Faktura wewnętrzna a KSeF – czy trzeba ją wystawić w systemie?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rodzi wiele pytań dotyczących prawidłowego dokumentowania transakcji. Jedną z kluczowych wątpliwości przedsiębiorców jest to, czy faktura wewnętrzna a KSeF również będą musiały być wystawiane. Ten rodzaj dokumentu, używany do ewidencjonowania specyficznych czynności podlegających VAT, nie jest przekazywany kontrahentowi, co komplikuje jego status w nowym systemie.

Faktura VAT a faktura wewnętrzna

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Według art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Stosownie do art. 2 pkt 32a ustawy, ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

W świetle powyższego faktura dokumentuje sprzedaż. Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy o VAT przez sprzedaż rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Chodzi zatem o czynności mające charakter odpłatny.

Jednocześnie przepisy ustawy o VAT przewidują sytuacje, w których opodatkowaniu podlegają czynności mające charakter nieodpłatny. Przykładem jest tutaj art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, który podaje, że przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
2. wszelkie inne darowizny 

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Z powyższego wynika, że opodatkowaniu podlega odpłatna dostawa towarów oraz nieodpłatna czynność z nią zrównana po spełnieniu warunków zawartych w art. 7 ust. 2 ustawy, tj. jeżeli:

• dokonującym nieodpłatnego przekazania jest podatnik podatku od towarów i usług;
• przekazane przez podatnika towary należą do jego przedsiębiorstwa;
• przedmiotem nieodpłatnego przekazania jest towar, w stosunku do którego podatnikowi przysługiwało w całości lub w części prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu jego nabycia, importu lub wytworzenia.

Oznacza to, że cel takiego przekazania pozostaje bez znaczenia, podobnie jak podmiot, na którego rzecz jest ono dokonywane (przepis wskazuje jedynie przykładowe sytuacje, które mogą zostać uznane za odpłatną dostawę towarów). Warunkiem opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów jest to, aby podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku przy nabyciu tych towarów, ich imporcie lub wytworzeniu.

Jeżeli są spełnione wskazane powyżej warunki, to mamy do czynienia z czynnością opodatkowaną VAT, która jednak nie mieści się w pojęciu sprzedaży, o którym mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o VAT. Nieodpłatna dostawa towaru nie będzie zatem dokumentowana fakturą VAT, aczkolwiek podatnik może w tym zakresie posłużyć się innym dokumentem, np. fakturą wewnętrzną.

Faktura wewnętrzna a KSeF

Stosownie do art. 106ga ust. 1-5 ustawy, który wchodzi w życie od 1 lutego 2026 roku, podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Obowiązek, o którym mowa, nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Dalej wskażmy, że zgodnie z art. 106na ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zauważyć należy, że cytowane przepisy odnoszą się w większości do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (a w niewielkiej części również do faktur papierowych oraz elektronicznych). Zasadą jest zatem, że poprzez system KSeF będą wystawiane faktury VAT, a nie inne dokument funkcjonujące w obrocie księgowym.

W związku z powyższym faktura wewnętrzna (która nie jest przekazywana kontrahentowi) nie będzie wystawiana poprzez KSeF.

Przykład 1.

Pan Maciej prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zakupił środek trwały, od którego odliczył podatek naliczony. Następnie w drodze umowy darowizny przekazał ten środek trwały swojej małżonce do jej działalności gospodarczej. W jaki sposób powyższy przypadek należy udokumentować?

W opisanym przypadku po stronie pana Macieja powstanie obowiązek w podatku VAT na mocy art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Nie jest to czynność odpłatna, a zatem pan Maciej nie może jej udokumentować fakturą VAT. Nie jest możliwe w tym zakresie wystawienie e-faktury poprzez KSeF. Pan Maciej może wystawić fakturę wewnętrzną i przekazać ją małżonce w formie papierowej lub elektronicznej. Taki dokument wewnętrzny będzie podstawą do rozliczenia podatku VAT.

Na zakończenie należy wyraźnie podkreślić, że system KSeF służy wyłącznie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że dokumenty niespełniające kryterium faktury w rozumieniu ustawy o VAT nie mogą być wystawione w ramach KSeF.