Prowadzenie działalności w wynajmowanym lokalu często wymaga jego przystosowania. Wydatki poniesione na ten cel, przekraczające 10 000 zł, to w świetle przepisów inwestycja w obcym środku trwałym. Wyjaśniamy, jak prawidłowo ująć takie koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, aby uniknąć błędów w rozliczeniach.
Inwestycja w obcym środku trwałym
Przedsiębiorca może ponosić koszty finansowe na obcy środek trwały, który choć nie należy do niego, to jest przez niego użytkowany na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze. Ta praktyka cieszy się popularnością wśród przedsiębiorstw, które nie mają wystarczających środków na zakup własnych nieruchomości, w szczególności lokali potrzebnych do prowadzenia działalności i realizacji ich celów biznesowych. Ponadto umowa najmu daje przedsiębiorcy elastyczność, jeżeli zmienią się jego potrzeby biznesowe związane z lokalizacją lub rozmiarem wynajmowanego obiektu. Dodatkowo może być to również korzystne dla przedsiębiorstw, które chcą zdywersyfikować swoje inwestycje. Dzięki wynajmowaniu nieruchomości firma może zainwestować w różne branże czy lokalizacje, co może zminimalizować ryzyko związane z konkretnym rynkiem czy sektorem.
Znalezienie odpowiedniego lokalu na wynajem czy do dzierżawy dostosowanego do specyfiki działalności gospodarczej może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli dana branża wymaga określonych warunków lokalowych. Często zdarza się, że dostępne na rynku lokale nie spełniają konkretnych wymagań, dlatego konieczne staje się przeprowadzenie prac adaptacyjnych, aby dostosować przestrzeń do potrzeb przedsiębiorcy. Przykładowo w branży medycznej niezbędna może okazać się modernizacja pomieszczeń zgodnie z wymogami sanitarnymi, w branży beauty – montaż stanowisk zabiegowych, a w branży edukacyjnej – wyposażenie sal w stałą infrastrukturę.
Wydatki poniesione na dostosowanie wynajmowanego lokalu do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej stanowią (przy spełnieniu określonych warunków) inwestycję w obcym środku trwałym. Należy ją wprowadzić do ewidencji środków trwałych w momencie jej zakończenia i przyjęcia do używania.
Ulepszenie obcych środków trwałych
W art. 22g ust. 17 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) wskazano, że: środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. Dodatkowo w tym artykule wspomniano, że: jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków, ustaloną zgodnie z ust. 1, 3–9 i 11–15, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 10 000 zł.
Należy przy tym podkreślić, że wydatki o charakterze ulepszeniowym o wartości powyżej 10 000 zł poniesione na środki trwałe wykorzystywane w działalności gospodarczej w ramach umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej o podobnym charakterze uznaje się za inwestycje w obcym środku trwałym. Ich wartość ustala się na podstawie wysokości poniesionych wydatków na prace adaptacyjne związane z przystosowaniem lokalu do potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej.
Amortyzacja inwestycji w obcym środku trwałym
W przypadku inwestycji w obcym środku trwałym odpisów amortyzacyjnych dokonuje się na zasadach ogólnych, a więc z zastosowaniem rocznych stawek amortyzacyjnych, które wymieniono w wykazie z załącznika nr 1 do ustawy o PIT, lub stawek ustalanych indywidualnie. W praktyce oznacza to, że stawka amortyzacyjna zależy od rodzaju ulepszanego środka trwałego – inne stawki mogą obowiązywać budynki, a inne maszyny lub urządzenia zamontowane w lokalu. Natomiast możliwość zastosowania stawki indywidualnej wynika z art. 22j ust. 4 ustawy o PIT, który stanowi, że: podatnicy mogą indywidualnie ustalać stawki amortyzacyjne dla przyjętych do używania inwestycji w obcych środkach trwałych, z tym że dla:
- inwestycji w obcych budynkach (lokalach) lub budowlach – okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat;
- inwestycji w obcych środkach trwałych innych niż wymienione w pkt 1 – okres amortyzacji ustala się według zasad określonych w ust. 1 pkt 1 i 2.
W związku z powyższym w odniesieniu do amortyzacji inwestycji w obcym środku trwałym, polegającej na poniesieniu kosztów na prace adaptacyjne w wynajmowanym lokalu, przedsiębiorca może indywidualnie ustalić stawkę amortyzacji, o ile okres amortyzacji będzie dłuższy niż 10 lat. Oznacza to, że maksymalna roczna stawka amortyzacyjna ustalona indywidualnie wynosi 10%. Dokonane odpisy amortyzacyjne ewidencjonuje się w PKPiR w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
Przykład 1.
Pani Anna w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej zajmuje się cateringiem biurowym. W sierpniu 2025 roku wynajęła lokal użytkowy z myślą o zorganizowaniu w nim zaplecza kuchennego do przygotowywania potraw. W październiku 2025 roku poniosła wydatki na jego adaptację, w tym na stałą zabudowę kuchenną, wentylację, oświetlenie robocze oraz stalowe blaty robocze trwale przymocowane do ścian i podłoża. Prace adaptacyjne zakończono 20 października 2025 roku. Łącznie pani Anna wydała 21 600 zł. Ponieważ lokal nie jest jej własnością, a poniesione wydatki przekraczają 10 000 zł i trwale go ulepszają, można je uznać za inwestycję w obcym środku trwałym. Nie mogą być zatem ujęte bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia. Inwestycja w obcym środku trwałym została przyjęta do użytkowania i wprowadzona do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 20 października 2025 roku. Pani Anna zgodnie z art. 22j ust. 4 tej ustawy o PIT indywidualnie ustaliła stawkę amortyzacji na 10%. W jaki sposób obliczyć wysokość odpisów amortyzacyjnych i jak ująć je w PKPiR?
Pani Anna dokonuje odpisów amortyzacyjnych od miesiąca następującego po tym, w którym inwestycja w obcym środku trwałym została przyjęta do użytkowania i wprowadzona do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Pierwszy odpis amortyzacyjny przypada zatem na listopad 2025 roku. Podstawą obliczenia odpisów amortyzacyjnych jest wartość początkowa inwestycji, czyli 21 600 zł. Przy zastosowanej indywidualnej stawce amortyzacyjnej (10%) roczny odpis amortyzacyjny wyniesie 2160 zł (21 600 zł × 10%), a miesięczny – 180 zł (2160 zł : 12 miesięcy).
Pani Anna pierwszy odpis amortyzacyjny w wysokości 180 zł musi ująć w PKPiR 30 listopada 2025 roku w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”, na podstawie prowadzonej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Kolejne miesięczne odpisy amortyzacyjne będą ujmowane w tej samej kolumnie PKPiR aż do pełnego zamortyzowania wartości inwestycji w obcym środku trwałym. Każdy odpis będzie stanowił koszt uzyskania przychodów w miesiącu jego dokonania. Oznacza to, że łączna wartość wydatków poniesionych na przystosowanie lokalu nie zostanie rozliczona jednorazowo, lecz stopniowo – poprzez comiesięczne odpisy amortyzacyjne, które obniżają dochód do opodatkowania w kolejnych okresach.
Nakłady poniesione na przystosowanie wynajmowanego lokalu do potrzeb prowadzonej działalności, takie jak montaż zabudowy, instalacji czy modernizacja pomieszczeń, stanowią inwestycję w obcym środku trwałym, jeżeli przekraczają wartość 10 000 zł i powodują jego trwałe ulepszenie. Takie wydatki nie mogą być ujęte bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia, lecz podlegają rozliczeniu poprzez odpisy amortyzacyjne. Wartość inwestycji ustala się w wysokości poniesionych wydatków, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia inwestycji do użytkowania i wprowadzenia jej do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Podatnik – zgodnie z art. 22j ust. 4 ustawy o PIT – może zastosować indywidualną stawkę amortyzacyjną, o ile okres amortyzacji inwestycji nie będzie krótszy niż 10 lat, co odpowiada maksymalnej rocznej stawce 10%.
