Zbliżający się termin rozpoczęcia obowiązywania obowiązkowego systemu KSeF rodzi coraz więcej wątpliwości oraz pytań wśród podatników. Jednym z ważnych problemów, który należy wyjaśnić, jest pytanie czy konieczne jest wystawianie faktur poprzez KSeF dla podatników zwolnionych z VAT? Tematyka ta będzie przedmiotem naszej analizy.
Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF dla podatników zwolnionych z VAT
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT – w brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2024 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Tak skonstruowany przepis oznacza, że konieczne jest odniesienie się do definicji podatnika.
Otóż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. W myśl zaś art. 15 ust. 2 ustawy działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Podatnikiem jest zatem każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą niezależnie od jego statusu w zakresie obowiązku rozliczenia podatku VAT. Dalej wskażmy, że ustawa VAT określa też przypadki, w których nie powstaje obowiązek posługiwania się KSeF przy wystawianiu faktur. Otóż zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy VAT obowiązek nie dotyczy wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych (np. VAT IOSS w zakresie SOTI);
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s np. usługi przejazdu autostradami płatnymi oraz usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych.
W powyższych przypadkach podatnik wystawia faktury elektroniczne lub faktury papierowe, jednakże należy zwrócić uwagę, że zaprezentowany katalog nie odnosi się do faktur wystawionych przez podatników zwolnionych z VAT.
W rezultacie obowiązek wystawienia e-faktur dotyczy podatników, czyli zarówno podatników zarejestrowanych jako podatnicy czynni VAT, jak i podatników zwolnionych od podatku VAT na podstawie art. 43, art. 82 czy art. 113 ustawy VAT.
KSeF dla podatników zwolnionych z VAT a przepisy przejściowe dotyczące podatników zwolnionych z VAT
Jednocześnie należy zauważyć, że zgodnie z art. 145l ust. 1 pkt 1 ustawy VAT w okresie od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
W rezultacie dla podatników zwolnionych od podatku VAT system KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 roku. Natomiast w okresie przejściowym, tj. od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku, podatnicy zwolnieni z VAT mogą korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności.
Jeżeli natomiast podatnicy zwolnieni z VAT nie zdecydują się na fakultatywny KSeF, to w okresie przejściowym będą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne. W tym zakresie wskażmy, że zgodnie z art. 106gc ustawy VAT w przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur elektronicznych mogą zostać podane tylko raz, jeżeli dla każdej faktury elektronicznej są dostępne wszystkie te dane. Natomiast faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Przykład 1.
Pan Józef wynajmuje swoje prywatne mieszkanie spółce na cele firmowe. W zakresie wynajmu stanowiącego odpłatne świadczenie usług korzysta ze zwolnienia podmiotowego od podatku VAT. Jakie obowiązki będzie miał w zakresie wystawiania e-faktur?
Pan Józef korzysta ze zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ustawy VAT. To oznacza, że obowiązek wystawiania e-faktur powstanie dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Do końca 2024 roku może on wystawiać na rzecz firmy faktury papierowe lub faktury elektroniczne.
Warto zwrócić uwagę, że inaczej kształtować się będzie obowiązek, w sytuacji gdyby podatnik korzystał ze zwolnienia przedmiotowego.
Przykład 2.
Pan Józef wynajmuje swoje prywatne mieszkanie na długoterminowe cele mieszkaniowe. W tym zakresie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego określonego w art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT. Jakie obowiązki będzie miał w zakresie wystawiania e-faktur?
Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy VAT zwalnia się od podatku usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania na własny rachunek nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości. Co jednak istotne, usługa jest świadczona na rzecz osoby prywatnej. Jak wynika z treści art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT, obowiązek wystawienia e-faktury nie dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
W powyższym przypadku podatnik powinien sięgnąć do przepisów stanowiących o ewidencjonowaniu sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej oraz wystawiania paragonów dokumentujących sprzedaż. Przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF nie znoszą obowiązków w zakresie posiadania i stosowania kas fiskalnych. Zgodnie z niezmienionym art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
W sytuacji, gdy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej zażąda wystawienia faktury (na mocy art. 106b ust. 3 ustawy VAT ma prawo złożyć takie żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty), dostawca towarów lub usług zwolniony z VAT wystawi fakturę papierową lub elektroniczną.
Reasumując powyższe, należy podkreślić, że podatnicy zwolnieni z VAT nie zostali wykluczeni ze stosowania systemu KSeF. Różnica w stosunku do podatników czynnych polega jedynie na przesunięciu w czasie obowiązku stosowania KSeF. Dla podatników zwolnionych e-faktury będą obligatoryjne od 1 stycznia 2025 roku.
