Poradnik Przedsiębiorcy

Świadectwo pracy – wzór z szerokim omówieniem

Terminowe i prawidłowe wydanie świadectwa pracy jest obowiązkiem pracodawcy i nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z przedsiębiorcą. Niewywiązanie się z tego obowiązku przez zatrudniającego jest traktowane jak wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Świadectwo pracy powinno zawierać obowiązkowe elementy, np. wymiar czasu pracy pracownika czy podstawę rozwiązania umowy, ale na żądanie pracownika można umieścić w nim dodatkowe informacje. Pracodawca nie musi korzystać ze wzoru świadectwa pracy załączonego do rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy. Może używać wzoru opracowanego przez siebie, jednak zawierającego wszystkie postanowienia określone przepisami.

Darmowy wzór świadectwa pracy

Do pobrania:

pdf
Wzór Świadectwa pracy.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Wzór Świadectwa pracy.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Świadectwo pracy – wypełnienie krok po kroku

Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy świadectwo pracy powinno w szczególności zawierać informacje dotyczące:

  1. okresu i rodzaju wykonywanej pracy,

  2. zajmowanych stanowisk,

  3. trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,

  4. inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Dane pracownika oraz okres wykonywania pracy

W pkt 1 świadectwa należy wskazać imię pracownika, a jeśli posiada dwa – należy umieścić oba. Świadectwo pracy powinno wskazywać również dokładne daty zatrudnienia, dzięki czemu kolejny pracodawca będzie mógł ustalić staż urlopowy niezbędny do określenia przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego. Powinno się określić początkową oraz końcową datę trwania stosunku pracy. Wykazuje się poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeśli świadectwo pracy nie zostało wydane. Jeżeli w danym zakładzie pracy pracownik był zatrudniony w różnych wymiarach czasu pracy, należy podać je wszystkie wraz z okresami, w których wykonywał pracę w poszczególnych wymiarach etatu.

Wskazanie okresu pracy tymczasowej w świadectwie pracy

W pkt 2 świadectwa pracy pracodawca wykazuje okresy pracy w agencji pracy tymczasowej. Jeśli pracodawca posiada status agencji pracy tymczasowej, to powinien wykazać wszystkie okresy pracy z uwzględnieniem każdego pracodawcy-użytkownika. Co ważne, jeśli podmiot wystawiający świadectwo nie jest agencją pracy tymczasowej, to wskazuje w tym miejscu  świadectwa adnotację „nie dotyczy”. 

Świadectwo pracy a zajmowane stanowiska

W pkt 3 świadectwa pracy pracodawca jest zobowiązany wskazać, jaką pracę wykonywał pracownik. W tym miejscu świadectwo zawiera zatem wszystkie stanowiska, które zajmował zatrudniony u przedsiębiorcy wystawiającego świadectwo pracy oraz informacje o tym, jakie pełnił funkcje.

Nie wynika to wprost z przepisów, ale poszczególne stanowiska lub funkcje należy podać w porządku chronologicznym. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca, wymieniając poszczególne stanowiska pracy, wskazywał okres, w którym pracownik świadczył pracę na danym stanowisku, ale można to dopisać ze względu na bardziej przejrzysty zapis w świadectwie pracy.

Tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy

W pkt 4 świadectwa pracy pracodawca powinien wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wygaśnięcie umowy skutkuje zakończeniem stosunku pracy, np. w wyniku śmierci pracownika lub pracodawcy czy tymczasowego aresztowania przekraczającego 3 miesiące. Rozwiązanie umowy wynika natomiast z czynności podejmowanych przez strony stosunku pracy. W świadectwie pracy bardzo istotne jest podanie sposobu, w którym została rozwiązana umowa o pracę, np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przez pracownika czy pracodawcę. Formę rozwiązania umowy wskazuje się poprzez podanie dokładnego artykułu Kodeksu pracy pozwalającego na rozwiązanie umowy. Ponadto można określić szczególne przypadki zakończenia stosunku pracy. Pracodawca, w przypadku rozwiązania stosunku pracy, nie może zamieszczać w świadectwie pracy przyczyny rozwiązania stosunku pracy. Świadectwo pracy wskazuje natomiast stronę, która dokonała wypowiedzenia.

Upadłość lub likwidacja pracodawcy

W pkt 5 świadectwa należy wskazać okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia uprawniający do odszkodowania. Ustawodawca ma tu na myśli sytuację, kiedy wypowiedzenie umowy pracownikowi nastąpiło z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy lub też innych przyczyn niedotyczących pracowników. Pracodawca może w tej sytuacji skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W sytuacji tej pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Informacja dotycząca urlopu wypoczynkowego

W pkt 6 ust.1 należy wskazać liczbę dni urlopu wypoczynkowego. Świadectwo pracy powinno określać liczbę dni urlopu, które pracownik wykorzystał za bieżący rok. Informacja ta jest niezbędna dla przyszłego pracodawcy, u którego pracownik zechce podjąć pracę w tym samym roku. W świadectwie pracy wskazuje się wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który należy się ekwiwalent pieniężny.

Świadectwo pracy nie zawiera informacji o wymiarze zaległego urlopu wypoczynkowego. Nie należy także wykazywać wykorzystanego urlopu wypoczynkowego innego niż za rok bieżący, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Oznacza to tyle, że pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent za urlop. Dodatkowo odrębnie należy wskazać wykorzystany urlop na żądanie.

Dane o wykorzystanym urlopie bezpłatnym

W pkt 6 ust. 2 należy wprowadzić okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia (np. art. 174 § 1 lub art. 174(1) § 1 kp). W tym miejscu wpisuje się termin udzielonego urlopu bezpłatnego za cały okres zatrudnienia, a nie tylko za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy.

Urlop ojcowski i rodzicielski

Obecnie ojciec dziecka może wykorzystać urlop ojcowski w 2 częściach w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Urlop ten może być wykorzystany do ukończenia przez dziecko 24 miesiąca życia.  W pkt 6 ust. 3 pracodawca powinien wskazać urlop ojcowski, ale tylko wówczas, jeśli pracownik będzie mógł wykorzystać jeszcze ten urlop u przyszłego pracodawcy. W pkt 6 ust. 4 należy wykazać okresy pobierania urlopu rodzicielskiego, podobnie jak w przypadku urlopu ojcowskiego pracodawca wskazuje wykorzystany urlop tylko w  przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby wykorzystać go w kolejnym zatrudnieniu. Co ważne, również w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski, wskazuje odrębnie urlop na każde dziecko, podając imię i nazwisko dziecka.

Informacja dotycząca urlopu wychowawczego

Informację o wykorzystaniu urlopu wychowawczego należy zamieścić tylko w pkt 6 ust. 5 świadectwa pracy. Urlop wychowawczy może być wykorzystany maksymalnie w 5 częściach, jest on udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Należy wykazać wszystkie okresy urlopu wychowawczego, z którego korzystał pracownik w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy.

Świadectwo pracy a ochrona stosunku pracy

Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Wówczas pracownik taki jest chroniony przed zwolnieniem przez okres 12 miesięcy. W pkt 6 ust. 6 wykazujemy, czy pracownik korzystał z tego uprawnienia.

Opieka nad dzieckiem w świadectwie pracy

W pkt 6 ust. 7 pracodawca wykazuje liczbę dni wykorzystanych przez pracownika z art. 188 kp. Pracownicy wychowujący dziecko do lat 14 mają prawo w każdym roku kalendarzowym do wykorzystania 2 dni urlopu opiekuńczego na dziecko. Ponieważ jest to limit roczny, informacja o wykorzystanym urlopie opiekuńczym musi zawierać świadectwo pracy, aby kolejny pracodawca posiadał wiedzę na temat stanu wykorzystanego urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.

Informacje o okresach niezdolności do pracy

W pkt 6 ust. 8 pracodawca wykazuje okresy niezdolności do pracy pracownika, za które zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego (chodzi tu o okresy, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe zatrudnionemu zgodnie z obowiązującymi przepisami), czyli maksymalnie 14/33 dni. W miejscu tym należy wyszczególnić dni, za które pracownik pobierał wynagrodzenie chorobowe. Informacja ta ma posłużyć kolejnemu pracodawcy do ustalenia prawa do wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego.

Świadectwo pracy a okresy bez wynagrodzenia

W pkt 6 ust. 9 należy wykazać okresy, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, przypadające w okresie od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku. W tym czasie, jeśli pracownik chorował dłużej niż 6 dni,  to za pierwszy dzień tego zwolnienia nie otrzymywał wynagrodzenia chorobowego.

Okres odbytej służby wojskowej i praca w szczególnych warunkach

W pkt 6 ust. 10 należy wykazać okresy odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych. Formy odbywania służby wojskowej zostały określone w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.

W pkt 6 ust. 11 pracodawca wykazuje okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze oraz jej rodzaj i zajmowane stanowiska. Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest uprawniony do przejścia na wcześniejszą emeryturę, także dane te są szczególnie istotne dla pracowników, którzy chcą starać się o przejście na wcześniejszą emeryturę z tego tytułu.

Świadectwo pracy a dodatkowy urlop

Punkt  6 ust. 12  jest to miejsce, w którym można wpisać informacje mające wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy – np. czy pracownikowi została wypłacona odprawa emerytalna lub rentowa, czy zatrudniony, posiadający określony stopień niepełnosprawności, wykorzystał dodatkowy, przysługujący mu urlop wypoczynkowy lub też liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych, które należy rozliczyć w ramach rocznego limitu.

Świadectwo pracy a okresy nieskładkowe

Okresy nieskładkowe przypadające w trakcie trwania stosunku pracy uwzględniane są przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Do okresów nieskładkowych zaliczamy: niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, za którą pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy (również z funduszu wypadkowego), okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego (również z funduszu wypadkowego) oraz zasiłku opiekuńczego. W tym miejscu świadectwo pracy nie zawiera okresów dotyczących nieobecności nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych niepłatnych, udzielonych urlopów bezpłatnych, urlopów wychowawczych oraz pobierania zasiłków macierzyńskich.

Świadectwo pracy – informacje o zajęciu wynagrodzenia

W przypadku, gdy dany pracownik posiada zajęcie komornicze, należy wskazać komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych dotychczas kwot tak, aby nowy pracodawca zatrudniający daną osobę mógł na podstawie informacji ze świadectwa pracy skontaktować się z komornikiem i dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika.

Informacje uzupełniające w świadectwie pracy

Pracodawca dodatkowo na prośbę pracownika w informacjach uzupełniających uwzględnia takie dane, jak: wysokość oraz składniki wynagrodzenia, zdobyte kwalifikacje w trakcie trwania stosunku pracy.

Świadectwo pracy obligatoryjnie powinno zawierać pouczenie. Zgodnie z pouczeniem pracownik może złożyć wniosek sprostowanie w ciągu 7 dni od otrzymania błędnego świadectwa pracy. W przypadku odmowy sprostowania świadectwa pracy byłemu pracownikowi przysługuje prawo do odwołania się od decyzji pracodawcy do Sądu Pracy. Ma na to 7 dni od wydania decyzji przez pracodawcę. Z tego właśnie względu konieczne jest wskazanie Sądu Pracy, w którym pracownik może dochodzić swoich roszczeń.