Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 z dnia 13 czerwca 2024 roku w sprawie ustanowienia zharmonizowanych przepisów dotyczących sztucznej inteligencji, powszechnie nazywane aktem w sprawie sztucznej inteligencji lub AI Act, nakłada na dostawców i podmioty stosujące systemy AI szereg obowiązków, których wypełnienie może być kosztowne i organizacyjnie wymagające. Prawodawca unijny dostrzegł, że małe i średnie przedsiębiorstwa, w tym przedsiębiorstwa typu start-up, znajdują się w szczególnej sytuacji – dysponują ograniczonymi zasobami prawnymi, finansowymi i administracyjnymi, a jednocześnie są dostawcami systemów AI lub podmiotami stosującymi systemy AI, co czyni je adresatami tych samych obowiązków co wielkie korporacje. Aby nie dopuścić do sytuacji, w której obowiązki wynikające z unijnych regulacji staną się barierą wejścia na rynek dla innowacyjnych małych podmiotów, przepisy wprowadzają liczne uproszczenia dla MŚP dedykowane właśnie temu sektorowi rynku. Dowiedz się więcej z poniższego artykułu.
Definicja i zakres podmiotowy zawierający uproszczenia dla MŚP
AI Act wielokrotnie odwołuje się do pojęć MŚP, małych przedsiębiorstw i mikroprzedsiębiorstw, odsyłając w tym zakresie do zalecenia Komisji 2003/361/WE z 6 maja 2003 roku dotyczącego definicji mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich przedsiębiorstw. Rozróżnienie między tymi kategoriami ma istotne znaczenie praktyczne, gdyż zakres dostępnych uproszczeń różni się w zależności od wielkości przedsiębiorstwa. Szczególnie uprzywilejowana pozycja przysługuje mikroprzedsiębiorstwom, które mogą korzystać z dalej idących uproszczeń niż pozostałe MŚP.
Rozporządzenie wyraźnie wskazuje, że średnie przedsiębiorstwa, które do niedawna kwalifikowały się jako małe przedsiębiorstwa w rozumieniu załącznika do zalecenia 2003/361/WE, powinny mieć dostęp do środków wsparcia przewidzianych dla MŚP, ponieważ w niektórych przypadkach te nowe średnie przedsiębiorstwa mogą nie mieć zasobów prawnych i szkoleniowych niezbędnych do zapewnienia właściwego zrozumienia i zapewnienia zgodności z rozporządzeniem. Jest to ważne rozszerzenie kręgu beneficjentów uproszczeń, uwzględniające dynamikę wzrostu przedsiębiorstw.
Uproszczona dokumentacja techniczna dla systemów AI wysokiego ryzyka
Jednym z najbardziej praktycznie doniosłych uproszczeń przewidzianych przez AI Act jest możliwość sporządzenia uproszczonej dokumentacji technicznej dla systemu AI wysokiego ryzyka przez MŚP, w tym przedsiębiorstwa typu start-up. Zgodnie z art. 11 ust. 1 AI Act dokumentacja techniczna musi zawierać co najmniej elementy określone w załączniku IV do rozporządzenia. Jest to obowiązek, który w standardowym wykonaniu może wiązać się ze znacznym nakładem pracy i kosztów.
AI Act wprowadza dla MŚP, w tym przedsiębiorstw typu start-up, możliwość podawania elementów dokumentacji technicznej określonych w załączniku IV w formie uproszczonej. W tym celu Komisja ustanowi wzór uproszczonej dokumentacji technicznej ukierunkowany na potrzeby małych przedsiębiorstw i mikroprzedsiębiorstw. Jeżeli MŚP, w tym przedsiębiorstwa typu start-up, zdecydują się na podawanie informacji wymaganych w załączniku IV w sposób uproszczony, są zobowiązane korzystać z tego wzoru – jest to wymóg obligatoryjny. Jednostki notyfikowane akceptują ten wzór do celów oceny zgodności.
Uproszczony system zarządzania jakością dla mikroprzedsiębiorstw
AI Act przewiduje szczególne uproszczenie dla mikroprzedsiębiorstw w zakresie jednego z najbardziej kosztownych obowiązków nałożonych na dostawców systemów AI wysokiego ryzyka – obowiązku ustanowienia systemu zarządzania jakością wymaganego na podstawie art. 17 rozporządzenia. Zgodnie z art. 63 ust. 1 AI Act mikroprzedsiębiorstwa w rozumieniu zalecenia 2003/361/WE mogą stosować niektóre elementy systemu zarządzania jakością w sposób uproszczony pod warunkiem, że nie mają przedsiębiorstw partnerskich ani przedsiębiorstw powiązanych w rozumieniu tego zalecenia.
Warunek braku przedsiębiorstw partnerskich i powiązanych jest kluczowy – uproszczenie to jest dostępne wyłącznie dla rzeczywiście samodzielnych mikroprzedsiębiorstw, a nie dla podmiotów formalnie mających status mikroprzedsiębiorstwa, lecz faktycznie działających w ramach większych grup kapitałowych. W celu określenia, które elementy systemu zarządzania jakością mogą być stosowane w sposób uproszczony, Komisja opracowuje wytyczne, uwzględniające potrzeby mikroprzedsiębiorstw, bez wpływania na poziom ochrony lub potrzebę zapewnienia zgodności z wymogami w odniesieniu do systemów AI wysokiego ryzyka. Należy przy tym podkreślić, że uproszczenie to nie obejmuje wszystkich elementów systemu zarządzania jakością: z zakresu uproszczenia wyłączone są w szczególności wymogi dotyczące systemu zarządzania ryzykiem, systemu monitorowania po wprowadzeniu do obrotu oraz procedur zgłaszania poważnych incydentów – te elementy muszą być wdrożone w pełnym zakresie również przez mikroprzedsiębiorstwa.
AI Act wyraźnie zastrzega w art. 63 ust. 2, że uproszczenie to nie zwalnia mikroprzedsiębiorstw z wszelkich innych wymogów lub obowiązków ustanowionych w rozporządzeniu. Uproszczenie ma zatem charakter wyłącznie proceduralny i organizacyjny – nie obniża poziomu merytorycznych wymogów dotyczących samego systemu AI.
Przykład 1.
Dwuosobowe przedsiębiorstwo programistyczne z siedzibą w Polsce opracowuje system AI wysokiego ryzyka służący do wspomagania decyzji rekrutacyjnych. Przedsiębiorstwo to jest mikroprzedsiębiorstwem i nie ma żadnych przedsiębiorstw partnerskich ani powiązanych. Właściciele zastanawiają się, czy muszą wdrożyć pełen system zarządzania jakością wymagany przez art. 17 AI Act, który w standardowej wersji obejmuje m.in. strategię na rzecz zgodności regulacyjnej, procedury zarządzania zmianami, zarządzanie danymi i wiele innych elementów wymagających rozbudowanej dokumentacji i procesów wewnętrznych. Przedsiębiorstwo to może skorzystać z uproszczenia przewidzianego w art. 63 ust. 1 AI Act – jako mikroprzedsiębiorstwo niemające przedsiębiorstw partnerskich ani powiązanych jest uprawnione do stosowania niektórych elementów systemu zarządzania jakością w sposób uproszczony.
Piaskownice regulacyjne w zakresie AI – priorytetowy dostęp dla MŚP
AI Act nakłada na państwa członkowskie obowiązek ustanowienia co najmniej jednej piaskownicy regulacyjnej w zakresie AI na poziomie krajowym, która musi zostać uruchomiona do 2 sierpnia 2026 roku. Obowiązek ten wynika z art. 57 AI Act. Piaskownica regulacyjna w zakresie AI oznacza kontrolowane ramy ustanowione przez właściwy organ, oferujące dostawcom lub potencjalnym dostawcom systemów AI możliwość rozwijania, trenowania, testowania i walidowania innowacyjnych systemów AI zgodnie z planem działania piaskownicy, w ograniczonym czasie i pod nadzorem regulacyjnym.
Dla MŚP, w tym przedsiębiorstw typu start-up, piaskownice regulacyjne w zakresie AI mają szczególne znaczenie. Zgodnie z art. 62 ust. 1 lit. a) AI Act państwa członkowskie zapewniają MŚP, w tym przedsiębiorstwom typu start-up, które mają siedzibę statutową lub oddział w Unii, dostęp do piaskownic regulacyjnych w zakresie AI na zasadzie pierwszeństwa, o ile spełniają one warunki kwalifikowalności i kryteria wyboru. Dostęp na zasadzie pierwszeństwa nie wyklucza dostępu do piaskownicy regulacyjnej w zakresie AI dla innych podmiotów pod warunkiem, że również spełniają one warunki kwalifikowalności i kryteria wyboru.
Dostęp do piaskownic regulacyjnych w zakresie AI jest dla MŚP, w tym przedsiębiorstw typu start-up, nieodpłatny, bez uszczerbku dla nadzwyczajnych kosztów, do których odzyskania w bezstronny i proporcjonalny sposób właściwy organ krajowy jest uprawniony. Procedury, procesy i wymogi administracyjne dotyczące składania wniosków, wyboru, uczestnictwa i wychodzenia z piaskownicy regulacyjnej w zakresie AI muszą być proste, łatwe do zrozumienia i jasno podane do wiadomości, właśnie w celu ułatwienia uczestnictwa MŚP, w tym przedsiębiorstwom typu start-up, o ograniczonych zdolnościach prawnych i administracyjnych.
Opłaty za ocenę zgodności i uwzględnienie wielkości przy karach
AI Act przewiduje, że przy ustalaniu wysokości opłat z tytułu oceny zgodności przeprowadzanej zgodnie z art. 43 rozporządzenia bierze się pod uwagę szczególne interesy i potrzeby dostawców będących MŚP, w tym przedsiębiorstwami typu start-up, obniżając wysokość tych opłat proporcjonalnie do wielkości tych przedsiębiorstw, wielkości rynku i innych odpowiednich wskaźników. Jest to istotne uproszczenie finansowe, które może znacząco obniżyć koszt uzyskania certyfikacji dla mniejszych podmiotów.
Komisja jest ponadto zobowiązana do regularnego oceniania kosztów certyfikacji i zapewnienia zgodności ponoszonych przez MŚP, w tym przedsiębiorstwa typu start-up, w drodze przejrzystych konsultacji oraz do współpracy z państwami członkowskimi na rzecz obniżenia tych kosztów. AI Act dostrzega, że koszty tłumaczeń związane z prowadzeniem obowiązkowej dokumentacji i komunikacji z organami mogą stanowić istotny koszt dla dostawców i innych operatorów, w szczególności tych działających na mniejszą skalę. Państwa członkowskie powinny w miarę możliwości zapewnić, aby jednym z języków wskazanych i akceptowanych przez nie do celów dokumentacji prowadzonej przez odpowiednich dostawców oraz komunikacji z operatorami był język powszechnie rozumiany przez możliwie największą liczbę podmiotów stosujących w wymiarze transgranicznym.
W zakresie kar AI Act stanowi, że przy ocenie ich wysokości państwa członkowskie powinny w każdym indywidualnym przypadku brać pod uwagę wszystkie istotne okoliczności danej sytuacji, z należytym uwzględnieniem w szczególności charakteru, wagi i czasu trwania naruszenia oraz jego skutków, a także wielkości dostawcy, w szczególności faktu, czy dostawca jest MŚP, w tym przedsiębiorstwem typu start-up. Uwzględnienie wielkości przedsiębiorstwa jako kryterium miarkowania kar stanowi istotną gwarancję proporcjonalności sankcji wobec małych podmiotów.
Uproszczenia dla MŚP przy modelach AI ogólnego przeznaczenia
AI Act wprowadza uproszczenia dla MŚP również w obszarze modeli AI ogólnego przeznaczenia. Spełnianie obowiązków mających zastosowanie do dostawców modeli AI ogólnego przeznaczenia powinno być współmierne i proporcjonalne do rodzaju dostawcy modeli. Bez uszczerbku dla unijnego prawa autorskiego spełnianie tych obowiązków powinno odbywać się przy należytym uwzględnieniu wielkości dostawcy i umożliwiać uproszczone sposoby spełnienia tych obowiązków przez MŚP, w tym przedsiębiorstwa typu start-up, które nie powinny wiązać się z nadmiernymi kosztami i zniechęcać do korzystania z takich modeli.
Jakie instytucjonalne instrumenty i uproszczenia dla MŚP przewiduje ustawa?
AI Act przewiduje szereg instytucjonalnych instrumentów wsparcia, których zadaniem jest ułatwienie MŚP zrozumienia i wypełniania obowiązków wynikających z rozporządzenia. Zgodnie z art. 62 ust. 3 AI Act Komisja Europejska, za pośrednictwem Urzędu ds. AI, podejmuje działania obejmujące zapewnienie ujednoliconych wzorów w obszarach objętych zakresem stosowania rozporządzenia, opracowanie i obsługę jednolitej platformy informacyjnej zapewniającej wszystkim operatorom w całej Unii przystępne informacje na temat rozporządzenia, organizowanie odpowiednich kampanii informacyjnych w celu podnoszenia świadomości na temat obowiązków wynikających z rozporządzenia, a także ocenianie i propagowanie zbieżności najlepszych praktyk w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w odniesieniu do systemów AI.
Państwa członkowskie są natomiast zobowiązane do organizowania specjalnych wydarzeń informacyjnych i szkoleniowych poświęconych stosowaniu przepisów rozporządzenia, dostosowanych do potrzeb MŚP, w tym przedsiębiorstw typu start-up, podmiotów stosujących i w stosownych przypadkach lokalnych organów publicznych, a także do wykorzystywania istniejących specjalnych kanałów komunikacji z MŚP oraz ustanawiania nowych kanałów komunikacji w celu zapewnienia poradnictwa i udzielania odpowiedzi na zapytania w zakresie wdrażania rozporządzenia. Jednostki notyfikowane są przy tym zobowiązane do unikania niepotrzebnych obciążeń dla dostawców podczas wykonywania swoich czynności i należytego uwzględniania rozmiaru dostawcy, w szczególności w celu zminimalizowania obciążeń administracyjnych i kosztów zapewnienia zgodności dla mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw.
Polecamy:
