Przeliczenie nadgodzin po podwyżce do urlopowego – jak to zrobić poprawnie?

Zarządzanie wynagrodzeniami to jedno z największych wyzwań dla każdego przedsiębiorcy. Sprawa komplikuje się wielokrotnie, gdy w grę wchodzą nadgodziny, podwyżka i długi okres rozliczeniowy. Kluczowym i często pomijanym aspektem jest przeliczenie nadgodzin po podwyżce do urlopowego. To scenariusz, który może przyprawić o ból głowy nawet doświadczonego menedżera. Jak prawidłowo naliczyć pensję za pracę wykonaną przed podwyżką? Jak zmiana stawki wpływa na wynagrodzenie urlopowe? Błędy w tych obliczeniach to prosta droga do roszczeń pracowniczych i kosztownych kar. Ten artykuł to praktyczny przewodnik, który krok po kroku wyjaśni te zawiłości.

Zagadnienia podstawowe – czym są nadgodziny w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym?

Zanim zagłębimy się w skomplikowane kalkulacje, kluczowe jest solidne zrozumienie podstawowych pojęć, którymi operuje Kodeks pracy, a które stanowią fundament całego systemu czasu pracy. Definicja pracy w godzinach nadliczbowych, zawarta w art. 151 § 1 kp, jest pozornie prosta. Określa ona taką pracę jako wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także pracę świadczoną ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, który wynika z konkretnego, stosowanego w firmie systemu i rozkładu. W podstawowym systemie czasu pracy, będącym najczęstszym wyborem przedsiębiorców, standardowe normy to 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy, w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego. To właśnie pojęcie „okresu rozliczeniowego” jest kluczem do zrozumienia mechanizmu powstawania i rozliczania nadgodzin. W przypadku systemu podstawowego może on wynosić maksymalnie 4 miesiące, jednak w praktyce biznesowej najczęściej spotyka się okresy 1-miesięczne lub właśnie 3-miesięczne. Dłuższy okres rozliczeniowy daje pracodawcy znacznie większą elastyczność w planowaniu pracy, co jest nieocenione w branżach o zmiennym natężeniu zleceń, sezonowości czy przy realizacji długoterminowych projektów. W 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym pracodawca nie musi sztywno trzymać się 40-godzinnego tygodnia w każdej poszczególnej jego odsłonie. Może zaplanować pracownikowi 48 godzin pracy w jednym tygodniu i 32 godziny w kolejnym, bez generowania nadgodzin, o ile w ciągu całego okresu (np. od kwietnia do czerwca) średnia tygodniowa norma nie zostanie przekroczona, a łączna liczba godzin pracy będzie zgodna z wymiarem czasu pracy obliczonym dla tego okresu.

W ramach tego elastycznego systemu pojawiają się 2 fundamentalne rodzaje nadgodzin, których precyzyjne rozróżnienie jest niezbędne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia. Pierwszym, łatwiejszym do zidentyfikowania typem, są nadgodziny dobowe. Powstają one w sytuacji, gdy pracownik w danej dobie pracuje dłużej, niż przewiduje jego harmonogram – np. 10 godzin zamiast zaplanowanych 8. Są one konsekwencją przekroczenia normy dobowej (lub przedłużonego wymiaru dobowego) i powinny być ewidencjonowane i rozliczane na bieżąco, wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wystąpiły. Drugi, znacznie bardziej złożony i często problematyczny typ, to nadgodziny średniotygodniowe. Ich istnienie i dokładna liczba mogą być stwierdzone dopiero po formalnym zakończeniu całego okresu rozliczeniowego. Powstają one w specyficznej sytuacji: gdy po zsumowaniu wszystkich przepracowanych przez pracownika godzin w danym okresie rozliczeniowym i odjęciu od tej sumy godzin nadliczbowych wynikających z przekroczeń dobowych wynik wciąż przewyższa obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy. Ustalenie ich wysokości wymaga skrupulatnej ewidencji i finalnej analizy całego, w naszym przypadku 3-miesięcznego, okresu pracy, co czyni je bardziej skomplikowanymi w rozliczeniu.

Wynagrodzenie za nadgodziny w kontekście podwyżki płac

Podwyżka wynagrodzenia przyznana pracownikowi w trakcie trwania okresu rozliczeniowego wprowadza dodatkowy, znaczący poziom skomplikowania do procesu naliczania pensji za nadgodziny. 

Normalne wynagrodzenie za nadgodziny

Zgodnie z przepisami za każdą godzinę pracy nadliczbowej pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, specjalny dodatek w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia. Kluczowe dla prawidłowych obliczeń jest precyzyjne rozdzielenie tych 2 składników: normalnego wynagrodzenia i dodatku. Pojęcie „normalnego wynagrodzenia” nie jest zdefiniowane wprost w kp, ale jego znaczenie zostało doprecyzowane przez Sąd Najwyższy, m.in. w fundamentalnej uchwale z 30 grudnia 1986 roku (sygn. akt III PZP 42/86). Zgodnie z nią jest to wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat. W jego skład wchodzi więc nie tylko pensja zasadnicza, ale również wszelkie inne stałe elementy, takie jak dodatek funkcyjny, stażowy czy regularne premie regulaminowe. Co ważne, do normalnego wynagrodzenia nie zalicza się zazwyczaj jednorazowych nagród (np. nagrody jubileuszowej), premii uznaniowych przyznawanych ad hoc, udziału w zysku czy świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należy jednak uwzględnić także dodatki zmienne (premie), które nie są uzależnione od uzyskanych konkretnych osiągnięć w pracy (postanowienie SN z 15 lutego 2012 roku, syg. akt I PK 156/11), czyli nie mają charakteru nagrody. Zasadą jest, że normalne wynagrodzenie za nadgodziny dobowe, które wystąpiły w danym miesiącu, oblicza się i wypłaca wraz z pensją za ten miesiąc, stosując stawkę godzinową wynikającą z wynagrodzenia obowiązującego w momencie wykonywania tej pracy.

Obliczając normalne wynagrodzenie za nadgodziny, należy pamiętać, że stawkę godzinową ze składników stałych ustalamy poprzez podzielenie jej przez wymiar czasu pracy w danym miesiącu (nominał), natomiast ze składników zmiennych dzieląc przez godziny przepracowane (np. pomniejszone za nieobecności, ale bez uwzględnienia nadgodzin).

Tu właśnie pojawia się problematyczna kwestia podwyżki. Jeśli pracownik otrzymał podwyżkę od 1 września, a nadgodziny dobowe przepracował w lipcu i sierpniu, to normalne wynagrodzenie za te godziny musi być bezwzględnie obliczone według stawek przed podwyżką. Logika tej zasady jest prosta i wynika z faktu, że pracownik świadczył tę dodatkową pracę, gdy obowiązywało go niższe wynagrodzenie. Byłoby nielogiczne płacić mu za pracę wykonaną w lipcu według stawek, które zaczęły obowiązywać dopiero 2 miesiące później. Natomiast za nadgodziny przepracowane we wrześniu normalne wynagrodzenie będzie już oczywiście liczone od nowej, wyższej podstawy.

W poniższej tabeli przedstawiamy dane, które będą uwzględnione w przykładach, dla zobrazowania mechanizmu wyliczeń.

Przykład 1. 

Pracownik jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy z 3-miesięcznym okresem rozliczeniowym (lipiec-wrzesień 2025 roku). Do końca sierpnia 2025 roku jego wynagrodzenie wynosiło 7400 zł brutto (w tym 6300 zł pensji zasadniczej, 700 zł dodatku funkcyjnego i 400 zł stałej premii regulaminowej). Od 1 września 2025 roku pracownik otrzymał podwyżkę do 8700 zł brutto (w tym 7200 zł pensji zasadniczej, 900 zł dodatku funkcyjnego i 600 zł premii regulaminowej). Dodatkowo otrzymywał także premię uznaniową: w lipcu 250 zł, w sierpniu 300 zł, we wrześniu 300 zł. Wymiary czasu pracy w tym okresie to: lipiec – 184 h, sierpień – 160 h, wrzesień – 176 h. W lipcu pracownik przepracował 12 nadgodzin dobowych (8 h w niedzielę i 4 h w czwartek) – wszystkie dane zawiera poniższa tabela. Obliczenie normalnego wynagrodzenia za nadgodziny (11 h) w lipcu:

1. Podstawa wynagrodzenia stałego: 6300 zł + 700 zł + 400 zł = 7400 zł
2. Stawka godzinowa z pełnego wynagrodzenia: 7400 zł / 184 godz. = 40,22 zł/h
3. Stawka godzinowa ze składników zmiennych (premii uznaniowej): 250 zł / 176 h = 1,42 zł/h
4. Należne normalne wynagrodzenie za 11 nadgodzin: 

• 11 h × 40,22 zł = 442,42 zł brutto. 

• 11 h x 1,42 zł = 15,62 zł brutto

Należne normalne wynagrodzenie za 11 nadgodzin wynosi 458,04 zł (442,42 zł + 15,62 zł), a pracownik powinien otrzymać je wraz z pensją za lipiec.

Obliczenie normalnego wynagrodzenia za nadgodziny (14 h) we wrześniu:

1. Podstawa wynagrodzenia stałego: 7200 zł + 900 zł + 600 zł = 8700 zł
2. Stawka godzinowa z pełnego wynagrodzenia: 8700 zł / 176 h = 49,43 zł/h
3. Stawka godzinowa ze składników zmiennych (premii uznaniowej): 300 zł / 136 h = 2,21 zł/h
4. Należne normalne wynagrodzenie za 14 nadgodzin: 
• 14 h × 49,43 zł = 692,02 zł brutto
• 14 h × 2,21 zł = 3,94 zł brutto

Należne normalne wynagrodzenie za 11 nadgodzin wynosi 722,96 zł (692,02 zł + 30,94 zł), a pracownik powinien je otrzymać wraz z pensją za wrzesień.

Dodatki za nadgodziny

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja z dodatkami za nadgodziny. Jak już zostało wspomniane, za każdą godzinę pracy nadliczbowej pracownikowi przysługuje, oprócz normalnego wynagrodzenia, specjalny dodatek w wysokości (art. 1511 § 1. i § 2):

• 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy, niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; oraz gdy wynika z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym;

• 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w każdym innym dniu niż określony w poprzednim punkcie.

Podstawą do obliczenia dodatków za nadgodziny jest wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (najczęściej jest to wynagrodzenie zasadnicze). Jeżeli taki składnik nie został wyodrębniony w umowie, podstawę stanowi 60% całości wynagrodzenia (istnieje też druga linia orzecznicza, która wskazuje na obowiązek uwzględnienia w wynagrodzeniu stanowiącym podstawę dodatku za nadgodziny dodatku funkcyjnego – pracodawca sam powinien wybrać, które linie orzecznicze wybierze). Co najważniejsze, w przypadku nadgodzin średniotygodniowych, które, jak wspomniano, ustala się dopiero na koniec okresu rozliczeniowego, dodatek w wysokości 100% naliczany jest według stawki wynagrodzenia obowiązującej w ostatnim miesiącu tego okresu. Oznacza to, że nawet jeśli praca prowadząca do przekroczenia normy średniotygodniowej miała miejsce w lipcu czy sierpniu, podstawa do naliczenia dodatku będzie pochodziła z września, czyli będzie to stawka po podwyżce. Ta zasada ma na celu zrekompensowanie pracownikowi pracy ponad normę według jak najbardziej aktualnej wartości jego pracy, niejako „uśredniając” wartość dodatku w górę, na korzyść pracownika.

W przypadku dodatku za nadgodziny dobowe, podobnie jak w przypadku zwykłego wynagrodzenia za nadgodziny, należy je obliczyć i wypłacić wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wystąpiły. 

Porównanie dodatku za nadgodziny dobowe i średniotygodniowe

W celu ustalenia, czy w danym okresie rozliczeniowym wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, należy zastosować się do wzoru (rekomendowanego przez PIP i większość ekspertów prawa pracy):

liczba przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym − wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym (nominał)* − nadgodziny dobowe = nadgodziny średniotygodniowe 

* wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym obniża się o każdą nieusprawiedliwioną nieobecność (np. urlop czy choroba).

Przykład 2. 

Kontynuując przykład 1. z wykorzystaniem danych z tabeli, ustalmy wynagrodzenie za nadgodziny dobowe oraz średniotygodniowe przy założeniu, że w podstawie nie jest uwzględniany dodatek funkcyjny oraz pracodawca nie udzielał dni wolnych w zamian za pracę w niedzielę.

Obliczenie dodatków za nadgodziny dobowe w lipcu: 

• Stawka do obliczenia dodatków: 6300 zł / 184 h = 34,24 zł/h
• Dodatek 50% za 3 h we wtorek: 3 h × 34,24 zł × 50% = 51,36 zł
• kwota dodatków: 51,36 zł = brutto

Te dodatki powinny być wypłacone z wynagrodzeniem za lipiec.

Obliczenie dodatków za nadgodziny dobowe we wrześniu: 

• Stawka do obliczenia dodatków: 7200 zł / 176 h = 40,91 zł/h
• Dodatek 100% za 2 h w niedzielę: 2 h × 40,91 zł × 100% = 81,82 zł
• Dodatek 50% za 4 h w piątek: 4 h × 40,91 zł × 50% = 81,82 zł
• Łączna kwota dodatków: 81,82 zł + 81,82 zł = 163,64 zł brutto

Te dodatki powinny być wypłacone z wynagrodzeniem za wrzesień.

Obliczenie dodatków za nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego: 

Z danych z tabeli wynika, że na koniec okresu rozliczeniowego pracownik wypracował 16 nadgodzin średniotygodniowych. Obliczenia:

• 520 h – godziny nominalne (184 godz. + 160 godz. + 176 godz.)
• 472 h – czas przepracowany (520 h − 48 godz. nieobecności (urlop i choroba)
• 497 h – czas faktycznie przepracowany (520 h − 48 h nieobecności + 25 nadgodzin)

Godziny średniotygodniowe: 497 h − 472 h − 9 h (nadgodziny dobowe) = 16 h

Dodatek za nadgodziny średniotygodniowe:

• Stawka do obliczenia dodatków: 7200 zł (nowa pensja zasadnicza) / 176 h = 40,91 zł/h
• Dodatek 100% za 16 nadgodzin średniotygodniowych: 16 h × 40,91 zł × 100% = 654,56 zł brutto

Ta kwota powinna zostać doliczona do pensji za wrzesień.

Wpływ podwyżki na wynagrodzenie urlopowe

Kolejnym, niezwykle istotnym obszarem, w którym podwyżka pensji generuje komplikacje, jest obliczanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Zasady te reguluje art. 172 kp oraz szczegółowe Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku. Ideą wynagrodzenia urlopowego jest to, aby odzwierciedlało ono pensję, jaką pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie normalnie pracował, a jego urlop nie powodował uszczerbku finansowego. Dlatego w podstawie wymiaru uwzględnia się składniki stałe (np. pensję zasadniczą, dodatek funkcyjny) w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym korzysta z urlopu. Jeśli pracownik idzie na urlop w czerwcu lub później, jego stałe składniki będą liczone już według nowych, wyższych stawek.

Prawdziwe wyzwanie dla działów kadr i płac stanowią jednak składniki zmienne, do których zalicza się m.in. wynagrodzenie wraz z dodatkami za godziny nadliczbowe. Zgodnie z ogólną zasadą składniki te uwzględnia się w podstawie urlopowej w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jednakże kluczowy jest tutaj § 10 rozporządzenia urlopowego, który wprowadza niezwykle ważny mechanizm waloryzacji. Przepis ten stanowi, że w razie istotnej zmiany w składnikach zmiennych lub zmiany ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę (lub w miesiącu wykorzystywania urlopu), podstawę tę należy ustalić na nowo, z uwzględnieniem tych zmian. Podwyżka wynagrodzenia zasadniczego jest bezsprzecznie taką istotną zmianą.

W praktyce oznacza to, że całe wynagrodzenie za nadgodziny (zarówno normalne wynagrodzenie, jak i dodatki), które zostało wypłacone w miesiącach poprzedzających podwyżkę według starych, niższych stawek, musi zostać na potrzeby obliczenia podstawy urlopowej przeliczone (zwaloryzowane) tak, jakby od początku obowiązywały nowe, wyższe stawki. Celem tej regulacji jest zapewnienie, że wynagrodzenie urlopowe będzie w pełni ekwiwalentne do aktualnego, a nie historycznego poziomu zarobków pracownika. Zapobiega to sytuacji, w której urlop pracownika, który właśnie otrzymał podwyżkę, byłby „tańszy” dla pracodawcy, a dla pracownika mniej korzystny finansowo.

Przykład 3.

Wykorzystując dane z poprzednich przykładów (z tabeli), załóżmy, że pracownik idzie na urlop w październiku 2025 roku. Podstawę wymiaru ze składników zmiennych ustalamy na podstawie wypłat z okresu lipiec-wrzesień. W tym okresie pracownik otrzymał wynagrodzenie i dodatki za 11 nadgodzin dobowych w lipcu. Jak widzieliśmy, zostały one wypłacone według stawek sprzed podwyżki. Teraz, na potrzeby kalkulacji wynagrodzenia urlopowego, musimy je wirtualnie przeliczyć.

Przeliczenie (waloryzacja) wynagrodzenia za nadgodziny z lipca na potrzeby podstawy urlopowej:

• Nowa stawka godzinowa z wynagrodzenia zasadniczego (po podwyżce) dla wymiaru z lipca: 7200 zł / 184 h = 39,13 zł/h
• Nowa stawka godzinowa z dodatku funkcyjnego dla wymiaru z lipca: 900 zł / 184 h = 4,89 zł/h
• Nowa stawka godzinowa z premii regulaminowej dla wymiaru z lipca: 600 zł / 184 h = 3,26 zł/h
• Zwaloryzowane normalne wynagrodzenie za 11 nadgodzin: 11 h × (39,13 + 4,89 + 3,26) zł = 11 h × 47,28 zł = 520,08 zł
• Zwaloryzowane dodatki za nadgodziny dobowe z lipca:
• Podstawa do dodatków (nowa pensja zasadnicza): 7200 zł / 184 h = 39,13 zł/h
• Dodatek 50% za 3 h: 3 h × 39,13 zł × 50% = 58,70 zł
• Łączna kwota zwaloryzowanych dodatków: 520,08 zł + 58,70 zł = 578,78 zł

Do łącznej podstawy urlopowej ze składników zmiennych wejdzie więc suma zwaloryzowanych kwot (520 zł + 58,70 zł) oraz inne składniki zmienne wypłacone w okresie lipiec-wrzesień, w tym dodatki za nadgodziny średniotygodniowe (które już były liczone po nowej, wyższej stawce, więc nie wymagają waloryzacji). Tę zsumowaną podstawę dzieli się przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w tym okresie (bez wliczania nadgodzin), uzyskując w ten sposób stawkę za 1 godzinę urlopu, którą następnie mnoży się przez liczbę godzin urlopu.

Aspekty prawne i orzecznictwo

Solidne podstawy prawne dla powyższych rozważań znajdują się w kp oraz wspomnianym rozporządzeniu urlopowym. Kluczowe artykuły, do których każdy pracodawca i specjalista ds. kadr powinien regularnie wracać, to art. 151, 151¹ oraz 172 kp, a także § 8 i § 10 rozporządzenia urlopowego. Jednak to orzecznictwo Sądu Najwyższego nadało tym często lakonicznym przepisom praktyczny, życiowy wymiar. Uchwała z 30 grudnia 1986 roku (sygn. akt III PZP 42/86) oraz wyrok z 3 czerwca 1986 roku (sygn. akt I PRN 40/86) są absolutnym fundamentem dla rozumienia pojęcia „normalnego wynagrodzenia”, włączając do niego nie tylko płacę zasadniczą, ale i stałe, systematycznie wypłacane dodatki. To dzięki tym orzeczeniom wiemy, że rekompensata za pracę nadliczbową musi uwzględniać szerszy kontekst zarobków pracownika, a nie tylko jego gołą pensję. Współczesne orzecznictwo również nieustannie kształtuje prawo pracy. Przykładem jest głośna uchwała składu 7 sędziów SN z 26 lutego 2025 roku (sygn. akt III PZP 3/24), która potwierdziła prawo nauczycieli do wynagrodzenia za nadgodziny wykraczające poza 40-godzinny tydzień pracy. Choć dotyczy specyficznej grupy zawodowej, jej wydźwięk jest uniwersalny – wzmacnia zasadę, że każda praca ponad ustawowe normy musi być odpowiednio zrekompensowana, co pokazuje, że tematyka czasu pracy i jego wynagradzania jest wciąż żywa i podlega dynamicznym interpretacjom sądowym.

Przeliczenie nadgodzin po podwyżce do urlopowego – podsumowanie

Podsumowując, rozliczenia nadgodzin w okresie podwyżki to test precyzji dla każdego pracodawcy. Opanowanie tych zasad to jednak nie tylko unikanie kar. To dowód profesjonalizmu i szacunku dla pracy zespołu, co w dzisiejszych czasach jest kluczowe dla utrzymania talentów. Inwestycja w nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe i regularne szkolenia to nie wydatek, lecz strategiczna decyzja, która buduje stabilne i transparentne środowisko pracy, procentując w przyszłości.