Informacja o okresie przechowywania akt jest wydawana po zakończonym stosunku pracy równolegle ze świadectwem pracy. Czy wydanie tej informacji jest obowiązkowe? W artykule szczegóły!
Obowiązki pracodawcy 2024
Według przepisów Kodeksu pracy pracodawca ma następujące obowiązki względem swoich pracowników:
- obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
- obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;
- obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
- obowiązek przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
- obowiązek zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;
- obowiązek prowadzenia systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- obowiązek terminowego i prawidłowego wypłacania pracownikom należnego im wynagrodzenia za pracę;
- obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
- obowiązek stwarzania pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;
- obowiązek zaspokajania w miarę posiadanych środków socjalnych potrzeb pracowników;
- obowiązek stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
- obowiązek prowadzenia i przechowywania w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników;
- obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- obowiązek wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego.
Jeszcze niedawno, w chwili kiedy dochodziło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca miał obowiązek wydać pracownikowi wyłącznie świadectwo pracy. Co do zasady należy to zrobić w ostatnim dniu pracy, a gdyby z różnych przyczyn wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie było możliwe, wówczas pracodawca musi je wydać w ciągu 7 dni lub przesłać je byłemu pracownikowi przesyłką pocztową.
Zmiany dotyczące okresów przechowywania akt
Na skutek nowelizacji przepisów Kodeksu pracy obowiązującej od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje.
Wprowadzenie tej regulacji wynika ze zmian przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Do 2019 roku okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 roku doszło do zmiany okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej.
I tak w wypadku pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat.
Okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku, ustala się go bowiem na podstawie starych przepisów. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS-u oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. W tej sytuacji okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny.
W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a należy ją przechowywać 50 lat.
Komu wydawana jest informacja o okresie przechowywania akt?
- informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- informacji o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym przez pracodawcę okresie.
W informacji przekazywanej pracownikowi należy dokładnie określić termin, do kiedy przechowywane są dokumenty pracownicze, gdyż ma to znaczenie dla ustalenia okresu, kiedy pracownik będzie mógł zgłosić się po odbiór swojej dokumentacji pracowniczej.
Prawo odbioru dokumentacji pracowniczej należy liczyć od upływu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma na to miesiąc. W informacji mu przekazywanej należy dokładnie wskazać ten termin.
Pracodawca powinien również poinformować pracownika, że w przypadku, kiedy ten nie odbierze dokumentacji pracowniczej po zakończeniu okresu jej przechowywania, pracodawca po upływie wskazanego czasu w informacji wydawanej pracownikowi dokona zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób trwały, uniemożliwiający jej odtworzenie.
Powyższe informacje, które pracodawca jest obowiązany przekazać pracownikowi, powinny być zindywidualizowane i konkretne.
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Społecznej obowiązki informacyjne dotyczą wyłącznie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 2018 roku. Dlatego też wydanie informacji do świadectwa nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku, co wynika z art. 7 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Przykład 1.
Pani Anna została zatrudniona 2 stycznia 2023 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2023 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć jej umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2023 roku. Pracodawca, wydając pani Annie świadectwo pracy, przekazał jej informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej. Przechowywać on będzie jej akta osobowe i dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, tj. od 1 stycznia 2024 roku. Tym samym dokumentacja pracownicza pani Anny będzie przechowywana do 31 grudnia 2033 roku. Będzie ona mogła ją odebrać od byłego pracodawcy w okresie od 1 stycznia 2034 roku do 31 stycznia 2034 roku. Taką też informację od niego otrzymała.
Przykład 2.
Pani Anna zostaje zatrudniona 2 stycznia 2017 roku na podstawie umowy o pracę na czas określony do 30 czerwca 2020 roku. Pracodawca nie zdecydował się przedłużyć umowy na dalszy okres, dlatego stosunek pracy wygasł 30 czerwca 2020 roku. Wydając pani Annie świadectwo pracy, nie miał obowiązku przekazywać jej informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, informacji o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej.
Informacja o okresie przechowywania dokumentacji i terminie jej odbioru może mieć postać papierową lub elektroniczną.
Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o prawie i terminie jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentacji pracowniczej powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze świadectwem. Nie ma możliwości wskazania tych informacji w treści świadectwa pracy, gdyż przepisy aktów prawnych i aktów wykonawczych wskazują szczegółowo elementy, jakie znajdują się w tym dokumencie.
Przykładowa informacja:
Miejscowość, data
Dane pracodawcy
Dane pracownika
INFORMACJA O OBOWIĄZKACH PRACODAWCY DOTYCZĄCYCH PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ ORAZ PRAWACH PRACOWNIKA Z TYM ZWIĄZANYCH
Na podstawie art. 946 Kodeksu pracy informuję, że:
Okres przechowywania Pana/Pani dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, tj. do dnia ...................
Po upływie wyżej wskazanego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przysługuje Panu/Pani prawo odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po tej dacie, tj. od .................... do ....................
W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym okresie Pana/Pani dokumentacja pracownicza zostanie zniszczona w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.
Podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, lub osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy
Wydanie kopii dokumentacji pracowniczej
Ponadto wskazać należy na uprawnienie pracownika do żądania wydania mu kopii całości lub części zgromadzonej dokumentacji pracowniczej, które można zgłosić zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i przy jego zakończeniu. Uprawnienie to pozwala uzyskać dokumentację pracowniczą przed terminem uprawniającym pracownika do jej odbioru przed zniszczeniem.
W takiej sytuacji wydanie dokumentacji prowadzonej w formie papierowej musi polegać na sporządzeniu jej kopii opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. W przypadku prowadzenia przez pracodawcę elektronicznej dokumentacji pracownikowi winno zostać odwzorowanie cyfrowe zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Pracodawca musi wydać pracownikowi kopię dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku w tej sprawie. Wniosek o wydanie kopii dokumentów przechowuje się odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika.
Informacja o okresie przechowywania akt w systemie wFirma
System pozwala wygenerować odpowiednią informacje wraz ze świadectwem pracy. W tym celu należy przejść do zakładki KADRY » UMOWY, następnie należy zaznaczyć umowę oraz z opcji DRUKUJ wybrać Świadectwo pracy.
W celu wygenerowania wraz ze świadectwem pracy informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej należy zaznaczyć pole DRUKUJ INFORMACJĘ DO ŚWIADECTWA PRACY.
Dzięki temu zostanie wygenerowany odpowiedni dokument.
