Prowadzenie działalności gospodarczej to uzyskiwanie przychodów i ponoszenie niezbędnych wydatków. Występuje wiele tzw. standardowych wydatków, które mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów większości rodzajów działalności. Niemniej w niektórych z nich można rozpoznać w rachunku podatkowym takie koszty, które nie są możliwe do ujęcia w kosztach w działalnościach o innym profilu. Czy zakup smartwatcha do nich należy? Czy w ogóle można ująć go w kosztach uzyskania przychodów?
Co to jest urządzenie typu smartwatch?
Smartwatch to coraz popularniejsze urządzenie nazywane inteligentnym zegarkiem, które poza datą i godziną ma wiele innych funkcji, które oferują smartfony. To m.in. powiadomienia o przychodzących wiadomościach SMS czy e-mail, możliwość korzystania z aplikacji sprawdzania pogody, pomiaru aktywności rekreacyjno-sportowej, aplikacji umożliwiającej słuchanie muzyki, a czasami i tej służącej do fotografowania.
Wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów
Podatnik prowadzący działalność gospodarczą bardzo często ponosi wydatki na cele z tym związane. Dotyczą m.in. składek ZUS za siebie czy pracowników, materiałów, towarów, mediów, różnego rodzaju opłat administracyjnych, pocztowych, kurierskich, skarbowych, wyposażenia, składników majątku będących środkami trwałymi i wielu innych rodzajów obciążeń.
Według art. 22 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT), poniesiony wydatek na cele działalności gospodarczej będzie kosztem uzyskania przychodu, jeżeli:
- został poniesiony na cele firmowe (nie dotyczy użytku prywatnego);
- służy osiągnięciu przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
- został sfinansowany przez przedsiębiorcę;
- nie został przedsiębiorcy zwrócony w żadnej formie;
- nie występuje w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT);
- został właściwie udokumentowany.
Zakup smartwatcha a koszty uzyskania przychodów
Należy zacząć od tego, że kosztem uzyskania przychodów jest wydatek o wyżej wyszczególnionych cechach poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej.
Dodać trzeba fakt, iż to podatnik prowadzący działalność gospodarczą jest zobligowany do:
- uznania, jaki wydatek jest mu niezbędny do prowadzenia działalności;
- oceny, czy poniesiony wydatek na cele działalności może stanowić koszt uzyskania przychodu;
- uzasadnienia racjonalności poniesienia danego wydatku, a więc wykazania, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością;
- postarania się o właściwe udokumentowanie poniesionego wydatku.
Tak, jak w przypadku wielu podobnych wydatków, zakup smartwatcha może stanowić koszt uzyskania przychodu w prowadzonej działalności, jeżeli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że jest mu ton potrzebny w danej działalności.
Wydatek na smartwatcha może być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli przedsiębiorca wykaże związek przyczynowo-skutkowy tego zakupu z prowadzoną działalnością.
Ponadto, jeżeli zakup smartwatcha przyczyni się do osiągania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, wówczas może on być ujęty w kosztach uzyskania przychodów.
Warto w tym miejscu wskazać, że zgodnie z art. 23 ustawy o PIT w żadnym miejscu tego przepisu nie występują zapisy wskazujące na to, iż zakup smartwatcha nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Należy jednak podkreślić wagę jeszcze jednego przepisu.
Każdy przedsiębiorca, który chce zakupić smartwatch do działalności i ująć ten wydatek w kosztach uzyskania przychodów, powinien sobie zadać wiele pytań, m.in. czy wydatek na zakup smartwatcha:
- jest niezbędny w działalności o danym profilu (rodzaju świadczonych usług lub sprzedawanych towarów);
- przyczyni się przynajmniej do zachowania, zabezpieczenia przychodów;
- ułatwi, usprawni prowadzenie działalności, a może nawet bez niego nie jest możliwe prowadzenie niektórych działalności;
- kreuje możliwość poszerzenia oferty firmy;
- przyczynia się do lepszej organizacji zadań w działalności
– oraz wiele innych pytań w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.
Zakup smartwatcha a koszty uzyskania przychodów – co na to fiskus?
Wielu przedsiębiorców nabyło już smartwatch i korzysta z niego w prowadzonej przez siebie działalności. Inni stoją przed dokonaniem zakupu. Jeszcze inni zastanawiają się, czy tego typu wydatek będzie stanowił koszt uzyskania przychodów w ich działalności.
Jak na zakup smartwatcha do działalności patrzy fiskus? Przedstawione poniżej fragmenty interpretacji indywidualnych okazały się dla podatników korzystne. Warto przyjrzeć się im bliżej.
W interpretacji indywidualnej z 12 lutego 2021 roku o sygn. 0115-KDIT3.4011.3.2021.1.KR Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „[…] Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca planuje zakup smartwatcha dedykowanego do posiadanego telefonu komórkowego. Koszt smartwatcha to 1178,05 zł netto (1449 zł brutto).
Funkcje smartwatcha pozwalają na pozostanie w kontakcie z klientami w trakcie organizowanych prezentacji, podczas których odbieranie połączeń telefonicznych za pomocą telefonu jest niemożliwe. Funkcja ta pozwala również na monitorowanie połączeń i wiadomości przychodzących bez przerywania prowadzonej prezentacji lub spotkania oraz selekcję wg priorytetu, dzięki czemu te mogące przynieść nowe kontrakty nie zostaną pominięte. Funkcje smartwatcha pozwalają również na szybkie sprawdzanie przychodzących wiadomości e-mail, dzięki czemu reakcja na zapytania ofertowe może być szybsza niż konkurencyjnych firm.
Pozwala to w maksymalnym stopniu zoptymalizować pracę, co przekłada się na większy przychód. Szybka reakcja na potrzeby obecnych klientów ma znaczenie również dla satysfakcji klienta ze współpracy, co skutkuje kolejnymi kontraktami oraz zwiększaniem sprzedaży w przyszłości.
Dodatkowo smartwatch pozwala na prowadzenie kalendarza z przypomnieniami o zaplanowanych spotkaniach biznesowych. Smartwatch nie będzie wykorzystywany poza działalnością gospodarczą, po godzinach pracy odkładany będzie do stacji ładującej. Tym samym przekłada się pośrednio na zwiększenie przychodów generowanych przez firmę Wnioskodawcy”.
W interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2024 roku o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.751.2023.3.RK Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „[…] Z opisu sprawy wynika, że jest Pan radcą prawnym i prowadzi Pan indywidualną kancelarię. Rozlicza się Pan z klientami na podstawie stawki godzinowej, czasami z dokładnością nawet do 5 minut. Nie zawsze w trakcie czynności może Pan kontrolować czas pracy na firmowym komputerze czy telefonie.
Planuje Pan kupić zegarek naręczny, mechaniczny do pomiaru czasu pracy m.in. w trakcie spotkań z klientami. Niedokładne policzenie czasu pracy może spowodować zakwestionowanie wykonanych czynności i odmowę zapłaty wynagrodzenia. Prowadzi Pan także sprawę karną, gdzie czasami nie ma możliwości korzystania z urządzeń elektronicznych, które mogą rejestrować dźwięk, czy obraz.
Wykonuje Pan ponadto służbowe czynności w kancelariach innych pełnomocników, czy notariuszy, gdzie czasami nie można wnosić takiego sprzętu, z uwagi na tajemnicę zawodową. Zegarek ten będzie wykorzystywany jedynie w czasie świadczenia usług prawnych, nie będzie wykorzystywany do celów prywatnych. Przychód z Pana działalności bazuje na czasie świadczenia usługi, wystawia Pan faktury zgodnie ze stawką godzinową, tak więc zakup zegarka do pomiaru czasu pracy ma bezpośredni związek z Pana działalnością. Zegarka będzie Pan używał (nosił) w trakcie wykonywania działalności gospodarczej, czyli zazwyczaj od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 16:00. […]”.
W kolejnej interpretacji indywidualnej z 26 czerwca 2024 roku o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.375.2024.2.KD Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że „[…] Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani jednoosobową działalność gospodarczą. Przeważająca część usług, jakie Pani wykonuje w ramach działalności gospodarczej stanowią usługi wykazane pod kodem PKD 90.03.Z – Artystyczna i literacka działalność twórcza, a także z zakresu stosunków międzyludzkich (public relations) i komunikacji (PKD 70.21.Z) oraz działalności agencji reklamowych (PKD 73.11.Z).
W związku z rozwojem firmy planuje Pani zakup smartwatcha dedykowanego do posiadanego telefonu komórkowego, również zakupionego na potrzeby działalności gospodarczej. Koszt tego urządzenia to 1 139 zł brutto. Funkcje smartwatcha pozwolą Pani na pozostanie w kontakcie z Pani klientami w trakcie jazdy samochodem, spotkań służbowych, czy wykonywania innych obowiązków zawodowych, kiedy odbieranie połączeń, czy odczytywanie powiadomień z telefonu nie jest możliwe.
W ramach prowadzonej działalności zajmuje się Pani pracą w mediach, w tym w mediach społecznościowych. Działalność w mediach społecznościowych polega na prowadzeniu klientom firmowych profili, dzięki którym mogą rozwijać swoje biznesy. W imieniu kontrahentów odpowiada Pani na wiadomości – zapytania sprzedażowe od ich potencjalnych klientów. Czas odpowiedzi na zapytanie ma bardzo ważne znaczenie, ponieważ z dużym prawdopodobieństwem, można przyjąć, że klient, szukając informacji w wyszukiwarkach internetowych natknął się również na oferty konkurencji i zapewne wysłał też do nich podobne zapytania, więc firma, która jako pierwsza odpowie zyskuje; zapada w pamięć, a jej oferta staje się punktem odniesienia do kolejnych ofert.
Będąc w stałym kontakcie z potencjalnym klientem kontrahenta ma Pani większy wpływ na jego proces zakupowy. Brak szybkiej odpowiedzi jest równoznaczny z utratą kontroli nad tym procesem oraz ryzykiem, że klient zdecyduje się na ofertę konkurencji. Dla klienta ważna jest też świadomość, czy zapytanie w ogóle dotarło, czy ktoś się nim zajmuje. Odpowiednia szybkość odpowiedzi informuje klienta o tym, że jest traktowany poważnie, a firmie na nim zależy. W związku z czym wzrasta prawdopodobieństwo pozyskania nowego klienta, co bezpośrednio przełoży się na wzrost obrotów Pani kontrahentów, a w konsekwencji na pogłębieniu współpracy Pani i nowych zleceń dla Pani.
W ramach działalności oferuje Pani również wsparcie w zakresie prowadzenia skutecznej komunikacji. Prowadzi Pani również działania wizerunkowe, a jedną z składowych jest zarządzanie kryzysowe, w którym czas reakcji odgrywa kluczowe znaczenie.
Ponadto, w ramach działań z zakresu dziennikarstwa, nagrywa Pani również materiały na żywo, których nie może Pani przerwać, a smartwatch pozwoliłby Pani monitorować przychodzące wiadomości. Urządzenie to pozwala na monitorowanie połączeń, wiadomości i powiadomień bez przerywania spotkań, dzięki temu istotne wydarzenia nie zostaną bez odpowiedzi. Dodatkowo smartwatch pozwala na szybkie sprawdzanie przychodzących wiadomości, dzięki czemu reakcja na zapytania od Pani potencjalnych klientów może być szybsza niż konkurencji. Pozwoli to Pani zmaksymalizować działania, co przełoży się na skuteczniejsze prowadzenie biznesu, a w konsekwencji na zwiększenie dochodu. Dodatkowo smartwatch pozwala na prowadzenie kalendarza biznesowego, który w jest niezbędnym narzędziem w Pani codziennej pracy. Smartwatch nie będzie wykorzystywany poza działaniami w ramach działalności gospodarczej, a po godzinach pracy będzie odkładany do stacji ładującej. […]”.
Końcowo warto przypomnieć, że to na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia racjonalności poniesionego wydatku na cele prowadzonej działalności i właściwe jego udokumentowanie.
Jeżeli przedsiębiorca wykaże, że w związku z zakupem smartwatcha istnieje związek przyczynowo-skutkowy z prowadzoną działalnością i jest w stanie udowodnić konieczność tego zakupu, wówczas będzie mógł ująć ten wydatek w kosztach uzyskania przychodów.
