Obowiązujący przedsiębiorców limit płatności gotówką wynika bezpośrednio z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Regulacja ta nakłada na firmy obowiązek dokonywania rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego. W artykule wyjaśniamy, na czym polega ten limit i jakie są sankcje podatkowe za jego przekroczenie.
Limit płatności gotówką
Wspomniany wyżej art. 19 Prawa przedsiębiorców stanowi, że: dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Zgodnie z powyższym przepisem płatność za zakupione towary powinna być dokonana z rachunku bankowego przedsiębiorcy. Tylko wtedy taki wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnione będą pozostałe wymogi wskazane w Ustawie z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT).
Wpłacenie gotówki na rachunek bankowy dostawcy nie jest uznawane za dokonanie płatności z rachunku płatniczego. Innymi słowy, przekazanie gotówki na konto kontrahenta nie spełnia warunku płatności bezgotówkowej.
Wyłączenie z kosztów podatkowych płatności gotówkowych
Z punktu widzenia przepisów podatkowych art. 22p ustawy o PIT (oraz analogicznie art. 15d Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych) mówi, że wydatki nie mogą być zaliczone w koszty w tej części, w której zapłata została dokonana gotówką lub bez użycia rachunku bankowego.
Stosownie bowiem do art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT: podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Przy tym z art. 22p ust. 2 ustawy o PIT artykułu wynika, że: w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:
- zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
- w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody
– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.
Aby wyznaczyć zakres obowiązku wynikającego z art. 22p ust. 1 ustawy o PIT, najpierw należy wyjaśnić, co należy rozumieć przez „jednorazową wartość transakcji”. Termin ten oznacza ogólną (łączną) wartość wierzytelności (lub zobowiązań) określoną w umowie między przedsiębiorcami.
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 września 2024 roku (sygn. akt II FSK 1477/21) wskazał, że jednorazową transakcją może być umowa o współpracy, a nie poszczególne zamówienia składane na jej podstawie. Jedna umowa może obejmować płatności dokonywane etapami, nawet przez kilka lat. „Jednorazowa wartość transakcji” odnosi się do całkowitej wartości wartość zobowiązań wynikających z jednej umowy, a nie do pojedynczych wpłat lub przelewów realizowanych w jej ramach. W uzasadnieniu prawnym tego wyroku możemy przeczytać:
Poszczególne płatności stanowiące częściową realizację danej umowy należy przyporządkować do jednej transakcji, tj. do jednej i tej samej umowy w zakresie świadczenia usług budowlanych. Strony danej umowy ramowej dotyczącej świadczenia usług budowlanych nie zawierają innych umów, gdy realizują postanowienia owej umowy w określonym miejscu i czasie. Skoro zatem usługa budowlana świadczona była przez kilka tygodni lub miesięcy w tym samym budynku (obiekcie budowlanym), to znaczy, że ta usługa stanowiła realizację postanowień umowy ramowej. Skarżący nie przedstawił zaś dowodów i wiarygodnej argumentacji co do realizacji postanowień danej umowy ramowej poprzez zawarcie odrębnym umów dotyczących świadczenia konkretnych usług (oraz ich zakresu) mieszczących się w pojęciu „usługa budowlana”.
Przykład 1.
Pan Damian prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W październiku zakupił od swojego kontrahenta towar handlowy o wartości 20 000 zł i całość kwoty uregulował gotówką. W tym samym miesiącu nie poniósł żadnych innych wydatków.
Na gruncie podatku PIT taka sytuacja niesie określone konsekwencje. Zgodnie z art. 22p ust. 2 ustawy PIT pan Damian powinien w październiku rozpoznać przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej w wysokości 20 000 zł z uwagi na naruszenie normy wynikającej z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 000 zł, stosuje się w wyłączenie przewidziane w art. 22p ustawy o PIT, niezależnie od liczby płatności wynikających z tej transakcji.
Można zatem zauważyć, że przy każdej transakcji o wartości powyżej 15 000 zł obowiązkowe jest dokonywanie płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego. Jeżeli część lub całość płatności zostanie dokonana bez użycia rachunku, koszt związany z tą częścią płatności nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
Przepisy nie ograniczają wyłączenia jedynie do nadwyżki ponad 15 000 zł. Każda płatność, dokonana z pominięciem rachunku bankowego w ramach transakcji przekraczającej tę kwotę, nie spełnia warunku umożliwiającego jej zaliczenie do kosztów.
Podsumowując, należy pamiętać, że w przepisach podatkowych przewidziano sankcje za dokonanie płatności gotówkowych w sytuacji, gdy przepis wymaga rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorców.
