Wydawanie dokumentów zwanych potocznie „paskami wynagrodzeń” jest dość popularną praktyką w wielu zakładach pracy, lecz nie we wszystkich. Już sam ten fakt wskazuje na to, że wręczanie co miesiąc wykazu składników płacowych nie jest powszechnie obowiązującą powinnością pracodawców. Skoro tak, to jakie są obowiązki firm w tym zakresie w odniesieniu do osób, które nie pozostają już w zatrudnieniu? Czy pracodawca musi udostępnić paski wynagrodzeń byłym pracownikom? Piszemy na ten temat poniżej.
Paski wynagrodzeń – czym właściwie są te dokumenty?
Czy przepisy prawa pracy definiują pojęcie „pasek wynagrodzeń”? Otóż nie – takie wyrażenie nie pojawia się w regulacjach prawnych. Pasek wynagrodzeń to potoczne określenie dokumentu zawierającego miesięczne zestawienie składników płacowych tworzących indywidualne wynagrodzenie pracownika. Wykaz ten stanowi istotną informację dla pracownika co do sposobu ustalania jego poborów, może on bowiem dokonać weryfikacji prawidłowości obliczenia przysługującej mu pensji.
Standardowo na pasku wynagrodzeń uwzględnia się:
- składniki wynagrodzenia obejmujące płacę zasadniczą oraz dodatkowe należności, jeśli pracownikowi przysługują za dany miesiąc (m.in. dodatki za nadgodziny lub pracę w porze nocnej, premie);
- składki na ubezpieczenia społeczne;
- zaliczki podatkowe;
- informację o wpłatach na pracownicze plany kapitałowe.
Zazwyczaj na pasku wynagrodzeń odnotowuje się wszelkie okoliczności mające wpływ na wysokość wynagrodzenia w danym miesiącu – tak jest np. wówczas, gdy z pensji pracownika dokonywane są ustawowe potrącenia.
Czy wydawanie pracownikom pasków wynagrodzeń jest obowiązkiem pracodawcy?
W tym miejscu zasadne będzie postawienie pytania, czy pracodawca jest obowiązany do wydawania pracownikowi pasków wynagrodzeń?
Jest jeden wyjątek od powyższej zasady. Mianowicie chodzi o przypadek, gdy pracodawca ma obowiązek wydawania pasków wynagrodzeń na podstawie odpowiednich zapisów w przepisach zakładowego prawa pracy (np. regulaminy: pracy lub wynagradzania).
Obowiązek udostępnienia dokumentów dotyczących wynagrodzenia oraz wydanie dokumentacji pracowniczej
Pisaliśmy już, że przepisy kp nie nakładają na pracodawcę obowiązku wydawania pasków wynagrodzeń. Czy jednak pracodawca nie jest zobligowany do żadnych działań w tym zakresie? Nie do końca, istnieją bowiem unormowania prawa pracy, na podstawie których pracodawca jest zobowiązany do realizacji określonych czynności.
Oznacza to, że jeśli pracownik zwróci się z wnioskiem w tej sprawie, to pracodawca powinien mu umożliwić zapoznanie się z regulaminami wynagradzania, premiowania oraz listą płac. Nie ma tu jednak mowy o przekazywaniu żadnych dokumentów (pracownik ma jedynie prawo dostępu do dokumentacji płacowej). Ponadto w kontekście omawianej tematyki istotne znaczenie ma fakt, że uprawnienie wynikające z art. 85 § 5 kp dotyczy osoby pozostającej w zatrudnieniu, nie odnosi się natomiast do byłego pracownika.
Czy funkcjonują zatem jakieś regulacje, które umożliwiają uzyskanie informacji o wypłaconych wynagrodzeniach byłym pracownikom? Okazuje się, że przepisy kp zawierają pewne rozwiązania w tej dziedzinie.
Tak więc były pracownik jest uprawniony do dostępu do dokumentacji pracowniczej związanej z przebiegiem zatrudnienia, przy czym pracodawca ma obowiązek przekazania kopii tej dokumentacji (w całości lub części).
Zakres dokumentacji pracowniczej oraz sposób wydawania kopii całości lub części tej dokumentacji m.in. byłemu pracownikowi zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwanym dalej „rozporządzeniem”.
Właśnie ta dokumentacja płacowa podlega wydaniu przez pracodawcę na wniosek złożony przez byłego pracownika w trybie art. 94(12) pkt 1 kp. Dokumentacja, o której mowa, nie stanowi paska wynagrodzenia w ścisłym tego słowa znaczeniu, niemniej obejmuje informacje o wypłaconych pensjach oraz innych należnościach przysługujących pracownikowi.
W razie gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
- w postaci papierowej – opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
- w postaci elektronicznej – jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Jeżeli natomiast dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, wydaje on kopię całości lub części tej dokumentacji:
- w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy zawarte w rozdziale 4 rozporządzenia, albo
- w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w odpowiednich postanowieniach rozporządzenia, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Paski wynagrodzeń – czy pracodawca musi je udostępnić byłym pracownikom? Podsumowanie
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku wydawania pracownikom lub byłym pracownikom pasków wynagrodzeń. Takie zobowiązanie będzie jednak istniało w przypadku gdy wynika to z zapisów zawartych w aktach wewnątrzzakładowych (np. regulamin wynagradzania). Niemniej kp przewiduje, że na wniosek byłego pracownika pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej. Przepisy wykonawcze stanowią, że podmiot zatrudniający prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych należności związanych z pracą. Na podstawie tych dokumentów były pracownik może uzyskać informacje w zakresie wypłaconego mu wynagrodzenia.
