Działania sądów na każdym etapie są z reguły jawne, co daje obywatelom prawo do weryfikacji toczących się spraw. Przejawem tej zasady jest możliwość przeglądania dokumentacji sądowej, jednak nie każdy może z niej skorzystać w dowolnym momencie. Aby uzyskać dostęp do akt postępowania, należy wykazać interes prawny oraz spełnić określone wymagania formalne. W praktyce wiele osób nie wie, kto, kiedy i na jakich zasadach może weryfikować dokumenty krok po kroku. Wyjaśniamy zatem reguły obowiązujące w sprawach cywilnych i karnych, formy wglądu oraz najczęstsze problemy uczestników procesów.
Dostęp do akt postępowania a zasada jawności
Dostęp do akt postępowania sądowego jest jednym z podstawowych elementów prawa do obrony oraz prawa do rzetelnego procesu. Zarówno w postępowaniu cywilnym, jak i karnym możliwość zapoznania się z aktami pozwala stronom i innym uprawnionym osobom zrozumieć przebieg sprawy, poznać argumenty przeciwnika procesowego, treść wniosków dowodowych oraz postanowień i zarządzeń podejmowanych przez sąd w trakcie trwania sprawy.
Prawo dostępu do akt sprawy jest ściśle powiązane z zasadą jawności postępowania sądowego. Należy jednak pamiętać, że jawność ta ma swoje granice i nie zawsze oznacza pełny wgląd do akt. Ograniczenia mogą dotyczyć całości lub części dokumentacji zgromadzonej w sprawie lub określonych grup osób. Dostęp do akt postępowania w najszerszym zakresie przysługuje stronom postępowania.
Dostęp do akt postępowania w kpc
Zasada jawności działa inaczej w prawie cywilnym i prawie karnym. Kpc w tej kwestii jest mniej rygorystyczny i pozwala uczestnikom na więcej. Najważniejszym przepisem tutaj jest art. 9 § 1 kpc, który stanowi, że rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt.
Kto ma dostęp do akt postępowania?
W sprawach cywilnych prawo wglądu do akt przysługuje:
- stronom postępowania – powodowi i pozwanemu;
- uczestnikom postępowania – są to podmioty (osoba fizyczna, prawna, jednostka organizacyjna) biorący udział w procesie, ale niebędący stroną, tj. powodem lub pozwanym. Należą do nich m.in. interwenienci główni i uboczni, prokurator, organizacje społeczne, inspektor pracy, Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka;
- pełnomocnikom procesowym – jest to np. adwokat, radca prawny, doradca podatkowy.
Osoby, które nie są stronami i ich pełnomocnikami, mogą uzyskać dostęp do akt wyłącznie za zgodą przewodniczącego składu orzekającego, jeżeli wykażą swój interes prawny lub faktyczny.
Jaki jest zakres dostępu do akt postępowania?
Strony i uczestnicy postępowania oraz ich pełnomocnicy mają prawo:
- przeglądać akta sprawy, w tym wykonywać fotokopie (zdjęcia) aparatem lub smartfonem;
- sporządzać notatki;
- wykonywać odpisy i kopie dokumentów;
- otrzymywać uwierzytelnione odpisy z akt;
- otrzymać zapisy dźwięku albo obrazu i dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie.
Uprawnienia te obejmują całość akt, chyba że sąd wyłączy jawność określonych dokumentów (np. ze względu na ochronę danych osobowych lub tajemnic ustawowo chronionych).
Jak złożyć wniosek o wgląd do akt?
Wgląd do akt sprawy cywilnej wymaga złożenia wniosku. W różnych sądach może wyglądać to inaczej. Jednakże co do zasady, aby uzyskać dostęp do akt sprawy, należy wcześniej skontaktować się z biurem obsługi interesanta (BOI) danego sądu – można to zrobić telefonicznie lub osobiście. Lepiej jednak zamawiać akta z odpowiednim wyprzedzeniem. Ich przeglądanie w dzień zamówienia często może być niemożliwe (akta są albo w archiwum, albo u sędziego – wówczas ich „sprowadzenie” do czytelni sądu może potrwać kilka dni).
Czy potrzebny jest formalny wniosek? Tak, ale w większości sądów działa to w ten sposób, że w czasie przeglądania akt pracownik czytelni wydaje wniosek o dostęp do akt sprawy, który należy uzupełnić i zwrócić na sam koniec wizyty w czytelni (wraz z aktami). Wniosek ten następnie jest „akceptowany” przez sędziego.
Czy dostęp do akt jest odpłatny?
Samo przeglądanie akt w sądzie jest bezpłatne. Opłaty mogą pojawić się jednak w przypadku:
- sporządzania kserokopii lub skanów,
- wydania odpisów uwierzytelnionych,
- wydania akt w formie elektronicznej na nośniku.
Aktualnie na zasadzie art. 77 i nast. ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych opłatę od wniosku o wydanie:
- poświadczonego odpisu, wypisu lub wyciągu;
- odpisu orzeczenia ze stwierdzeniem prawomocności;
- odpisu orzeczenia ze stwierdzeniem wykonalności;
- zaświadczenia
– pobiera się w kwocie 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron wydanego dokumentu.
Dodatkowo od wniosku o wydanie na podstawie akt zapisu dźwięku albo obrazu i dźwięku z przebiegu posiedzenia pobiera się opłatę w kwocie 20 zł za każdy wydany informatyczny nośnik danych (np. płytę CD, DVD).
W przypadku zwykłych kserokopii pobiera się w opłatę kwocie 20 zł za każde rozpoczęte 20 stron wydanej kopii.
Dostęp do akt w postępowaniu karnym
Postępowanie karne charakteryzuje się nieco większymi ograniczeniami w zakresie dostępu do akt, zwłaszcza dla podmiotów niebędących stronami, tj. oskarżonymi. Wynika to z konieczności ochrony dobra postępowania oraz interesu pokrzywdzonych.
Kto ma prawo dostępu do akt postępowania karnego?
Zaznaczamy, że mówimy tutaj wyłącznie o postępowaniu sądowym, w którym mamy już wytypowanego oskarżonego (tj. został mu przedstawiony akt oskarżenia). Omawiana kwestia wygląda nieco inaczej w postępowaniu przygotowawczym, które jest prowadzone przez prokuraturę.
Prawo wglądu do akt w sprawie karnej przysługuje:
- oskarżonemu,
- obrońcy,
- pokrzywdzonemu,
- pełnomocnikowi pokrzywdzonego,
- oskarżycielowi posiłkowemu i prywatnemu.
Inne podmioty (np. przedstawiciel społeczny czy dziennikarz śledczy) mogą uzyskać dostęp wyłącznie za zgodą sądu.
Jaki jest zakres dostępu do akt postępowania?
Tak jak w postępowaniu cywilnym, tak i tutaj strony oraz ich obrońcy lub pełnomocnicy mają prawo:
- przeglądać akta sprawy;
- sporządzać notatki;
- wykonywać odpisy i kopie dokumentów;
- otrzymywać uwierzytelnione odpisy z akt;
- otrzymać zapisy dźwięku albo obrazu i dźwięku, chyba że protokół został sporządzony wyłącznie pisemnie.
Co z opłatami?
Tutaj również jest analogicznie jak w kpc – przeglądanie akt w sądzie jest bezpłatne. Opłaty są naliczane w przypadku sporządzania kserokopii, wydania odpisów uwierzytelnionych oraz wydania akt w formie elektronicznej na nośniku. Różnicę widzimy jednak w stawkach.
Jak czytamy w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości opłaty za wydanie kopii dokumentów oraz uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, pobiera się opłaty w wysokości 1 zł za stronę kserokopii, 6 zł za stronę uwierzytelnionego odpisu oraz 6 zł za informatyczny nośnik danych (np. płytę CD, DVD).
Odejście od zasady jawności
Prawo stron i ich pełnomocników do dostępu do akt sprawy może być ograniczone wyłącznie w celu ochrony informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”. Ograniczenia te polegają na stosowaniu szczególnych rygorów przeglądania akt i sporządzania kopii, określonych przez prezesa sądu lub sąd, ale nie mogą prowadzić do całkowitego pozbawienia dostępu. W takich sytuacjach nie wydaje się uwierzytelnionych odpisów ani kopii dokumentów w zakresie objętym tajnością. Ochrona informacji niejawnych uzasadnia także dalsze ograniczenia jawności postępowania, m.in. doręczanie stronom wyłącznie sentencji orzeczeń bez uzasadnień czy niedołączanie pism procesowych strony przeciwnej. Jednocześnie dokumenty objęte tajnością, w tym uzasadnienie aktu oskarżenia, pozostają dostępne dla uprawnionych stron w kontrolowanej formie, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania karnego.
Możliwy jest również dostęp do akt online
Dostęp do akt postępowania, zarówno cywilnego, jak i karnego, możliwy jest także w formie zdalnej, za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych. Należy jednak podkreślić, że dostęp ten co do zasady nie obejmuje pełnych akt sprawy w rozumieniu tradycyjnym, lecz ma charakter informacyjny i selektywny.
Portal umożliwia zapoznanie się z kluczowymi elementami przebiegu postępowania, w szczególności z aktualnym stanem sprawy, treścią wydanych orzeczeń wraz z uzasadnieniami, protokołami rozpraw oraz zarządzeniami sądu. W przypadku sporządzania e-protokołów system pozwala również na odsłuch nagrań z przebiegu rozprawy. Ponadto portal zapewnia dostęp do informacji o podejmowanych w sprawie czynnościach procesowych, w tym do zawiadomień o wyznaczonych terminach posiedzeń i rozpraw, co znacząco ułatwia bieżące monitorowanie toku postępowania bez konieczności osobistego stawiennictwa w sądzie.
Polecamy:
