Mechanizm podzielonej płatności a e-faktura w systemie KSeF

Wejście w życie regulacji dotyczących KSeF wprowadziło pewne zmiany w tym, jak realizowany będzie mechanizm podzielonej płatności. W poniższym artykule przedstawimy podstawowe zasady zapłaty podatku wykorzystujące mechanizm podzielonej płatności oraz wskażemy, od kiedy podatnicy mają obowiązek stosować nowe przepisy związane z e-fakturami i dokonywaniem płatności za towary i usługi.

Mechanizm podzielonej płatności - charakterystyka

Zgodnie z art. 108a ust. 1 ustawy o VAT należności wynikające z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności. W myśl zaś art. 108a ust. 1a ustawy przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.

Podatnik obowiązany do wystawienia faktury, oznaczonej adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, jest obowiązany do przyjęcia płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:

1. zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT;
2. zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.

Jak stanowi art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT, faktura powinna zawierać w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy – wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązek wystawiania faktur z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” będzie istnieć, jeżeli łącznie spełnione będą trzy warunki, tj. faktura:

• będzie wystawiana na kwotę należności ogółem (kwotę brutto) przekraczającą 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej;
• będzie dokumentować dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy;
• czynności będą dokonywane na rzecz podatnika.

Wprowadzony obowiązek zapłaty takiej faktury w mechanizmie podzielonej płatności nie jest uzależniony od tego, czy na fakturze zawarto takie oznaczenie. Zatem nawet jeżeli sprzedawca nie dopełnił obowiązku i nie oznaczył takiej faktury, nabywca ma obowiązek zapłaty kwoty należności za towary lub usługi z załącznika nr 15 w mechanizmie podzielonej płatności. Nabywca musi być zorientowany, co jest przedmiotem transakcji, ponieważ to nabywca inicjuje płatność i odpowiada za wybór jej formy. 

Nabywca nie może polegać więc wyłącznie na informacjach od sprzedawcy, który może chcieć uniknąć zapłacenia mu w podzielonej płatności, tylko musi samodzielnie analizować, jakie towary lub usługi nabył i czy wiążą się z tym dla niego określone obowiązki. Podkreślenia jednak wymaga, że obowiązek uregulowania należności w mechanizmie podzielonej płatności dotyczy wyłącznie kwoty należności z tytułu nabycia towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15.

Zmiany w zakresie zapłaty mechanizmem MPP w związku z przepisami KSeF

Nowelizacje przepisów dotyczących mechanizmu podzielonej płatności związane są z podawaniem numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej, która jest regulowana z zastosowaniem tego systemu.

Wskażmy zatem, że zgodnie z nowym brzmieniem art. 108a ust. 3 ustawy o VAT zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności dokonywana jest w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje:

1. kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
2. kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
3. numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność, a w przypadku faktury ustrukturyzowanej – numer identyfikujący tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
4. numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Zgodnie z art. 108a ust. 3a ustawy o VAT w przypadku wystawienia na rzecz podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc więcej niż jednej faktury zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć więcej niż jednej faktury.

Jak podaje art. 108a ust. 3b ustawy o VAT, w przypadku, o którym mowa w ust. 3a, komunikat przelewu, o którym mowa w ust. 3:

1. obejmuje wszystkie faktury wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc- w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane;
2. obejmuje dowolne faktury wystawione dla podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc – w przypadku faktur ustrukturyzowanych;
3. zawiera kwotę odpowiadającą sumie kwot podatku wykazanych w fakturach, o których mowa w pkt 1 i 1a.

Natomiast na mocy art. 108a ust. 3c ustawy o VAT w przypadku, o którym mowa w ust. 3a, w komunikacie przelewu, o którym mowa w ust. 3, w miejsce informacji, o której mowa w ust. 3 pkt 3, wpisuje się:

1. okres, za który dokonywana jest płatność – w przypadku płatności obejmującej faktury wystawione poza Krajowym Systemem e-Faktur,
2. identyfikator zbiorczy nadawany przez Krajowy System e-Faktur – w przypadku płatności obejmującej faktury ustrukturyzowane.

Przepisy dotyczące fakturowania poprzez KSeF nie wpłynęły na samą konstrukcję oraz zasady działania mechanizmu podzielonej płatności. Wprowadzono jedynie pewne modyfikacje, jeżeli chodzi o sposób oznaczania e-faktur, przy czym obowiązek ten odroczono do 2027 roku.