Jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy? (cz. 2)

Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem związanym ze stosunkiem pracy, ponieważ dotyczy jego zakończenia. Informacje w nim zawarte podsumowują okres zatrudnienia pracownika i są istotne zarówno dla przyszłych pracodawców, jak i dla samego pracownika. W związku z tym elementy, które powinny być zawarte w świadectwie, są bardzo szczegółowo opisane w rozporządzeniu w sprawie świadectwa pracy.

Obowiązkowe informacje zawierane w świadectwie pracy

Wzór i wytyczne dotyczące treści świadectwa pracy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 sierpnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1709) zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Świadectwo pracy jest jedynym obligatoryjnym dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia, ważnym nie tylko ze względu na zawarte informacje, ale przede wszystkim niezbędnym do ustalenia wielu uprawnień pracowniczych.

Informacje zawierane w świadectwie pracy wskazane w Kodeksie pracy

Przepisy Kodeksu pracy określają podstawowe treści, jakie zawiera się w świadectwie pracy. Są to informacje dotyczące:

• okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
• zajmowanych stanowisk,
• trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
• innych informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym,

Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek umieszczenia w świadectwie pracy informacji o:

• wysokości i składnikach wynagrodzenia,
• uzyskanych kwalifikacjach.

Informacje zawierane w świadectwie pracy wskazane w rozporządzeniu

Oprócz wyżej wymienionych obowiązkowych elementów, które powinno zawierać świadectwo pracy, rozporządzenie dookreśla wzór świadectwa pracy stanowiący załącznik do rozporządzenia oraz mówi, które informacje należy wskazać w ramach “innych informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień”, a dotyczą one:

• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
• podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowa za wypowiedzeniem - wskazania strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia,
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy,
• urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,  
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia,
• okresu, w którym wykonywana była praca tymczasowa w trakcie zatrudnienia,
• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy (obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie urlopu wychowawczego),
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (2 dni urlopu na sprawowanie opieki nad dzieckiem),
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy (liczba dni niezdolności do pracy),
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,

Jak już zostało wspomniane do rozporządzenia dołączony jest załącznik wzoru świadectwa pracy, który zawiera wszystkie obowiązkowe informacje zawarte w świadectwie pracy.

W przypadku, gdy wydane świadectwo będzie zawierało błędy, pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W sytuacji, gdy pracodawca odmówi sprostowania świadectwa pracy, pracownik może w ciągu 14 kolejnych dni wystąpić z takim żądaniem do sądu pracy.

Najczęstsze pytania o obowiązkowe informacje zawarte w świadectwie pracy

Mimo tak szczegółowego wykazu informacji, jakie powinno zawierać świadectwo pracy, wielu pracodawców nadal ma dużo pytań i wątpliwości. Poniżej wskazujemy odpowiedź na kilka z nich.

Czy w świadectwie pracy należy zamieścić informację o urlopie macierzyńskim i rodzicielskim?

Okresu przebywania na urlopie macierzyńskim nie należy wykazywać na świadectwie pracy z kilku powodów. Przede wszystkim z przepisów nie wynika taka konieczność. Urlop macierzyński udzielany jest w ustawowo określonym czasie i wymiarze, dlatego nie zachodzi obawa, że zostanie powtórnie wykorzystany u innego pracodawcy. Urlop macierzyński nie zalicza się również do okresów nieskładkowych.

Konieczne jest jednak wykazanie okresu korzystania przez pracownika z urlopu rodzicielskiego. W związku z tym że urlop ten można dzielić na części kolejny pracodawca musi wiedzieć ile pracownik dotychczas takiego uprawnienia wykorzystał.

Czy należy podać informację o urlopie wychowawczym?

Okres przebywania na urlopie wychowawczym należy wykazać na świadectwie pracy w ust. 6 pkt 5. Wymiar i liczba udzielonych części urlopu wychowawczego są ograniczone, dlatego informacja o ich wykorzystaniu jest istotna dla przyszłego pracodawcy.

Czy świadectwo pracy powinno uwzględniać informacje o wykorzystaniu zaległego urlopu z poprzedniego roku?

W świadectwie pracy nie należy wykazywać wykorzystanego urlopu wypoczynkowego innego niż za rok bieżący, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Informacja o liczbie dni wykorzystanego urlopu ma służyć kolejnemu pracodawcy (u którego pracownik podejmie zatrudnienie w tym samym roku kalendarzowym) do ustalenia wymiaru urlopu pozostałego do wykorzystania.

Czy informacja o urlopie bezpłatnym powinna być uwzględniona w świadectwie pracy?

Okres trwania urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie art. 174 Kodeksu pracy należy wykazać w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy. Jeżeli jednak okresy urlopu bezpłatnego kwalifikują się zgodnie z zapisami art. 7 ustawy emerytalnej jako okresy nieskładkowe, wykazujemy je dodatkowo w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy.

Jak wykazać w świadectwie pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika, który zatrudniony był na 1/2 etatu i przysługiwało mu w roku 26 dni urlopu?

Wymiar wykorzystanego urlopu wypoczynkowego wykazuje się w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy z wyszczególnieniem urlopu udzielonego na podstawie art. 167² Kodeksu pracy (urlop na żądanie). Nie ma znaczenia fakt, czy urlop wykorzystany został przez pracownika w naturze, czy wypłacony został ekwiwalent, choć oczywiście nie jest błędem dokonanie rozróżnienia w formie zapisu.

Roczny wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na ½ etatu wynosi 13 dni (½ x 26 dni). Po przeliczeniu są to 104 godziny (13 dni x 8 godzin). Świadectwo pracy powinno wskazać wykorzystany wymiar urlopu: 13 dni (104 godziny).