Jak nadać pracownikowi uprawnienia do KSeF?

Uprawnienia do KSeF mogą zostać scedowane na pracownika. W takim zakresie może on wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane w imieniu podatnika (pracodawcy). W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej przepisom rozporządzenia, które regulują tę kwestię.

Rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF

Nasza analiza będzie się opierać o przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z § 3 ust. 1 tego aktu uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

1. nadawania raz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych i faktur wystawianych w trybie offline24, trybie awaryjnym oraz trybie niedostępności;
3. wystawiania faktur w ramach samofakturowania;
4. wystawiania faktur VAT RR i faktur RR KOREKTA przy użyciu KSeF.

Powyższe uprawnienia przysługują nie tylko podatnikowi, ale mogą też przysługiwać osobie fizycznej wskazanej przez podatnika. Taką osobą fizyczną może być pracownik podatnika.

Z treści rozporządzenia wynika, że mamy do czynienia z modelami uprawnień: standardowym, samofakturowania oraz dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz grup VAT. Przedmiotem naszych dalszych rozważań będzie model standardowy.

Uprawnienia do KSeF dla pracownika - zasady nadania

Sama procedura nadawania uprawnień może mieć formę elektroniczną lub papierową.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego po weryfikacji posiadanych uprawnień. 

Zgodnie zaś z § 5 ust. 1 rozporządzenia w przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się (np. z uwagi na brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego) nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W takim przypadku do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być uprawniona 1 osoba fizyczna.

W obu wariantach (zarówno elektronicznym, jak i papierowym) nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie;
2) danych kontaktowe podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie:

• adresu poczty elektronicznej (obowiązkowo),
• numeru telefonu tego podatnika lub podmiotu (nieobowiązkowo);

3) w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:

• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numer PESEL osoby fizycznej, a w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL - datę urodzenia osoby fizycznej,
• imienia i nazwiska osoby fizycznej,
• numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania - w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
• danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 - w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,
• danych kontaktowych osoby fizycznej:

- adresu poczty elektronicznej (obowiązkowo),
- numeru telefonu (nieobowiązkowo);

4) miejsca i celu składania zawiadomienia;
5) podpisu podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawienie, lub podmiotu reprezentującego.

Nadawanie uprawnień pracownikom w wyjaśnieniach MF

Ministerstwo Finansów udzieliło wyjaśnień na najważniejsze kwestie związane z udostępnieniem uprawnień dla pracowników.

Ministerstwo wyjaśniało, że 1 osoba może otrzymać pełen zakres uprawnień. W zależności od zakresu realizowanych zadań dopuszczalne jest również rozdzielenie uprawnień na kilka osób. Tym samym część osób może otrzymać uprawnienie tylko do dostępu do faktur. Inna grupa może mieć dodatkowo możliwość wystawiania faktur. Jeszcze inna może mieć również prawo do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień. 

Aby uprawniony przez pracodawcę pracownik mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane, nie jest konieczne założenie przez niego konta w KSeF. Wyznaczony pracownik uprawniony będzie do wystawiania faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie.

Aby uprawnienia zaczęły działać, muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności weryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy wprowadza zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego. W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

W świetle powyższego pracownik może – w ramach standardowych uprawnień bezpośrednich – mieć następujące możliwości:

• może wystawiać e-faktury,
• może mieć dostęp do e-faktur,
• może mieć możliwość nadawania dalszych uprawnień.

Naturalnie możliwe jest też, aby pracownik posiadał tylko jedno z ww. uprawnień np. tylko dostęp do e-faktur. Ponadto możliwy jest też wariant mieszany, w którym część pracowników ma np. prawo do wystawiania e-faktur, natomiast część ma tylko dostęp do e-faktur. Co więcej, pracownik może mieć uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień kolejnym pracownikom.

Jak wynika z przedstawionych przepisów oraz dostępnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów, zakres uprawnień standardowych nadawanych pracownikowi podatnika może mieć zakres wąski bądź szeroki. Samo nadanie uprawnień odbywa się albo w formie elektronicznej, albo poprzez przesłanie informacji ZAW-FA („ZAWIADOMIENIE O NADANIU LUB ODEBRANIU UPRAWNIEŃ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR”).