Wydawanie, prostowanie i sporządzanie kopii świadectwa pracy – wskazówki i ważne terminy dla pracodawcy

Świadectwo pracy zawiera informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia u danego pracodawcy i podlega wydaniu w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Należy je wydać pracownikowi bez zbędnej zwłoki, gdyż jest to dokument wymagany do określenia uprawnień pracowniczych przysługujących w nowym miejscu pracy. W poniższym artykule opisujemy, jak wygląda obecnie wydawanie, prostowanie i sporządzanie kopii świadectwa pracy.

Wydawanie, prostowanie i sporządzanie kopii świadectwa pracy – obowiązujące regulacje prawne

Przepisy prawne dotyczące zasad sporządzania, wydawania, prostowania świadectwa pracy zawarto w: 

• art. 97–99 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (kp);
• Rozporządzeniu Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy, zwanym dalej rozporządzeniem.

Postępowanie w zakresie wydawania świadectwa pracy

Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. 

Ustawowym terminem wydania świadectwa pracy będzie zatem odpowiednio:

• ostatni dzień wypowiedzenia – w razie rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem;
• dzień złożenia drugiej stronie oświadczenia o rozwiązaniu umowy – w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia;
• ostatni dzień obowiązywania stosunku pracy określony w umowie o pracę – w odniesieniu do rozwiązania umowy o pracę wraz z upływem czasu, na jaki została zawarta;
• dzień, w którym nastąpiło zdarzenie powodujące wygaśnięcie umowy – w przypadku wygaśnięcia umowy o pracę;
• dzień określony w porozumieniu jako ostatni dzień współpracy stron stosunku pracy – w razie rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron.

Przykład 1.

Pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę zgodnie z kodeksowymi zasadami. W ostatnim dniu wypowiedzenia pracownik był jednak nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. W związku z powyższym pracodawca nie miał możliwości wręczenia mu świadectwa pracy. Dokument nie został przekazany, mimo że pracodawca dopełnił wszelkich formalności. Jakie zatem należy przedsięwziąć kroki w takich okolicznościach?

Można założyć, że sytuacja przedstawiona w przykładzie nie jest rzadkim przypadkiem w codziennej praktyce kadrowej. 

Zgodnie z § 3 rozporządzenia w razie upoważnienia przez pracownika innej osoby do odbioru świadectwa pracy upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy odnoszącego się do poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1(1) kp). 

W powyższych okolicznościach pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, czyli w trybie art. 63(1) § 1 kp, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do części „C” akt osobowych zmarłego pracownika.

Z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić małżonek lub inna osoba uprawniona do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.

Wnioski dotyczące wydania świadectwa pracy przechowywane są w części C akt osobowych pracownika.

Wydanie kopii świadectwa pracy

Obecnie wydawanie kopii świadectwa pracy odbywa się w trybie i na zasadach określonych w art. 94(12) kp. Zgodnie z tym przepisem pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek: 

1. pracownika lub byłego pracownika albo 
2. osób, o których mowa w art. 94(9) § 3 kp, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika – złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Osobami uprawnionymi w sprawie wnioskowania o wydanie dokumentacji pracowniczej w wypadku określonym powyżej w pkt 2 są:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione; 
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
• małżonek (wdowa i wdowiec); 
• rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię świadectwa pracy w formie papierowej zawierającej podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę stwierdzający zgodność kopii z oryginałem. 

Wydanie dokumentu może nastąpić również w postaci elektronicznej (odwzorowanie cyfrowe w formacie PDF potwierdzone za zgodność kopii z oryginałem w wymaganej formie, np. za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego).

Procedura dotycząca sprostowania świadectwa pracy

Postanowienia zawarte w Kodeksie pracy i w rozporządzeniu przewidują określony tryb postępowania w odniesieniu do sprostowania świadectwa pracy.

Przykład 2. 

W dniu ustania stosunku pracy pracodawca wręczył pracownikowi świadectwo pracy. Po analizie treści dokumentu pracownik stwierdził, że zawiera ono błędne zapisy i nieścisłości. W związku z tym wystąpił do pracodawcy po 4 dniach od otrzymania świadectwa pracy o sprostowanie zapisów w nim zawartych. Pracodawca ma dwie możliwości – może uwzględnić wniosek lub go odrzucić. W każdym przypadku trzeba się liczyć z odmiennymi konsekwencjami. 

Stosownie do treści art. 97 § 2(1) kp pracownik może – w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy – wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie treści tego dokumentu.

W przypadku nieuwzględnienia wniosku pracownika pracodawca zawiadamia go pisemnie lub w formie elektronicznej o tym fakcie – w ciągu 7 dni od dnia otrzymania wniosku o sprostowanie. W takim przypadku pracownikowi przysługuje – w okresie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy – prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania dokumentu do sądu pracy. 

W razie niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy żądanie sprostowania wnosi się do sądu pracy.

W sytuacji, gdy z przyczyn obiektywnych wydanie nowego świadectwa pracy pracownikowi w powyższych terminach nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tych terminów przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego albo doręcza je w inny sposób.

Uzupełnienie treści świadectwa pracy lub wydanie nowego dokumentu

W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę albo jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca – na żądanie pracownika – jest obowiązany uzupełnić treść wydanego uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu. Uzupełnienie treści dokumentu powinno nastąpić w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy.

W przypadku zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca wydaje mu nowy dokument w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

Jeśli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy pracownikowi w powyższych terminach nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tych terminów przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Prawa pocztowego albo doręcza je w inny sposób.

Wydawanie, prostowanie i sporządzanie kopii świadectwa pracy – wskazówki i ważne terminy dla pracodawcy. Podsumowanie

Wydanie świadectwa pracy stanowi bezwarunkowy obowiązek pracodawcy – czynność ta nie może być zatem uzależniona od tego, czy pracownik rozliczył się z pracodawcą. Przy wydawaniu świadectwa pracy należy przestrzegać ustawowych terminów przewidzianych na wręczenie tego dokumentu pracownikowi. Na wniosek pracownika lub byłego pracownika albo innych osób uprawnionych pracodawca wydaje kopię świadectwa pracy. W określonych przypadkach pracodawca jest także zobowiązany do wydania nowego świadectwa pracy lub uzupełnienia jego treści.