Po ukończeniu szkoły średniej pracowałem na umowę o pracę przez rok na stacji benzynowej. Pamiętam, że otrzymałem świadectwo pracy, ale teraz nie mogę go znaleźć. Czy były pracodawca wyda mi ponownie zgubione świadectwo pracy?
Kamil, Iława
Czym jest świadectwo pracy? Jest to bardzo ważny dokument, który zostaje wydany pracownikowi przez pracodawcę w momencie, gdy dochodzi do zakończenia współpracy między stronami, czy to poprzez wygaśnięcie stosunku pracy, czy jego rozwiązanie.
Jakie dane zawiera świadectwo?
Dokument ten jest swego rodzaju podsumowaniem pracy danego pracownika.
W świadectwie pracy zawiera się takie informacje jak:
- okres wykonywania pracy,
- rodzaj wykonywanej pracy,
- zajmowane przez pracownika stanowiska,
- tryb rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.
Dodatkowo w świadectwie wypisuje się dane niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto umieszcza się tam również informację o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia.
Do czego potrzebne jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to kluczowy dokument potwierdzający przebieg zatrudnienia. Jest niezbędny do:
Określenia świadczeń pracowniczych, takich jak wymiar urlopu czy nagrody jubileuszowe u nowego pracodawcy.
Obliczenia stażu ubezpieczeniowego niezbędnego do ustalenia wysokości emerytury oraz prawa do innych świadczeń z ZUS-u.
Zarejestrowania się jako bezrobotny i uzyskania prawa do zasiłku.
Świadectwo pracy to również źródło informacji o prawach i obowiązkach podczas poprzedniego zatrudnienia oraz o powodzie jego zakończenia.
Zgubione świadectwo pracy – wydanie duplikatu czy kopii
W przypadku utraty oryginału świadectwa pracy przez pracownika, zgodnie z art. 9412 Kodeksu pracy, istnieje możliwość złożenia wniosku o wydanie kopii tego dokumentu. Taki wniosek może być złożony zarówno przez byłego pracownika, jak i przez członka jego najbliższej rodziny (w przypadku śmierci pracownika). Wniosek powinien być zewidencjonowany w części B akt osobowych pracownika (jeśli wniosek złożył pracownik) lub w części C (jeśli wniosek złożył były pracownik lub członek rodziny). W przypadku wniosku złożonego przez członka rodziny konieczna jest weryfikacja jego uprawnień poprzez przedstawienie odpowiednich dokumentów.
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
pracownika lub byłego pracownika, albo
osób, o których mowa w art. 949 § 3 () w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika
– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek wydać kopię świadectwa pracy w ciągu 30 dni od złożenia wniosku. Dokument może być wydany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeśli dokumentacja pracownicza jest przechowywana w formie papierowej, wydaje jej kopię w formie papierowej z podpisem pracodawcy albo osoby, która jest upoważniona przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku wersji elektronicznej kopia powinna być zabezpieczona kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej.
Choć przepisy nie precyzują kwestii odpłatności, zazwyczaj pierwsza kopia jest wydawana bezpłatnie. Wynika to art. 15 ust 3 RODO, który przewiduje możliwość odpłatności, ale dopiero za kolejną kopię dokumentacji pracowniczej – wydanie pierwszej kopii dokumentacji jest więc nieodpłatne.
„Administrator dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej”.
Świadectwo pracy, gdy firma przestała już istnieć
Sytuacja jest trochę bardziej skomplikowana, gdy przedsiębiorstwo, w którym się pracowało, przestało istnieć. Wówczas po kopię dokumentu należy zwrócić się do podmiotu, który przejął po zlikwidowanym pracodawcy obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracownik informację o miejscu przechowywania dokumentów swojego byłego i już zlikwidowanego pracodawcy może uzyskać:
- w placówce ZUS-u lub na stronie internetowej pod adresem: Baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy,
- u właściwego marszałka województwa,
- w archiwach państwowych,
- w ogólnopolskiej bazie internetowej prowadzonej przez Archiwum Państwowe w Warszawie.
Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych znajduje się na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem: https://archiwa.gov.pl/wp-content/uploads/2024/02/EWIDENCJA_BAZA_INTERNETOWA-06.02.2024.pdf
W zależności od sytuacji dokumenty mogą znajdować się w archiwum państwowym, Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich lub podmiocie prowadzącym działalność w dziedzinie przechowywania dokumentów. Natomiast dokumenty pracownicze pochodzące ze zlikwidowanych spółek handlowych lub prawa cywilnego zabezpiecza syndyk masy upadłościowej albo likwidator, który wskazuje przechowawcę.
Jeśli podmiot nie dysponuje środkami finansowymi na zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej, należy wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wydanie postanowienia w przedmiocie braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji.
Czy można zastąpić świadectwo pracy?
W niektórych przypadkach w przypadku braku świadectwa pracy staż pracy można udokumentować za pomocą innych dokumentów, m.in.:
umową o pracę,
pismami kierowanymi przez pracodawcę do pracownika w okresie zatrudnienia,
legitymacją ubezpieczeniową zawierającą wpisy o okresach zatrudnienia,
legitymacją służbową.
Podsumowując, w przypadku utraty lub zniszczenia świadectwa pracy pracodawca nie wydaje duplikatu. Sporządza jego kopię poświadczoną zgodnością z oryginałem przechowywanym w dokumentacji pracowniczej.
