Krajowy System e-Faktur już obowiązuje. Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy mają obowiązek odbioru faktur ustrukturyzowanych przy pomocy systemu KSEF. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wszedł w życie od 1 lutego 2026 roku w przypadku dużych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 roku w przypadku pozostałych podatników (w wyjątkowych przypadkach podatnicy mogą odroczyć ten obowiązek do końca 2026 roku). O czym należy pamiętać w procesie jakim jest odbieranie faktur z KSEF? Na co zwrócić szczególną uwagę?
Czym jest KSEF?
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej służący przede wszystkim do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych.
Faktura ustrukturyzowana to elektroniczna faktura sprzedaży, która jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu elektronicznego Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego zgodnie ze wzorem (udostępnianym przez KSEF) dokumentu elektronicznego.
Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług Krajowy System e-Faktur służy do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania uprawnionych podmiotów do KSEF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z KSEF;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury udostępnionym przez KSEF;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur
Obowiązek stosowania KSEF wszedł w życie od 1 lutego 2026 roku w przypadku dużych podmiotów (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 000 000 zł).
Pozostali podatnicy mieli obowiązek stosować KSEF od 1 kwietnia 2026 roku.
Natomiast podatnicy, u których wartość miesięcznej sprzedaży w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku będzie w każdym z miesięcy ww. okresu niższa niż 10 000 zł brutto, będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2027 roku.
W tym miejscu należy jednak wspomnieć o istotnej kwestii.
Powyższy obowiązek stosowania KSEF odnosi się do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF.
Jak wskazuje art. 106ga i 106gb ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Co więcej, faktura ustrukturyzowana jest otrzymywana również przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Wystawianie i odbieranie odbywa się za pomocą oprogramowania interfejsowego.
Odbieranie faktur w KSeF?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF został uwidoczniony przez ustawodawcę. Brak jest jednak wzmianki, że ww. terminy dotyczą także odbierania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF.
Wniosek z tego taki, że obowiązek odbierania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF obowiązuje podatników czynnych i zwolnionych z VAT już od 1 lutego 2026 roku.
Nabywca ma obowiązek pobierać faktury ustrukturyzowane z systemu KSEF od 1 lutego 2026 roku i to bez akceptacji tego sposobu odbioru faktur.
KSeF a odbieranie faktur
Przedsiębiorca, który wystawia fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSEF, nie jest zobligowany to powiadamiania o tym fakcie nabywcy.
Nabywca otrzymuje fakturę w systemie KSEF i może pobrać tę fakturę.
Jeżeli przedsiębiorca wystawia fakturę ustrukturyzowaną w KSEF, wówczas system po otrzymaniu tej faktury od razu nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny – w tym momencie faktura jest już dostępna dla nabywcy w KSEF.
Warto wspomnieć, że w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSEF za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Odbiór faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF
Podatnik, który chce zobaczyć/pobrać fakturę ustrukturyzowaną z systemu KSEF, musi przede wszystkim zalogować się do tego systemu. Aby tego dokonać, musi najpierw uwierzytelnić się za pomocą podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, certyfikatu KSEF lub pieczęci elektronicznej w przypadku integracji systemu księgowego z KSEF.
Podatnicy zobowiązani do stosowania KSEF mogą odbierać faktury ustrukturyzowane z systemu KSEF poprzez:
- stosowany system księgowy – przedsiębiorca, którego system księgowy jest zintegrowany z KSEF, ma możliwość ręcznego albo automatycznego pobierania faktur ustrukturyzowanych z KSEF, ale oczywiście zarówno ta możliwość, jak i wykonanie pobrania faktur z KSEF zależą od indywidualnych cech każdego systemu księgowego;
- aplikację udostępnioną przez Resort Finansów;
- podmiot, który na ich rzecz prowadzi usługi księgowe (niezbędne jest nadanie uprawnień dla biura rachunkowego, aby mogło ono pobierać faktury ustrukturyzowane z KSEF).
Fakturę ustrukturyzowaną, czyli wystawioną przy pomocy KSEF, podatnik może wydrukować, ale może też zapisać na komputerze, tablecie, smartfonie. Może ją także pobrać w formacie PDF.
Jest jeszcze jedna kwestia, o której warto wspomnieć.
Kod QR a KSEF
Kod QR to kod kreskowy, za pomocą którego użytkownicy różnego rodzaju urządzeń, np. smartfonów, mogą odczytywać informacje w nim zawarte.
Kod QR na gruncie KSEF to znak graficzny, w którym zakodowana jest informacja w postaci unikalnego ciągu znaków. Postać graficzna kodu QR to dwuwymiarowy kwadrat graficzny zgodny z normą ISO/IEC 18004:2015.
Zgodnie z art. 106gb ustawy o VAT podatnik jest zobligowany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSEF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w przypadku:
- udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSEF, lub
- użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.
Co jeszcze?
Jeżeli sprzedawca przesyła nabywcy fakturę w formie ustrukturyzowanej, a więc nie jest możliwe naniesienie na nią kodu QR, wówczas sprzedawca przesyła nabywcy utworzony do tej faktury kod QR w formie odrębnego linku lub znaku graficznego i odrębnie od pliku kodu QR wysyła fakturę.
W przypadku gdy nabywca jest konsumentem albo podatnikiem niemającym działalności w Polsce (oraz stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce), podatnik jest obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku, poprzez:
- podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury, albo
- oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSEF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.
W taki sposób ww. nabywcy mogą odebrać fakturę ustrukturyzowaną, wystawioną przy pomocy KSEF.
Polecamy:
