Poradnik Przedsiębiorcy

Spis z natury i jego ujęcie w Księdze Przychodów i Rozchodów

Jednym z podstawowych obowiązków podatników prowadzących księgi przychodów i rozchodów jest sporządzanie co najmniej raz w roku spisu z natury, potocznie zwanego remanentem. Spis z natury jest bardzo istotny, gdyż uwzględnia się go przy ustalaniu dochodu z działalności gospodarczej.

Kiedy należy sporządzić spis z natury?

Zgodnie z § 27 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR podatnicy są zobowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów:

  • na dzień 1 stycznia,
  • na koniec każdego roku podatkowego,
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
  • w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym,
  • w razie zmiany wspólnika,
  • w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,
  • w związku z likwidacją działalności.

Zaznaczyć należy, iż spis z natury dokonany na dzień 31 grudnia (na zakończenie roku podatkowego) jest jednocześnie spisem z natury na dzień 1 stycznia, czyli na początek roku kolejnego. Ponadto wpisaniu do księgi podlega również spis z natury sporządzany za okresy miesięczne oraz, gdy na podstawie odrębnych przepisów jego sporządzenie zarządził naczelnik urzędu skarbowego.

Co ważne, o zamiarze sporządzenia spisu z natury w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnicy są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Uwaga!

Obowiązek sporządzenia spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego nie dotyczy podatników, którzy sporządzili spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego. W tym przypadku zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Co powinien zawierać spis z natury?

Rozporządzenie MF określa również zakres podstawowych informacji i elementów, jakie muszą znaleźć się w spisie z natury. Jak wskazuje § 28, spis z natury powinien zawierać co najmniej dane takie jak:

  1. imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
  2. datę sporządzenia spisu,
  3. numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  4. szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 27, a także towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, jak również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika, z tym, że towary obce nie podlegają wycenie (wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność),
  5. jednostkę miary,
  6. ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  7. cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  8. wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  9. łączną wartość spisu z natury,
  10. wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29 (związane z nieopłaconymi w terminie wydatkami), ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,
  11. klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
  12. podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

W rozporządzeniu dodatkowo określone zostały pewne wyjątki, co do których stosuje się nieco inne zasady sporządzania spisu z natury, a dotyczą one:

  1. księgarń i antykwariatów księgarskich - w których spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,
  2. działalności kantorowej - gdzie spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,
  3. działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,
  4. działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą zobowiązany jest wycenić elementy objęte spisem z natury w terminie maksymalnie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury. Zgodnie z § 29 podatnik wycenia:

  • materiały i towary handlowe według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia,
  • półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji według kosztów wytworzenia,
  • odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,
  • niesprzedane wartości dewizowe według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy - według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ogłaszany przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych - według ich wartości rynkowej,
  • produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej,
  • produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.