KSeF dla podatników zwolnionych z VAT - jakie obowiązują zasady?

Zbliżający się termin rozpoczęcia obowiązywania obowiązkowego systemu KSeF rodzi coraz więcej wątpliwości oraz pytań wśród podatników. Jednym z ważnych problemów, który należy wyjaśnić, jest pytanie czy konieczne jest wystawianie faktur poprzez KSeF dla podatników zwolnionych z VAT? Tematyka ta będzie przedmiotem naszej analizy.

Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar

Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF dla podatników zwolnionych z VAT

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Tak skonstruowany przepis oznacza, że konieczne jest odniesienie się do definicji podatnika.

Otóż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W myśl zaś art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Podatnikiem jest zatem każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą niezależnie od jego statusu w zakresie obowiązku rozliczenia podatku VAT. Dalej wskażmy, że ustawa VAT określa też przypadki, w których nie powstaje obowiązek posługiwania się KSeF przy wystawianiu faktur. Otóż zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy VAT obowiązek nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych (np. VAT IOSS w zakresie SOTI);
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s np. usługi przejazdu autostradami płatnymi oraz usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych.
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

W powyższych przypadkach podatnik wystawia faktury elektroniczne lub faktury papierowe, jednakże należy zwrócić uwagę, że zaprezentowany katalog nie odnosi się do faktur wystawionych przez podatników zwolnionych z VAT.

W rezultacie obowiązek wystawienia e-faktur dotyczy podatników, czyli zarówno podatników zarejestrowanych jako podatnicy czynni VAT, jak i podatników zwolnionych od podatku VAT na podstawie art. 43, art. 82 czy art. 113 ustawy VAT.

Przykład 1.

Pan Józef wynajmuje swoje prywatne mieszkanie spółce na cele firmowe. W zakresie wynajmu stanowiącego odpłatne świadczenie usług korzysta ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT. Jakie obowiązki będzie miał w zakresie wystawiania e-faktur?

Pan Józef korzysta ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ustawy VAT. To oznacza, że obowiązek wystawiania e-faktur powstanie dopiero od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca marca 2026 roku może on wystawiać na rzecz firmy faktury papierowe lub faktury elektroniczne.

Warto zwrócić uwagę, że inaczej kształtować się będzie obowiązek, w sytuacji gdyby podatnik korzystał ze zwolnienia przedmiotowego.

Przykład 2.

Pan Józef wynajmuje swoje prywatne mieszkanie na długoterminowe cele mieszkaniowe (wynajmuje je osoba prywatna). W tym zakresie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT. Jakie obowiązki będzie miał w zakresie wystawiania e-faktur?

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT zwalnia się od podatku usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania na własny rachunek nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości. Co jednak istotne, usługa jest świadczona na rzecz osoby prywatnej. Jak wynika z treści art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT, obowiązek wystawienia e-faktury nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. 

KSeF dla podatników zwolnionych z VAT a kasa fiskalna

Dla podatników zwolnionych z VAT wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 kwietnia 2026 roku nie oznacza rezygnacji z dotychczasowych obowiązków związanych z kasami fiskalnymi. System e-fakturowania obejmuje bowiem wyłącznie dokumentowanie transakcji fakturami ustrukturyzowanymi, a nie ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz konsumentów. O ile więc podatnik zwolniony z VAT będzie miał obowiązek wystawiać e-faktury w KSeF przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców, o tyle w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nadal konieczne pozostanie stosowanie kasy fiskalnej.

Zgodnie z niezmienionym art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W sytuacji, gdy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zażąda wystawienia faktury (na mocy art. 106b ust. 3 ustawy VAT ma prawo złożyć takie żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty), dostawca towarów lub usług zwolniony z VAT wystawi fakturę papierową lub elektroniczną.

Jak wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma.pl?

Wystawianie faktury w systemie wFirma.pl jest bardzo intuicyjne i nie wymaga skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorcy. Aby włączyć integrację z KSeF należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki: USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY i wybrać opcję WŁĄCZ INTEGRACJE. 

Aby wystawić fakturę należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ i uzupełnić wymagane dane. Następnie należy wybrać opcję ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF.

Po pozytywnej wysyłce faktury do KSeF (czyli po przetworzeniu jej w KSeF) faktura będzie uznana za wystawioną i zostanie jej nadany systemowy numer KSeF. Dodatkowo, faktura będzie dostępna w KSeF po stronie nabywcy. Taką fakturę nabywca będzie mógł pobrać z KSeF i zaimportować do systemu księgowego.