. 38 ust. 2 Ustawy z 5 listopada 2025 roku o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, a także
• w sprawach o inne wykroczenia związane z wykonywaniem pracy zarobkowej, jeżeli ustawa tak stanowi

– oskarżycielem publicznym jest inspektor pracy.

Jest to niezwykle ważna regulacja w kontekście zakresu przedmiotowego, w jakim inspektor pracy może zastosować postępowanie mandatowe.

Od 8 lipca 2026 roku w postępowaniu mandatowym, w sprawach, w których oskarżycielem publicznym jest właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy, można nałożyć grzywnę w wysokości do 5000 zł.

Ponadto w postępowaniu mandatowym w sprawach o czyny określone w art. 84 Ustawy z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w których oskarżycielem publicznym jest właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy lub Straży Granicznej – można nałożyć grzywnę w wysokości do 10 000 zł. Chodzi w tym przypadku o czyny naruszające przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców.

Jeżeli ukarany co najmniej dwukrotnie za wykroczenie:

• przeciwko prawom pracownika określone w kp popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie,
• określone w Ustawie z 9 lipca 2003 roku o zatrudnianiu pracowników tymczasowych popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie,
• określone w Ustawie z 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie,
• określone w Ustawie z 10 stycznia 2018 roku o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni popełnia w ciągu dwóch lat od dnia ostatniego ukarania takie wykroczenie

– właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy może w postępowaniu mandatowym nałożyć grzywnę w wysokości do 10 000 zł.

Sankcje za niewykonanie nakazu wydanego przez PIP oraz utrudnianie czynności kontrolnych

Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika określone w kp inspektor pracy może nałożyć mandat w wysokości i na zasadach określonych w kpsw, co zostało wcześniej omówione. Do nakładania grzywien w kwotach przekraczających limity ustalone w kpsw uprawnione są natomiast sądy pracy.

Zgodnie z art. 283 § 2 pkt 7 i 8 kp, kto:

• nie wykonuje w wyznaczonym terminie podlegającegowykonaniu nakazu organu Państwowej Inspekcji Pracy,
• utrudnia działalność organu Państwowej Inspekcji Pracy, w szczególności uniemożliwia prowadzenie wizytacji zakładu pracy lub nie udziela informacji niezbędnych do wykonywania jej zadań

– podlega karze grzywny od 2000 zł do 60 000 zł.

W przypadku najpoważniejszych zakłóceń podczas kontroli inspektora pracy mogą być zastosowane sankcje przewidziane w Ustawie z 6 czerwca 1997 roku – Kodeks karny. Z art. 225 § 2 Kodeksu karnego wynika, że karze pozbawienia wolności do lat 3 podlega ten, kto osobie uprawnionej do kontroli w zakresie inspekcji pracy lub osobie przybranej jej do pomocy udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej.

Zasięg czasowy objęty czynnościami kontrolnymi inspektora pracy

W ogólnym ujęciu inspektor pracy może żądać od pracodawcy dokumentów związanych z zatrudnieniem pracowników za okres wynikający z terminu przedawnienia roszczeń określonego w art. 291 § 1 kp (roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne). Nieprawidłowości ustalone w tym okresie mogą stanowić przesłankę do ukarania.

Jeżeli kontrola wiąże się także z rozliczeniami pracowników o charakterze składkowym i podatkowym, okres uwzględniany przez inspektora pracy może wynieść nawet 5 lat wstecz, zgodnie bowiem z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Jednocześnie bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu, z dniem:

• przekazania do sądu powszechnego odwołania od decyzji w sprawie stwierdzenia istnienia stosunku pracy, o której mowa w art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy,
• skierowania do właściwego sądu pracy powództwa o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, o którym mowa w art. 33a ust. 3 ustawy.

Jakie kary i za jaki okres wstecz może nakładać PIP - podsumowanie

Państwowa Inspekcja Pracy może wydać kontrolowanemu podmiotowi nakazy lub zakazy albo decyzje. Część zakazów i nakazów podlega z mocy ustawy natychmiastowemu wykonaniu. Kolejnym uprawnieniem inspektora pracy jest zastosowanie mandatu – w trybie i na zasadach określonych w Kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia. Możliwość zastosowania kary wiąże się z 3-letnim okresem przedawnienia roszczeń ustalonym w Kodeksie pracy. W niektórych przypadkach możliwe jest uwzględnienie dłuższego okresu objętego kontrolą.