Zgubienie lub zniszczenie oryginału świadectwa pracy to sytuacja, w której były pracownik może potrzebować duplikatu. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek wydać dokument, jakim jest kopia świadectwa pracy. Obowiązek ten powstaje na wniosek byłego pracownika, który nie przechowywał należycie dokumentu lub utracił go z innych przyczyn.
Obowiązek wydania świadectwa pracy w związku z ustaniem stosunku pracy
W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli nie zamierza podpisać z nim kolejnej umowy o pracę w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym czasie nie jest możliwe, pracodawca ma kolejne 7 dni na przesłanie im świadectwa za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręczenie go w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano takiego dokumentu.
W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę pracodawca może wydać mu świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek (w formie papierowej lub elektronicznej). Wniosek ten może być złożony w każdym czasie i odnosić się do wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano jeszcze takiego dokumentu. Pracodawca jest wówczas obowiązany wystawić świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku, co zostało wskazane w art. 97 § 1–12 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp).
W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego. Na wniosek (w formie papierowej lub elektronicznej) małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób – innego spadkobiercy, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia jego złożenia, jak wskazano to w § 5 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (dalej: rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy).
Jak wynika z powyższego, wydanie świadectwa pracy jest zawsze skutkiem ustania stosunku pracy.
Treść świadectwa pracy
Świadectwo pracy nie jest oświadczeniem woli, lecz oświadczeniem wiedzy. Zawiera ono informacje o zatrudnieniu pracownika w danej firmie, na podstawie których kolejni pracodawcy ustalają zakres przysługujących pracownikowi uprawnień pracowniczych:
w pierwszym roku zatrudnienia u kolejnego pracodawcy – np. wymiar zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych (art. 1481 kp), proporcjonalny wymiar urlopu wypoczynkowego (art. 1551 kp) oraz wymiar zwolnienia od pracy dla osoby wychowującej przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat (art. 188 kp);
w każdym roku zatrudnienia u kolejnego pracodawcy – np. prawo do dodatków za wieloletnią pracę i do nagrody jubileuszowej (m.in. art. 36 ust. 2, art. 38 ust. 1 i 2 Ustawy z 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych).
Ponadto świadectwo pracy stanowi dowód potwierdzający okresy pracy w postępowaniach w sprawie przyznawania świadczeń emerytalnych i rentowych.
W świadectwie pracy zamieszcza się informacje dotyczące:
okresów zatrudnienia;
wymiaru czasu pracy pracownika podczas trwania stosunku pracy;
rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony, która dokonała wypowiedzenia;
okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 § 1 kp;
zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 kp wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 kp;
zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 kp wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 6733 § 1 kp wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 kp, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika (§ 2 ust. 1 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy).
Kopia świadectwa pracy
Zgodnie z art. 9412 kp pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na złożony w formie papierowej lub elektronicznej wniosek:
pracownika lub byłego pracownika;
jego dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych; przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; małżonka (wdowy i wdowca); rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających – w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika; osoby te muszą udokumentować swoje uprawnienie do odbioru dokumentacji.
Wydanie dokumentów przez pracodawcę powinno nastąpić nie później niż w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku, który podlega włączeniu do części B albo C akt osobowych pracownika.
Zgodnie z § 18 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, jeżeli pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w formie papierowej i wydaje jej kopię w całości lub części:
w postaci papierowej, opatrzoną jego (lub osoby przez niego upoważnionej) podpisem potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą;
w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone jego (lub osoby przez niego upoważnionej) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Jeżeli pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, wydaje jej kopię w całości lub części:
w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo
w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane (identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu, data powstania dokumentu).
W związku z powyższym należy uznać, że osoba, która nie odebrała świadectwa pracy, ewentualnie zagubiła lub utraciła taki dokument, może w dowolnym czasie wystąpić do byłego pracodawcy o wydanie kopii świadectwa pracy, a pracodawca ma obowiązek zadośćuczynić wnioskowi tej osoby.
Przykład 1.
W związku z rozwiązaniem umowy o pracę 30 listopada 2024 roku pracodawca, 7 grudnia 2024 roku (czyli z zachowaniem 7-dniowego terminu), przesłał byłemu pracownikowi świadectwo pracy, listem poleconym za pośrednictwem Poczty Polskiej. Pomimo dwukrotnego awizowania tej przesyłki, były pracownik jej nie odebrał. 15 września 2025 roku osoba ta, w związku z kompletowaniem dokumentów do przedłożenia w nowym miejscu zatrudnienia, wystąpiła do dawnego pracodawcy z wnioskiem o wydanie jej świadectwa pracy. 3 października 2025 roku (czyli bez przekroczenia 30-dniowego terminu) pracodawca przekazał byłemu pracownikowi, za potwierdzeniem odbioru, nieodebrany wcześniej egzemplarz świadectwa pracy (w tym przypadku nie było konieczności sporządzania kopii świadectwa pracy, gdyż były pracodawca dysponował oryginałem tego dokumentu ze względu na dokonany przez Pocztę Polską zwrot nieodebranej przesyłki z 7 grudnia 2024 roku). Pracownik zaakceptował taki sposób załatwienia jego wniosku (wydanie oryginalnego egzemplarza, a nie kopii).
Przykład 2.
Były pracownik zgubił otrzymane przez niego przed rokiem świadectwo pracy. W związku z tym wystąpił z wnioskiem do byłego pracodawcy o wydanie kopii tego dokumentu. Były pracodawca nie miał egzemplarza świadectwa pracy przeznaczonego dla pracownika, gdyż egzemplarz ten został byłemu pracownikowi już wcześniej doręczony. Były pracodawca wydał więc byłemu pracownikowi kopię świadectwa pracy w postaci papierowej opatrzoną podpisem osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z oryginałem. Kopia została sporządzona na podstawie dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.
Jak wynika z powyższego, przepisy prawa pracy gwarantują byłym pracownikom możliwość otrzymania od byłego pracodawcy, na ich wniosek, kopii wydanego wcześniej świadectwa pracy. Uprawnienie to dotyczy również pozostałych elementów dokumentacji pracowniczej.
