Wielu przedsiębiorców, chcąc uprościć formalności i zminimalizować biurokrację, wpisuje do umowy zlecenia stałą, szacunkową liczbę godzin. Panuje głęboko zakorzenione, lecz błędne przekonanie, że taki obustronnie podpisany zapis zwalnia z dalszych obowiązków i stanowi żelazne zabezpieczenie interesów obu stron. Niestety, jest to myślenie życzeniowe, które w praktyce może prowadzić do poważnych i kosztownych konsekwencji finansowych, zwłaszcza w obliczu coraz bardziej skrupulatnych i zaostrzających się kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Samo zadeklarowanie liczby godzin w umowie to zdecydowanie za mało. W dzisiejszych realiach prawnych kluczowe staje się rzetelne, systematyczne i możliwe do zweryfikowania dokumentowanie faktycznego czasu poświęconego na realizację zadań. Przyjrzyjmy się dogłębnie, dlaczego precyzyjna ewidencja czasu na zleceniu jest nie tylko ustawowym obowiązkiem, ale i strategiczną koniecznością dla każdego świadomego zleceniodawcy.
Zlecenie w okowach minimalnej stawki godzinowej
Umowa zlecenia, uregulowana w Kodeksie cywilnym (art. 734 i nast.), należy do kategorii umów starannego działania. To fundamentalna cecha, która odróżnia ją od umowy o dzieło, będącej umową rezultatu. W przypadku dzieła zamawiający płaci za konkretny, namacalny efekt – stół, stronę internetową, przetłumaczony tekst. Natomiast w zleceniu istotą jest samo wykonywanie określonych czynności z należytą, profesjonalną starannością. Zleceniobiorca nie gwarantuje osiągnięcia finalnego celu (np. wygranie sprawy w sądzie przez prawnika czy pozyskanie klienta przez handlowca), lecz zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań, aby ten cel osiągnąć. Ta wrodzona elastyczność sprawiła, że przez lata była to jedna z najpopularniejszych form współpracy, często pozbawiona sztywnych ram czasowych, które charakteryzują stosunek pracy. Był to okres, który można nazwać „dzikim zachodem” umów cywilnoprawnych, gdzie wynagrodzenia nierzadko bywały ustalane na rażąco niskim poziomie.
Sytuacja uległa jednak diametralnej zmianie 1 stycznia 2017 roku. Wprowadzenie ustawowej minimalnej stawki godzinowej dla zleceniobiorców i osób samozatrudnionych świadczących usługi zrewolucjonizowało podejście do rozliczania tego typu kontraktów. Celem ustawodawcy było ukrócenie praktyk polegających na wypłacaniu wynagrodzeń, które w przeliczeniu na godzinę nie gwarantowały nawet podstawowego utrzymania. Skutkiem ubocznym, a zarazem fundamentalnym obowiązkiem dla przedsiębiorców, stała się konieczność ewidencjonowania czasu poświęconego na wykonanie zlecenia. To prawdziwa zmiana paradygmatu, która wymaga od firm odejścia od myślenia „zadaniowego” na rzecz myślenia „czasowego”. Rodzi to kluczowe pytanie, z którym mierzy się dziś wielu zleceniodawców: czy umowne, nawet obustronnie zaakceptowane, określenie liczby godzin realizacji zlecenia (np. „Strony ustalają, że wykonanie zlecenia zajmie 20 godzin miesięcznie”) jest wystarczające, aby spełnić wymogi prawa i zabezpieczyć się przed zarzutami podczas kontroli? Odpowiedź jest prosta i dla wielu bolesna: absolutnie nie. Taki zapis nie stanowi żadnej ochrony, a wręcz może być źródłem poważnych problemów finansowych.
Ramy prawne – gdzie szukać obowiązków zleceniodawcy?
Aby w pełni zrozumieć, dlaczego sam zapis w umowie nie tworzy bezpiecznej tarczy prawnej, należy przeanalizować siatkę przepisów regulujących tę materię. Obowiązki zleceniodawcy nie wynikają z jednego, lecz z kilku aktów prawnych, które razem tworzą spójny i szczelny system ochrony minimalnego wynagrodzenia. Ignorowanie któregokolwiek z tych filarów jest źródłem poważnego ryzyka prawnego i finansowego.
Podstawowym dokumentem jest oczywiście kc. Jego historyczny rodowód, sięgający 1964 roku, tłumaczy, dlaczego w artykułach 734 i 735, definiujących umowę zlecenia, nie znajdziemy wymogu określania liczby godzin pracy. Ustawodawca koncentrował się wówczas na zasadzie swobody umów, pozostawiając stronom szerokie pole do kształtowania wzajemnych zobowiązań. Co więcej, art. 735 kc wprowadza jedynie domniemanie odpłatności – jeśli z umowy ani z okoliczności nie wynika, że przyjmujący zlecenie zobowiązał się wykonać je bez wynagrodzenia, za wykonanie zlecenia należy się wynagrodzenie. Te ogólne ramy okazały się jednak niewystarczające do ochrony praw ekonomicznych zleceniobiorców na dynamicznie zmieniającym się rynku pracy.
Tę lukę wypełniła Ustawa z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. To ona jest dziś kluczowym źródłem obowiązków związanych z ewidencją czasu na zleceniu. Po pierwsze, jej art. 8a gwarantuje minimalną stawkę godzinową, która zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z 12 września 2024 roku od 1 stycznia 2025 roku wynosi 30,50 zł brutto. Należy pamiętać, że kwota ta podlega corocznej waloryzacji, co wymaga od przedsiębiorców stałej czujności. Po drugie, i co najważniejsze z perspektywy naszego problemu, art. 8b nakłada na strony bardzo konkretne zobowiązania. Ustęp 1 tego artykułu stanowi, że umowa powinna określać sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Jeśli strony tego nie uczynią, ustęp 2 przyznaje inicjatywę zleceniobiorcy – to on musi przedłożyć, w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, informację o liczbie godzin poświęconych na realizację zadań w danym miesiącu.
Niedopełnienie tych obowiązków nie jest jedynie teoretycznym uchybieniem. Za naruszenie przepisów o minimalnej stawce godzinowej, w tym za brak prowadzenia wymaganej ewidencji, która uniemożliwia weryfikację wypłaty, grożą dotkliwe sankcje. Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy przewiduje grzywnę w wysokości od 1000 zł do nawet 30 000 zł. Jej wysokość zależy od skali naruszeń i stopnia zawinienia, ale co kluczowe – w razie sporu to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, ile godzin faktycznie przepracowano. Brak ewidencji niemal zawsze skutkuje przyjęciem przez inspektora wersji zleceniobiorcy. Grzywna to tylko jedna strona medalu – drugą jest konieczność wypłaty zaległego wynagrodzenia wraz z odsetkami. Warto przy tym pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała na 2025 rok przeprowadzenie aż 55 000 kontroli, a jednym z głównych priorytetów ma być właśnie weryfikacja umów cywilnoprawnych. Co istotne, uporczywy brak ewidencji może być dla inspektora sygnałem, że strony próbują ukryć faktyczny charakter współpracy, co może prowadzić do ustalenia istnienia stosunku pracy ze wszystkimi tego konsekwencjami (zaległe składki ZUS, wynagrodzenie za nadgodziny, ekwiwalent za urlop).
Czy trzeba określić liczbę godzin w umowie?
Wbrew pozorom, przepisy nie nakładają na strony obowiązku sztywnego określania w umowie zlecenia konkretnej, stałej liczby godzin do przepracowania. Byłoby to sprzeczne z naturą tej umowy, której zakres często jest zmienny i trudny do precyzyjnego zaplanowania z góry. Dopuszczalne, a nawet wskazane, są więc elastyczne klauzule, takie jak: „Liczba godzin świadczenia usług będzie uzależniona od bieżących potrzeb Zleceniodawcy i potwierdzana w miesięcznej ewidencji” lub „Strony ustalają, że Zleceniobiorca poświęci na wykonanie przedmiotu umowy do 60 godzin w miesiącu, przy czym dokładna liczba godzin zostanie określona w raporcie składanym przez Zleceniobiorcę”.
Kluczowe nie jest bowiem zadeklarowanie liczby godzin, lecz ustalenie mechanizmu ich potwierdzania. Można to porównać do budżetowania w firmie – plan (zapis w umowie) jest ważny, ale ostatecznie liczy się księgowość i faktyczne wydatki (rzetelna ewidencja). To właśnie sposób potwierdzania rzeczywiście przepracowanych godzin, o którym mowa w art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, stanowi sedno całego obowiązku. Umowa musi zawierać postanowienia, które w sposób jasny i niebudzący wątpliwości określą, jak zleceniobiorca będzie informował zleceniodawcę o czasie swojej pracy, a zleceniodawca będzie to weryfikował i akceptował.
Co w sytuacji, gdy umowa milczy na ten temat? Ustawodawca przewidział taki scenariusz. Zgodnie z art. 8b ust. 2 w przypadku braku odpowiednich postanowień umownych ciężar dowodowy przechodzi na zleceniobiorcę. To on, przed terminem wypłaty wynagrodzenia, musi z własnej inicjatywy złożyć informację o liczbie przepracowanych godzin. Choć pozornie zwalnia to zleceniodawcę z odpowiedzialności za stworzenie procedury, w praktyce jest to rozwiązanie niezwykle ryzykowne. Wyobraźmy sobie spór: zleceniobiorca składa oświadczenie na 120 godzin, a zleceniodawca jest przekonany, że praca nie mogła zająć więcej niż 80. Bez umownie ustalonej procedury weryfikacji, np. wymogu opisywania zadań czy akceptacji przełożonego, spór staje się nierozwiązywalny i często kończy się w sądzie, gdzie pozycja przedsiębiorcy jest bardzo słaba.
Potwierdzanie i ewidencjonowanie godzin w praktyce
Teoria to jedno, ale jak w praktyce skutecznie i zgodnie z prawem dokumentować czas pracy na zleceniu? Ustawa dopuszcza 3 formy przekazywania informacji o liczbie godzin: pisemną, elektroniczną lub dokumentową. Daje to stronom dużą swobodę w wyborze najwygodniejszego dla nich rozwiązania, które powinno być dostosowane do charakteru zlecenia.
Najprostszym narzędziem, stosowanym często przy zleceniach wykonywanych w siedzibie firmy, jest tradycyjna lista obecności, na której zleceniobiorca codziennie wpisuje datę, imię i nazwisko oraz składa podpis. Bardziej szczegółowe jest dzienne lub tygodniowe zestawienie godzin, w którym zleceniobiorca wpisuje nie tylko datę, ale również godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz krótki opis wykonanych czynności (np. „10.00-12.30 – przygotowanie raportu sprzedaży; 13.00-15.00 – telefony do klientów”). Przy czym należy zaznaczyć, że wielu ekspertów prawa pracy nie rekomenduje takiego rozwiązania, wskazując, że tak szczegółowa ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy może być podstawą do stwierdzenia istnienia stosunku pracy, a nie umowy zlecenia. Dlatego też najczęściej stosowaną formą, zwłaszcza przy pracy zdalnej, jest miesięczne oświadczenie o liczbie przepracowanych godzin. Może to być osobny dokument, ale równie dobrze funkcję tę może pełnić adnotacja na rachunku wystawianym przez zleceniobiorcę, np. „Oświadczam, że w czerwcu 2025 roku na wykonanie zlecenia poświęciłem/am 85 godzin. [Podpis]”. W przypadku formy elektronicznej wystarczająca będzie wymiana wiadomości e-mail, gdzie zleceniobiorca przesyła raport godzinowy (np. w pliku Excel), a zleceniodawca go akceptuje w odpowiedzi. Ważne jest, aby archiwizować całą korespondencję.
Niezależnie od wybranej formy kluczowe jest, aby dokumentacja ta była gromadzona i przechowywana. Zgodnie z przepisami zleceniodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin oraz samą ewidencję przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Okres ten nie jest przypadkowy – jest on powiązany z ogólnym terminem przedawnienia roszczeń w obrocie cywilnym.
Przykład 1.
Firma sprzątająca zatrudnia na umowę zlecenie osobę do utrzymania czystości w biurze. W umowie ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 1500 zł miesięcznie i wpisano szacunkową liczbę 40 godzin pracy. W lipcu, z powodu konferencji organizowanej w biurze, kierownik zleca pani Ani dodatkowe zadania, takie jak pomoc przy krzesłach i posprzątanie po wszystkim. Nie ma o tym żadnego pisemnego śladu. Zleceniobiorca w sumie pracuje 55 godzin. Bez ewidencji księgowość wypłaca standardowe 1500 zł. Faktyczna stawka godzinowa wyniosła 27,27 zł (1500 zł/55 h), czyli poniżej minimum (30,50 zł w 2025 roku). Podczas kontroli PIP inspektor prosi o ewidencję. Firma jej nie ma. Inspektor pyta zleceniobiorcę, ile godzin pracował, a ten przedstawia swój prywatny kalendarz z zapiskami. Na tej podstawie inspektor stwierdza naruszenie i nakłada na firmę grzywnę, a zleceniobiorca zyskuje podstawę do żądania wyrównania w kwocie 177,50 zł (55 * 30,50 zł − 1500 zł) wraz z odsetkami.
Minimalna stawka godzinowa w 2025 roku a wynagrodzenie ryczałtowe
Od 1 stycznia 2025 roku minimalna stawka godzinowa na umowie zleceniu wynosi 30,50 zł brutto. Ta kwota jest absolutnym minimum, jakie musi otrzymać zleceniobiorca za każdą godzinę swojej pracy. Obowiązek ten ma fundamentalne znaczenie dla sposobu ustalania wynagrodzenia, zwłaszcza w przypadku popularnych stawek ryczałtowych. Ryczałt, czyli stała, umówiona z góry kwota, jest dla przedsiębiorców kuszący ze względu na swoją przewidywalność i prostotę. Jednak ta prostota jest niezwykle zwodnicza w kontekście przepisów o minimalnej stawce.
Każdy przedsiębiorca musi wdrożyć prosty, comiesięczny mechanizm kontrolny: po zakończeniu okresu rozliczeniowego należy wziąć łączną kwotę wynagrodzenia brutto i podzielić ją przez liczbę godzin z potwierdzonej ewidencji. Wynik tego działania nie może być niższy niż 30,50 zł. Jeśli okaże się niższy, zleceniodawca ma bezwzględny obowiązek uzupełnić wynagrodzenie do wymaganego poziomu. Oznacza to, że wynagrodzenie ryczałtowe w praktyce pełni funkcję gwarancyjną – zleceniobiorca nie może otrzymać mniej, ale jeśli z ewidencji wynika, że powinien otrzymać więcej (aby spełnić normę godzinową), należy mu się wyrównanie.
Przykład 2.
Agencja marketingowa zleca grafikowi przygotowywanie materiałów na social media za stałą kwotę 4500 zł brutto miesięcznie. W umowie strony ustaliły, że grafik będzie przesyłał co miesiąc e-mailem raport z liczbą godzin. W lipcu 2025 roku ze względu na dużą kampanię grafik przepracował 162 godziny. Menedżer projektu, widząc raport, stwierdza: „Umówiliśmy się na 4500 zł, to stała kwota”. Przekazuje rachunek do księgowości. Doświadczona księgowa zatrzymuje jednak płatność i wykonuje obliczenie: 4500 zł / 162 h = 27,78 zł/h. Informuje menedżera, że wypłata tej kwoty będzie naruszeniem prawa. Aby działać legalnie, agencja musi wypłacić grafikowi wynagrodzenie w wysokości co najmniej 4941 zł (162 godziny × 30,50 zł). Zapis o ryczałcie na poziomie 4500 zł nie chroni jej przed tym obowiązkiem.
Orzecznictwo i stanowiska ekspertów – głos rozsądku
Wątpliwości dotyczące ewidencjonowania czasu pracy na zleceniu rozwiewają nie tylko przepisy, ale również orzecznictwo sądowe i opinie ekspertów prawa pracy. Ugruntowane stanowisko jest jednoznaczne: sam zapis w umowie to iluzoryczne zabezpieczenie, które nie wytrzymuje konfrontacji z rzeczywistością kontrolną i sądową.
Bardzo istotny głos w dyskusji zabrał Sąd Najwyższy, który orzekł, że obowiązek zapewnienia minimalnej stawki godzinowej i prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy również umów, w których wynagrodzenie określono w formie akordowej (płatność „od sztuki”), o ile dotyczą one prostych, powtarzalnych czynności, takich jak wprowadzanie danych, pakowanie towaru czy obsługa infolinii. Sąd uznał, że bez ewidencji czasu nie da się stwierdzić, czy stawka akordowa nie prowadzi do obejścia prawa o minimalnym wynagrodzeniu.
Eksperci z zakresu kadr i płac są zgodni. Jak podkreśla wielu doradców: „Umowa to nie zaklinanie rzeczywistości. Zapis o 15 godzinach nie sprawi, że 30 godzin pracy magicznie zniknie. Inspektor i sąd będą patrzeć na fakty, a fakty muszą mieć pokrycie w dokumentach”. Co więcej, eksperci ostrzegają, że rażąca rozbieżność między umownym limitem godzin a faktycznym czasem pracy, zwłaszcza jeśli jest to sytuacja powtarzalna, może być dla inspektora PIP sygnałem alarmowym. Może to zostać zinterpretowane jako próba ukrycia umowy o pracę pod pozorem zlecenia, co grozi znacznie poważniejszymi konsekwencjami, w tym nakazem zapłaty zaległych składek ZUS od całości wynagrodzenia.
Rekomendacje dla przezornego przedsiębiorcy
Jak zatem w praktyce zabezpieczyć swoją firmę przed ryzykiem? Kluczem jest proaktywne i systemowe podejście do ewidencji czasu na zleceniu. Zamiast traktować to jako uciążliwą biurokrację, warto postrzegać ten obowiązek jako element higieny prawnej i zarządzania ryzykiem.
Doprecyzuj klauzulę w umowie. Nie ograniczaj się do zapisu, że „liczba godzin będzie ewidencjonowana”. Określ szczegółowo, jak ma to wyglądać. Wskaż, kto, komu, w jakiej formie i w jakim terminie przekazuje informację o godzinach (np. „Zleceniobiorca zobowiązuje się do przekazania Zleceniodawcy, w terminie do 3. dnia roboczego każdego miesiąca, drogą mailową na adres […], zestawienia liczby godzin przepracowanych w miesiącu poprzednim, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy”).
Stwórz i wdróż procedurę obiegu dokumentów. Zdefiniuj, kto w firmie jest odpowiedzialny za zbieranie, weryfikowanie i akceptowanie ewidencji od zleceniobiorców. Może to być bezpośredni przełożony, menedżer projektu lub pracownik działu kadr. Upewnij się, że zaakceptowane dokumenty (czy to w formie papierowej, czy cyfrowej w dedykowanym folderze na dysku sieciowym) są odpowiednio archiwizowane i przechowywane przez wymagane 3 lata.
Wprowadź mechanizm walidacji wynagrodzenia. Uczyń z tego obowiązkowy punkt na liście kontrolnej działu kadr lub księgowości przed realizacją przelewu. Procedura powinna być prosta: „Czy otrzymano ewidencję za dany miesiąc? -> Czy została ona zaakceptowana przez przełożonego? -> Czy wynagrodzenie brutto / liczba godzin ≥ 30,50 zł? -> TAK -> Można realizować płatność”.
Prowadź szkolenia i audyty. Upewnij się, że twoi zleceniobiorcy rozumieją, jak ważne jest prawidłowe i terminowe raportowanie godzin. Wyjaśnij im, że to także w ich interesie. Przeprowadzaj okresowe wewnętrzne kontrole, aby sprawdzić, czy procedura działa i czy dokumentacja jest kompletna. Taki wewnętrzny audyt to najlepszy sposób na przygotowanie się na ewentualną wizytę inspektora PIP.
Ewidencja czasu na zleceniu – podsumowanie
Odpowiadając na postawione na wstępie pytanie, samo wpisanie w umowie zlecenia liczby przewidywanych godzin nie jest i nigdy nie będzie wystarczające do wypełnienia ustawowych obowiązków nałożonych na zleceniodawcę. Taki zapis może pełnić jedynie funkcję porządkową lub szacunkową. Prawdziwym sednem obowiązku, którego celem jest ochrona minimalnego wynagrodzenia, jest rzetelne dokumentowanie realnie przepracowanego czasu. To właśnie ta ewidencja, prowadzona w sposób uzgodniony przez strony lub – w przypadku braku uzgodnień – w trybie określonym przez art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, stanowi jedyny wiarygodny dowód dla Państwowej Inspekcji Pracy. Inwestycja w stworzenie prostego, ale skutecznego systemu ewidencji czasu pracy zleceniobiorców to nie koszt, lecz polisa ubezpieczeniowa chroniąca firmę przed dotkliwymi grzywnami i roszczeniami. To także oznaka profesjonalizmu i szacunku dla współpracowników, która buduje wizerunek firmy jako rzetelnego i godnego zaufania partnera biznesowego.
