Wypłata świadczenia za niewykorzystane dni wolne to częsta praktyka przy rozwiązaniu stosunku pracy. Choć sposób jego obliczania wynika z prawa pracy, wątpliwości budzi to, jak ująć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w księgach rachunkowych. Kluczowe jest ustalenie, czy koszt przypisać do miesiąca wypłaty, czy do okresu, którego dotyczy. Odpowiedź na to pytanie wynika z nadrzędnej zasady memoriału, kluczowej w polskiej rachunkowości.
Co to jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Urlop wypoczynkowy w odpowiednim wymiarze przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę i stanowi świadczenie, z którego nie można zrezygnować. Dość często zdarza się jednak, że pracownik z różnych przyczyn nie wykorzystuje przysługującego mu urlopu w trakcie trwania stosunku pracy. W takiej sytuacji pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. To istotne świadczenie stanowi rekompensatę za niewykorzystany czas wolny, do którego pracownik był uprawniony, ale z którego nie skorzystał.
W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
W sytuacji, w której pracownik nie mógł wykorzystać urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent ten odpowiada wartości urlopu, do którego pracownik był uprawniony, lecz którego nie wykorzystał w trakcie trwania stosunku pracy. Pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, jeżeli strony uzgodnią, że urlop zostanie wykorzystany w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.
Należy jednak pamiętać, że prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop ma swoje ograniczenia – jest to uprawnienie przysługujące pracownikowi wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracownik nie może zrzec się urlopu w trakcie trwania zatrudnienia ani otrzymać w zamian ekwiwalentu pieniężnego. Urlop wypoczynkowy nie jest świadczeniem, które można dobrowolnie wymienić na środki pieniężne w trakcie stosunku pracy – niezależnie od tego, czy inicjatywa pochodzi od pracownika, czy pracodawcy. Stanowisko to wielokrotnie potwierdzał Sąd Najwyższy w swoich orzeczeniach – ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi wyłącznie w związku z zakończeniem zatrudnienia.
Zasady rozliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w księgach rachunkowych
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to świadczenie pieniężne przysługujące pracownikowi w przypadku, gdy nie może on z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wykorzystać należnego mu urlopu wypoczynkowego. Zasady jego wypłaty zostały określone w Ustawie z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop stanowi obowiązek pracodawcy, który powinien zapewnić pracownikowi należytą rekompensatę za niewykorzystany urlop. Pojawia się natomiast pytanie, w jaki sposób ująć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w księgach rachunkowych. Odpowiedź znajdziemy w przepisach Ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości).
Zgodnie z zasadą memoriału wyrażoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości: w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że jednostka prowadząca księgi rachunkowe ujmuje koszty w okresie, którego one faktycznie dotyczą.
W odniesieniu do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zasadę memoriału stosuje się w ten sposób, że świadczenie to przypisuje się do okresu, którego dotyczy – czyli do miesiąca, w którym ustał stosunek pracy i za który jest ono należne. Bez znaczenia pozostaje natomiast moment faktycznej wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, który często następuje w kolejnym miesiącu. W praktyce oznacza to, że choć ekwiwalent może zostać wypłacony w miesiącu następującym po ustaniu stosunku pracy, stanowi on koszt miesiąca, w którym pracownik zakończył pracę, ponieważ dotyczy właśnie tego okresu.
Przykład 1.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z branży IT z końcem września 2025 roku rozwiązała za porozumieniem stron umowę o pracę z pracownikiem zatrudnionym na stanowisku dewelopera. W trakcie zatrudnienia nie wykorzystał on 5 dni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, co skutkowało powstaniem po stronie spółki obowiązku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent został wypłacony przelewem bankowym 10 października 2025 roku. W którym miesiącu należy ująć w księgach rachunkowych ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacony pracownikowi w związku z rozwiązaniem stosunku pracy?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy ująć w księgach rachunkowych we wrześniu 2025 roku, ponieważ – zgodnie z zasadą memoriału – koszty ujmuje się w okresie, którego faktycznie dotyczą. Choć wypłata nastąpiła w październiku, to świadczenie odnosi się do września, czyli miesiąca, w którym ustał stosunek pracy.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w księgach rachunkowych
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop ujmowany jest w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki. Stanowi on należność pracownika wynikającą z łączącego pracownika z pracodawcą stosunku pracy, dlatego ewidencjonowany na koncie 404 „Wynagrodzenia”. Podstawą zapisu jest sporządzona lista płac.
Ewidencja księgowa wygląda następująco:
- Ujęcie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop:
- Wn konto 404 „Wynagrodzenia”,
- Ma konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.
- Potrącenie z kwoty ekwiwalentu:
- zaliczki na podatek dochodowy (PIT):
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Urząd skarbowy),
- składek ZUS:
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: ZUS).
- Składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę:
- Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
- Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: ZUS).
Ekwiwalent przysługuje pracownikowi wyłącznie w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i stanowi formę rekompensaty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z zasadą memoriału koszt ten należy ująć w księgach rachunkowych w okresie, którego dotyczy, czyli w miesiącu ustania stosunku pracy, niezależnie od terminu faktycznej wypłaty świadczenia.
