Uprawnienie do korzystania z systemu KSeF może zostać scedowane na pracownika. W takim zakresie może on wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane w imieniu podatnika (pracodawcy). W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej przepisom rozporządzenia, które regulują kwestię uprawnienia do KSeF.
Uprawnienia do KSeF - rodzaje
Nasza analiza będzie się opierać o przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z § 2 ust. 1 tego aktu uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- wystawiania faktur w ramach samofakturowania.
Powyższe uprawnienia przysługują nie tylko podatnikowi, ale mogą też przysługiwać osobie fizycznej wskazanej przez podatnika. Taką osobą fizyczną może być pracownik podatnika.
Z treści rozporządzenia wynika, że mamy do czynienia z trzema modelami uprawnień: standardowym, samofakturowania oraz dla JST. Przedmiotem naszych dalszych rozważań będzie model standardowy.
- uprawnienia bezpośrednie – np. zatrudnionemu pracownikowi,
- uprawnienia pośrednie – innemu podmiotowi np. dla pracownika biura rachunkowego.
Nadawanie uprawnień do KSeF pracownikowi
Sama procedura nadawania uprawnień może mieć formę elektroniczną lub papierową.
Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego po weryfikacji posiadanych uprawnień.
Zgodnie zaś z § 4 ust. 1 rozporządzenia w przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się (np. z uwagi na brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego) nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-FA o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W takim przypadku do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być uprawniona 1 osoba fizyczna.
W obu wariantach (zarówno elektronicznym, jak i papierowym) nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:
numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
- imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
- daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
- numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
- danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL;
rodzaju uprawnienia;
informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT.
Nadawanie uprawnień pracownikom w wyjaśnieniach MF
Ministerstwo Finansów opracowało wyjaśnienia, które mają odpowiedzieć na najważniejsze kwestie związane z udostępnieniem uprawnień dla pracowników (https://www.podatki.gov.pl/ksef/uprawnienia-ksef/standardowy-model-uprawnien-ksef/).
Możemy tam przeczytać, że 1 osoba może otrzymać pełen zakres uprawnień. W zależności od zakresu realizowanych zadań dopuszczalne jest również rozdzielenie uprawnień na kilka osób. Tym samym część osób może otrzymać uprawnienie tylko do dostępu do faktur. Inna grupa może mieć dodatkowo możliwość wystawiania faktur. Jeszcze inna może mieć również prawo do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień.
Aby uprawniony przez pracodawcę pracownik mógł wystawiać faktury ustrukturyzowane, nie jest konieczne założenie przez niego konta w KSeF. Wyznaczony pracownik uprawniony będzie do wystawiania faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie.
Aby uprawnienia zaczęły działać, muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.
Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności weryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.
W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego. W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.
W świetle powyższego pracownik może – w ramach standardowych uprawnień bezpośrednich – mieć następujące możliwości:
- może wystawiać e-faktury,
- może mieć dostęp do e-faktur,
- może mieć możliwość nadawania dalszych uprawnień.
Naturalnie możliwe jest też, aby pracownik posiadał tylko jedno z ww. uprawnień np. tylko dostęp do e-faktur. Ponadto możliwy jest też wariant mieszany, w którym część pracowników ma np. prawo do wystawiania e-faktur, natomiast część ma tylko dostęp do e-faktur. Co więcej, pracownik może mieć uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień kolejnym pracownikom.
Jak wynika z przedstawionych przepisów oraz dostępnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów, zakres uprawnień standardowych nadawanych pracownikowi podatnika może mieć zakres wąski bądź szeroki. Samo nadanie uprawnień odbywa się albo w formie elektronicznej, albo poprzez przesłanie informacji ZAW-FA („ZAWIADOMIENIE O NADANIU LUB ODEBRANIU UPRAWNIEŃ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR”).
