Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego

Przedsiębiorca, który chce zatrudnić osobę bezrobotną, może się ubiegać o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia tworzonego stanowiska ze środków Funduszu Pracy. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak rozliczyć doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego.

Jak uzyskać środki na doposażenie stanowiska pracy?

Przedsiębiorca, zatrudniając bezrobotnego skierowanego przez urząd pracy, jak wynika z art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, może uzyskać zwrot kosztów doposażenia stanowiska pracy w wysokości nie wyższej niż 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia.

Jednak aby uzyskać takie wsparcie, musi spełnić kilka warunków takich jak:

  • prowadzenie działalności gospodarczej przez co najmniej pół roku,

  • niezaleganie w dniu złożenia wniosku z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom oraz z opłacaniem m.in. należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

  • właściciel firmy nie może być skazany za przestępstwa gospodarcze.

Dodatkowo należy złożyć kompletny i prawidłowo wypełniony wniosek o dofinansowanie do starosty właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorstwa lub miejsce wykonywania pracy przez skierowanego bezrobotnego. We wniosku należy określić m.in. rodzaj wykonywanej pracy czy wymagane kwalifikacje, a także proponowaną formę zabezpieczenia późniejszego zwrotu refundacji.

Przedsiębiorca ubiegający się o refundację musi się zobowiązać, że przez okres co najmniej 24 miesięcy utrzyma zatrudnienie osoby bezrobotnej na stworzonym stanowisku pracy w pełnym wymiarze godzin.

Podstawą refundacji na doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego będzie umowa zawarta przez starostę z podmiotem gospodarczym na piśmie pod rygorem nieważności. Zgodnie z par. 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lipca 2017 r. w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy
oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej, taka umowa powinna zawierać szczególności zobowiązanie podmiotu, przedszkola, szkoły lub producenta rolnego do:

  • zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego przez okres co najmniej 24 miesięcy;

  • utrzymania przez okres co najmniej 24 miesięcy stanowisk pracy utworzonych w związku z przyznaną refundacją;

  • złożenia rozliczenia, o którym mowa w § 5 ust. 1 (zawierające zestawienie kwot wydatkowanych od dnia zawarcia umowy o refundację na poszczególne wydatki ujęte w szczegółowej specyfikacji);

  • zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami, w wysokości proporcjonalnej do okresu niezatrudniania na utworzonych stanowiskach pracy skierowanych bezrobotnych, w przypadku niespełnienia warunków, o których mowa w pkt 1 lub 2;

  • zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami, o których mowa w art. 46 ust. 2 ustawy, w przypadku naruszenia pozostałych warunków umowy;

  • zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o VAT podatku naliczonego dotyczącego zakupionych towarów i usług w ramach przyznanej refundacji.

Dotacja na doposażenie stanowiska pracy - konsekwencje podatkowe

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT przychodem są wszelkie dotacje, subwencje, dopłaty lub inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków z wyjątkiem tych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. Należy jednak podkreślić, że otrzymane środki pieniężne w ramach refundacji, które zostały poniesione na zakup środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej. Co ważne, odpisy amortyzacyjne w tym przypadku nie będą stanowić kosztów podatkowych w tej części, które odpowiadają poniesionym wydatkom zwróconym przedsiębiorcy. Wynika to bezpośrednio z przepisów art. 14 ust. 2 pkt 2 oraz art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PIT.

Art. 14. 2. Przychodem z działalności gospodarczej są również:(...)

2) dotacje, subwencje, dopłaty, z zastrzeżeniem ust. 3 pkt 13, i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych (...).

 

Art. 23.1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:(...)

45) odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Skoro większość dotacji korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego, nie ma obowiązku odnotowania tego faktu w księdze przychodów i rozchodów. Wynika to z faktu, że nie będą mieć wpływu na wysokości zobowiązania podatkowego. Jednak przedsiębiorca może taką informację wprowadzić do KPiR w kolumnie przeznaczonej na uwagi. Dodatkowo należy pamiętać, żeby przechowywać całą dokumentację odnoszącą się do dotacji na wypadek ewentualnej kontroli.

Należy jednak podkreślić, że zakup wyposażenia (innego niż środki trwałe oraz WNiP) sfinansowanego ze środków z dotacji może zostać ujęty w kosztach podatkowych. W związku z tym otrzymane środki w tej części będą stanowić przychód do opodatkowania.

Refundacja środków na doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego a VAT

Jak zostało wspomniane w pierwszej części artykułu, przedsiębiorca, ubiegając się o zwrot środków, zobowiązany jest do przedłożenia odpowiedniej dokumentacji w urzędzie (w tym faktury dokumentującej poniesione wydatki). Powinien w niej określić między innymi to, czy przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego w wykazanych wydatkach. Jak bowiem wynika z par. 4 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia w sprawie refundacji, przedsiębiorca ubiegający się o refundację powinien dokonać zwrotu odliczonego podatku VAT w terminie:

  • określonym w umowie o refundację, nie dłuższym jednak niż 90 dni od dnia złożenia deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu - w przypadku gdy z deklaracji za dany okres rozliczeniowy wynika kwota podatku podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego lub kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy,

  • 30 dni od dnia dokonania przez urząd skarbowy zwrotu podatku na rzecz podmiotu, przedszkola, szkoły lub producenta rolnego - w przypadku gdy z deklaracji podatkowej dotyczącej podatku od towarów i usług, w której wykazano kwotę podatku naliczonego z tego tytułu, za dany okres rozliczeniowy wynika kwota do zwrotu.

Reasumując, przedsiębiorca, rozliczając dotację, którą otrzymał na doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego, powinien w pierwszej kolejności określić, czy z otrzymanych funduszy zostały sfinansowane środki trwałe czy WNiP, ponieważ od tej kwalifikacji będzie zależeć późniejsze rozliczenie z punktu widzenia podatku dochodowego.