Jaki jest okres przechowywania paragonów fiskalnych według przepisów?

 Paragon fiskalny to kluczowy dokument księgowy, który musi być archiwizowany przez ustawowo określony czas. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie przepisy regulują okres przechowywania paragonów fiskalnych i która ustawa – o rachunkowości czy Ordynacja podatkowa – jest w tym zakresie decydująca. Wyjaśniamy obowiązujące zasady.

Paragon fiskalny jako dokument księgowy

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi mieć numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców. Odbiorcami tymi są:

• osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz
• rolnicy ryczałtowi.

Zatem obowiązek stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących zależy od statusu podmiotu, który nabywa świadczenia od podatnika. Jeżeli usługę lub towar nabywa podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to podatnik nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Tym samym obowiązek ten nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz firm, przedsiębiorstw, organizacji.

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w Ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.

W tym miejscu wskażmy, że zgodnie z art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl postanowień art. 70 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Warto też dodać, że zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. 

Przykład 1.

Pan Karol w październiku 2020 roku dokonał sprzedaży towarów na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Sprzedaż została udokumentowana paragonami fiskalnymi. Po zakończeniu miesiąca mężczyzna dokonał wydruku miesięcznego raportu fiskalnego. Jak długo taki raport oraz paragony fiskalne powinny być przechowywane?

Termin płatności podatku VAT od sprzedaży dokonanej w październiku 2020 roku to 25 listopada 2020 roku. W konsekwencji zgodnie z art. 112 ustawy o VAT w zw. z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej wskazane dokumenty pan Karol powinien przechowywać do 31 grudnia 2025 roku.

Okres przechowywania paragonów fiskalnych w świetle ustawy o rachunkowości

Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości rachunkowość jednostki obejmuje gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Jak natomiast wynika z art. 10 ust. 1 pkt 4 tejże ustawy, jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. 

Obowiązek odpowiedniego przechowywania dokumentów obejmuje:

1. księgi rachunkowe,
2. dowody księgowe,
3. dokumenty inwentaryzacyjne,
4. roczne sprawozdania finansowe,
5. dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie zaś z art. 73 ust. 2 ww. ustawy, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

W myśl art. 74 ust. 1 ustawy zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu, o której mowa w art. 52 ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe. Natomiast w myśl art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy, przechowuje się co najmniej przez okres 5 lat. 

Jak wskazał WSA w Kielcach w wyroku z 25 marca 2021 roku (I SA/Ke 408/20), zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei art. 74 ustawy o rachunkowości jest przepisem prawa bilansowego i dotyczy prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wskazano w nim, że jednostka ma obowiązek przechowywać zbiory dokumentów przez okres co najmniej 5 lat. Z przepisu tego nie wynika natomiast, że żaden inny przepis szczególny nie może wprowadzić obowiązku przechowywania dokumentów przez okres dłuższy.

W rezultacie trzeba mieć na uwadze, że przepisy ustawy o rachunkowości określają jedynie formę i sposób przechowywania dowodów księgowych, a więc również paragonów fiskalnych. Natomiast okres przechowywania określa Ordynacja podatkowa oraz ustawa o podatku VAT, wskazując, że dokumenty te należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.