Przedmiotem naszego dzisiejszego artykułu jest kwestia dopuszczalności zapłaty gotówką w przypadku faktur ustrukturyzowanych, czyli tzw. e-faktur. Od 1 lutego 2026 roku KSeF stał się obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorców. W związku z tym warto zastanowić się, czy zmianie uległy regulacje co do sposobu regulowania należności.
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych oraz ich oznaczanie w świetle nowych regulacji
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą przy pomocy interfejsu elektronicznego. Zgodnie z regulacjami, które zaczęły obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Ponadto faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Nowe przepisy nie wprowadziły istotnych zmian, jeżeli chodzi o elementy konstrukcyjne faktur i oznaczenia, jakie tam powinny się znajdować w zakresie e-faktur, jednakże warto zwrócić uwagę na nowy obowiązek podania przy płatności za faktury numeru identyfikującego je w Krajowym Systemie e-Faktur. Otóż zgodnie z art. 108g ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
Wprowadzono zatem ustawowy obowiązek podawania w tytule przelewu płatności za faktury numeru identyfikującego e-fakturę w systemie KSeF. Status podatnika, na którego rzecz dokonywana jest płatność, dotyczący jego zarejestrowania jako podatnika VAT czynnego, jest ustalany na podstawie wykazu, o którym mowa w art. 96b ust. 1, na dzień dokonywania płatności za faktury (tzw. biała lista podatników VAT).
Wymóg oznaczania płatności numerem KSeF stanie się obligatoryjny dla transakcji realizowanych od 1 stycznia 2027 r. Niemniej jednak podatnicy mogą dobrowolnie stosować tę metodę już w roku 2026.
Obowiązkowy KSeF a zapłata gotówką za e-fakturę
Pomimo wprowadzenia obowiązku określonego w art. 108g ustawy o VAT, w żaden sposób nie ulegnie zmianie przepis stanowiący o sposobie regulowania należności pomiędzy przedsiębiorcami. Chodzi o treść art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Przepis ten podaje, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Treść ww. przepisu nie uległa zmianie w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF. Ponadto warto też podkreślić, że reguła określająca, że płatność ma mieć miejsce za pośrednictwem rachunku płatniczego przy transakcji przekraczającej 15 000 zł, nie odwołuje się w żaden sposób do formy dokumentowania transakcji. Nie ma zatem znaczenia, czy transakcja jest potwierdzona fakturą papierową, elektroniczną, czy też ustrukturyzowaną.
W konsekwencji w sytuacji, gdy wartość transakcji udokumentowanej e-fakturą będzie niższa niż 15 000 zł, nie będzie obowiązku stosowania polecenia przelewu. Nie ma obowiązku opłacania przelewem bankowym każdej transakcji udokumentowanej e-fakturą.
Sankcje podatkowe za płatności gotówkowe
Utrzymane w mocy i w tym samym brzmieniu są regulacje odpowiadające za określenie sankcji podatkowych nakładanych na podatników naruszających normę określoną w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT (odpowiednio art. 15d ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT) podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
Natomiast w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji została dokonana z naruszeniem obowiązku płatności, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:
- zmniejszają koszty uzyskania przychodów, albo
- w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody
– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.
Powyższe prowadzi do wniosku, że w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego. Natomiast w przypadku transakcji odnoszącej się do kosztu zaliczonego uprzednio do kosztów uzyskania przychodów ustanowiono obowiązek zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów) w miesiącu dokonania płatności z pominięciem rachunku płatniczego.
Przykład 1.
Pan Adrian otrzymał od swojego kontrahenta e-fakturę za usługę na kwotę 20 000 zł. W kwietniu mężczyzna ujął całą wartość e-faktury w kosztach. Natomiast w maju zapłacił za e-fakturę gotówką. Wysokość ogółu kosztów w maju to 14 000 zł. Na jakie sankcje podatkowe naraził się pan Adrian, dokonując płatności z pominięciem rachunku bankowego?
W tym przypadku zastosowanie znajdzie art. 22p ustawy o PIT. Oznacza to, że w maju pan Adrian powinien skorygować koszt o 14 000 zł (in minus) i jednocześnie wykazać przychód w kwocie 6000 zł.
Podsumowując, wskażmy, że system e-faktur nie wprowadza obowiązku dokonywania płatności w formie przelewu bankowego. Uwzględniając treść art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, nadal możliwe będzie płacenie gotówką należności poniżej 15 000 zł bez ryzyka narażania się na sankcje podatkowe.
Polecamy:
