List intencyjny nie stanowi standardowego dokumentu w procesach rekrutacyjnych, jednak coraz częściej pojawia się jako wstępna deklaracja współpracy pomiędzy pracodawcą a kandydatem. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy list intencyjny powinien trafić do akt osobowych pracownika, czy może warto przechowywać go poza dokumentacją pracowniczą. Wyjaśniamy, jak postępować z tym dokumentem w świetle obowiązujących przepisów prawa pracy.
List intencyjny – informacje ogólne
List intencyjny jest dokumentem stanowiącym wstępną deklarację realizacji określonych zamierzeń składaną jeszcze przed zawarciem właściwego dokumentu określającego wzajemne zobowiązania.
List intencyjny jest podpisywany zazwyczaj wówczas, gdy po sfinalizowaniu wstępnych porozumień strony przechodzą na kolejny etap uzgodnień.
List intencyjny a umowa przedwstępna
Jak już wspomniano, list intencyjny nie ma cech dokumentu wiążącego, co wynika z faktu braku funkcjonowania odnośnych regulacji prawnych.
Różnice w tym zakresie stają się widoczne w kontekście przepisów odnoszących się do umowy przedwstępnej. Zgodnie z art. 389 § 1 Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny umowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy (umowa przedwstępna), powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej.
Jeżeli strony nie określiły, kiedy ma zostać zawarta umowa przyrzeczona, odpowiedni termin wyznacza strona uprawniona do żądania jej zawarcia. Jeżeli obie strony są do tego uprawnione i każda z nich wskaże inny termin, wiążący jest ten wyznaczony przez stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie.
Jeżeli natomiast w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej – nie można żądać jej zawarcia.
Skutki niezawarcia umowy przyrzeczonej określa art. 390 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli strona zobowiązana do jej zawarcia uchyla się od tego obowiązku, druga strona może żądać naprawienia szkody poniesionej w związku z tym, że liczyła na zawarcie umowy. Strony mogą jednak odmiennie określić zakres odszkodowania w umowie przedwstępnej.
Jeżeli umowa przedwstępna spełnia wymagania niezbędne do ważności umowy przyrzeczonej, w szczególności dotyczące jej formy, strona uprawniona może dochodzić jej zawarcia.
Roszczenia wynikające z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała zostać zawarta. Jeżeli jednak sąd oddali żądanie jej zawarcia, termin przedawnienia wynosi rok od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne.
List intencyjny w kontekście stosunku pracy
Podkreślenia wymaga fakt, że przepisy prawa pracy nie wskazują wymogu podpisania listu intencyjnego przez pracodawcę i przyszłego pracownika, równocześnie nie zabraniają sporządzenia takiego dokumentu.
Sporządzenie listu intencyjnego jest zatem dobrowolne i to od stron zamierzających zawrzeć stosunek pracy zależy jego podpisanie.
Przykład 1.
Pracodawca i kandydat do pracy sporządzili list intencyjny, w którym zadeklarowali chęć podjęcia współpracy na zasadach określonych w Kodeksie pracy, czyli poprzez nawiązanie stosunku pracy. We wspomnianym wyżej liście wyrażono gotowość stron do podpisania umowy o pracę po przeprowadzeniu postępowania rekrutacyjnego. Jest to jednak wyraz woli dalszej współpracy, nie zaś przyrzeczenie (wówczas list intencyjny miałby charakter umowy przedwstępnej).
Jak wynika z uzasadnienia do tego wyroku SN, list intencyjny nie został wprawdzie jeszcze jednoznacznie oceniony pod kątem prawnym w literaturze i judykaturze, jednak wyraźnie dominuje stanowisko, że jego zasadnicza funkcja polega na wyrażeniu woli (intencji) stron zawarcia w przyszłości określonej, definitywnej umowy, z reguły po odpowiednim okresie negocjacyjnym.
Rekrutacja pracownika a dokumentacja pracownicza
Dokumenty, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy, określono w § 3 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. Chodzi tutaj o:
- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).
Przechowywanie listu intencyjnego
Jak już wspomniano, list intencyjny podpisany podczas rekrutacji pracownika nie jest dokumentem wiążącym dla stron oraz umocowanym prawnie i wymaganym na etapie rekrutacji.
Nie został ponadto wymieniony w przepisach rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jakie to niesie skutki w zakresie ewentualnego przechowywania listu intencyjnego przez pracodawcę?
Przykład 2.
Pracodawca i kandydat na stanowisko oferowane przez zakład pracy podpisali w trakcie rekrutacji list intencyjny, w którym strony wyraziły wolę zawarcia umowy po zakończeniu negocjacji. Proces rekrutacyjny zakończył się pomyślnie, dlatego pojawiło się pytanie, jakie dalsze kroki należy podjąć w odniesieniu do listu intencyjnego.
Z opinii resortu pracy można wyciągnąć wniosek, że dokumentów niemających pracowniczego charakteru (ponadstandardowych) nie powinno się przechowywać w aktach osobowych pracownika. Dotyczy to m.in. dokumentów związanych wyłącznie z rekrutacją, z których strony nie będą już korzystać na etapie zatrudnienia, takich jak:
- listy motywacyjne,
- listy intencyjne.
Uwzględniając powyższe stanowisko oraz stan prawny, uzasadnionym działaniem będzie przechowywanie listu intencyjnego, który nie jest rodzajem dokumentu pracowniczego, poza dokumentacją osobową prowadzoną na podstawie przepisów prawa pracy.
Można się także spotkać z opinią, zgodnie z którą nie jest błędną czynnością włączenie listu intencyjnego do dokumentacji pracowniczej w części A (z wyłączeniem przypadku gdy list intencyjny obejmuje informacje wykraczające poza zakres danych wymaganych na podstawie Kodeksu pracy).
Podsumowanie
List intencyjny jest dokumentem stanowiącym wstępną deklarację realizacji określonych zamierzeń składaną jeszcze przed zawarciem właściwego stosunku prawnego. Przepisy prawa pracy nie wskazują wymogu podpisania listu intencyjnego przez pracodawcę i przyszłego pracownika, równocześnie nie jest to zabronione. List intencyjny podpisany podczas rekrutacji pracownika nie jest dokumentem wiążącym dla stron oraz umocowanym prawnie. Według opinii resortu pracy dokumentów niemających pracowniczego charakteru nie powinno się przechowywać w aktach osobowych pracownika. Niekiedy można spotkać się ze stanowiskiem uznającym za dopuszczalne załączenie listu intencyjnego do dokumentacji pracowniczej w części A.
