Korekta faktur wystawionych poza KSeF może być konieczna nawet po kilku latach od wystawienia dokumentu sprzedaży. Warto więc wiedzieć, jak wygląda korekta faktury w KSeF w sytuacji, gdy faktura pierwotna została wystawiona w formie papierowej, a obowiązujące przepisy wymagają już korzystania z systemu.
Korekta faktury VAT
W pierwszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie;
- (uchylony);
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
– podatnik wystawia fakturę korygującą.
Faktura korygująca powinna zawierać:
- (uchylony);
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
- określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
- (uchylony);
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
- w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Dodatkowo faktura korygująca może zawierać:
- wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”,
- przyczynę korekty.
Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.
Jeżeli więc faktura dokumentująca zdarzenie gospodarcze zawiera pomyłki lub zdarzenie, które faktura ta dokumentowała, uległo zmianie, to powinna zostać skorygowana w ten sposób, aby odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję między określonymi podmiotami.
Przepisy ustawy o VAT nie wskazują daty granicznej wystawienia korekty faktury. Jak wskazał WSA w Opolu w wyroku z 11 grudnia 2019 roku (I SA/Op 407/19), co do zasady faktury korygujące powinny zostać wystawione niezwłocznie po ujawnieniu przyczyny korekty. W praktyce dochodzi jednak do sytuacji, że faktura zostaje wystawiona po dłuższym okresie. W konsekwencji okres rozliczeniowy, w którym wystawiono fakturę korygującą, nie jest tożsamy z okresem rozliczeniowym, w którym powstała przyczyna korekty.
Przez okres, w którym powstała przyczyna korekty, należy rozumieć okres, w którym doszło do zaistnienia faktycznego zdarzenia powodującego podwyższenie lub obniżenie ceny, przyznanie upustu z tytułu uznania reklamacji jakościowej, przyznanie bonusu, dokonanie zwrotu towaru oraz otrzymanie zwrotu części lub całości zaliczki.
Dodatkowo warto też przywołać treść wyroku WSA w Gdańsku z 9 listopada 2016 roku (I SA/Gd 1042/16):
„Przeszkodą do wystawienia faktur korygujących nie może być powoływanie się na brak fizycznego posiadania faktur pierwotnych. Nie ma bowiem przeszkód, aby podatnik uzyskał od kontrahentów duplikaty faktur w trybie art. 106l ustawy VAT”.
Korekta faktur wystawionych poza KSeF – forma dokumentu
Zgodnie z art. 106j ust. 4 ustawy o VAT fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej albo faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 (tryb offline24).
Jednocześnie jednak z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT wynika, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Należy wskazać, że żaden przepis ustawy nie wyłącza korekty faktury z obowiązku stosowania KSeF. Korekta faktury jest rodzajem faktury, o której mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT. Według art. 2 pkt 32a ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Powyższe oznacza, że po wejściu w życie obowiązkowego KSeF korekta powinna przybrać postać faktury ustrukturyzowanej, nawet jeżeli pierwotna faktura została wystawiona w postaci papierowej.
Przykład 1.
Spółka X 15 grudnia 2025 roku wystawiła papierową fakturę VAT dokumentującą sprzedaż na rzecz kontrahenta. 10 kwietnia 2026 roku spółka wystawiła korektę faktury z uwagi na błędny NIP nabywcy.W jakiej formie powinna zostać wystawiona korekta faktury?
Spółka X powinna wystawić fakturę korygującą w KSeF. W tym przypadku nie ma znaczenia fakt, że pierwotna faktura została wystawiona w wersji papierowej i przed wejściem w życie obowiązkowego stosowania KSeF.
Wystawienie korekty faktury w wersji papierowej lub elektronicznej możliwe jest wyłącznie w przypadku tych podatników, którzy mają prawo do skorzystania z odroczenia stosowania obligatoryjnego KSeF. Jak wynika z treści art. 145m ustawy o VAT:
- W okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
- Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej, począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.
Na koniec dodajmy też, że w obecnym stanie prawnym nabywca nie ma możliwości wystawienia noty korygującej. Art. 106k ustawy o VAT stanowiący o takiej możliwości został uchylony 1 lutego 2026 roku.
