Poradnik Przedsiębiorcy

Kwestionariusz osobowy - wzór z omówieniem

Pracodawca, zatrudniając pracownika, ma prawo wymagać od niego podania danych niezbędnych do nawiązania stosunku pracy. Kwestionariusz osobowy to druk wypełniany przez pracownika. Jest dokumentem związanym z umową o pracę, który zawiera podstawowe dane osobowe. Rozróżniamy kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusz osobowy pracownika. Sprawdź, jakie pytania mogą zawierać!

Pobierz darmowy wzór kwestionariusza osobowego w formacie PDF i DOCX!

Do pobrania:

pdf
Kwestionariusz osobowy - wzór z omówieniem.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Kwestionariusz osobowy - wzór z omówieniem.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Kwestionariusz osobowy – jakich danych może żądać przyszły pracodawca?

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać następujących danych osobowych:

  • imię (imiona) i nazwisko,

  • imiona rodziców,

  • data urodzenia,

  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

  • wykształcenie,

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Kandydat na pracownika podaje dane w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Kwestionariusz osobowy a RODO

25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016) – ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Wprowadza ono szereg ograniczeń dotyczących pobierania danych pracowników. Nowe przepisy jednak wskazują, że pracodawca ma prawo żądać takich danych, które związane są ze stosunkiem pracy. I tu pojawia się najwięcej wątpliwości, ponieważ zapisy w rozporządzeniu są sprzeczne z innymi aktami prawnymi aktualnie obowiązującymi. Polskie przepisy są dopiero dostosowywane do rozporządzenia europejskiego.

W związku z powyższym, pracodawca ma prawo żądać od pracownika takich danych, jakie wymagane są do realizacji innych przepisów związanych ze stosunkiem pracy.

Pracodawca zobowiązany jest posiadać zgodę pracownika do przetwarzania jego danych osobowych oraz poinformować go, w jakim celu i w jakim zakresie będą one przetwarzane.

Imiona rodziców w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie a RODO

Przepisy RODO określają, że pracodawca nie powinien domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania imion rodziców. Ta kwestia nie została jednak na ten moment uregulowana w Kodeksie pracy. Czy można w takim razie żądać tych informacji od kandydata? Obecnie tak, przy czym ustawodawcy podjęli już pracę w sprawie dostosowania Kodeksu pracy do rozporządzenia RODO. Projektowane zmiany dotyczą między innymi przepisu art. 22 1 kp, który określa zakres zbieranych danych przez pracodawcę od kandydatów. Po wprowadzeniu w życie zmiany pracodawca nie będzie mógł dłużej gromadzić danych osobowych w postaci imion rodziców osób ubiegających się o zatrudnienie. Dane dotyczące kwalifikacji, wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia dalej będą wymagane, gdyż są niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub do zajęcia określonego stanowiska.

Kwestionariusz osobowy pracownika – co musi się w nim znaleźć?

Od osoby zatrudnionej pracodawca ma prawo żądać podania także:

  • innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

  • numeru PESEL pracownika, nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Pracodawca ma również prawo żądać podania innych danych osobowych niż powyższe, pod warunkiem że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Pozyskując niewymienione powyżej dane osobowe od zatrudnionego, należy wziąć pod uwagę przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia pracownika.

Jakich danych osobowych nie może przetwarzać pracodawca?

Pracodawca nie może, nawet za zgodą pracownika, przetwarzać danych osobowych pracownika związanych ze strefą intymną człowieka, takich jak na przykład orientacja seksualna, wyznanie lub stan zdrowia.

Natomiast istnieje możliwość przetwarzania danych biometrycznych, pod warunkiem że dotyczą one stosunku pracy, a pracownik podpisał stosowne oświadczenie wyrażające zgodę. Oznacza to, że pracodawca nie może ich żądać względem osób ubiegających się o zatrudnienie.

Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych nie może być podstawą do niewłaściwego traktowania kandydata lub pracownika oraz nie może nieść za sobą negatywnych konsekwencji, takich jak odmowa zatrudnienia lub wypowiedzenie stosunku pracy.

Obowiązek aktualizowania danych

Kodeks pracy uprawnia pracodawcę do żądania od pracownika jego danych osobowych. Pracownik ma obowiązek omówione wyżej dane przedstawić i aktualizować w przypadku ich zmiany podczas okresu zatrudnienia. Konsekwencjami braku aktualnych danych może być nieuwzględnienie pracownika przy przyznawaniu świadczeń oraz uprawnień pracowniczych, a ponadto pracownik może przez to nie otrzymać informacji o dochodach.

Zatrudniony, który nie aktualizuje swoich danych, może liczyć się z brakiem otrzymania należnych świadczeń, a także w niektórych przypadkach z konsekwencjami względem organów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Pracodawca ma możliwość zobowiązać pracownika do zaktualizowania danych osobowych przez polecenie lub stosowną procedurę dotyczącą obowiązku aktualizacji danych przez pracowników. Jeśli któryś z nich odmówi aktualizacji danych, tym samym narusza podstawowe obowiązki pracownicze, co może skutkować między innymi nieprzyznaniem świadczenia ZFŚS lub niekiedy nawet wypowiedzeniem umowy o pracę.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że bez względu na liczbę zatrudnionych i formę prowadzonej działalności należy założyć i prowadzić akta osobowe, odrębnie dla każdego z nich.

Część A akt osobowych pracownika powinna zawierać dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym kwestionariusz kandydata. Po zakończeniu naboru, w części B, pracodawca przechowuje dokumenty związane ze stosunkiem pracy, w której powinien znaleźć się kwestionariusz osobowy pracownika. W przypadku zmiany danych w części B powinien znaleźć się również zaktualizowany kwestionariusz osobowy. Akta osobowe pracowników muszą być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce, a dostęp do nich powinny mieć jedynie upoważnione osoby.

Od 2019 roku pracodawca ma możliwość gromadzenia i przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej!

Do roku 2018 pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym kwestionariuszy osobowych, przez okres 50 lat, licząc od roku następnego, po którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres przechowywania akt został skrócony – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat.

Ustawodawca dopuszcza możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. oraz pod warunkiem przesłania do ZUS-u odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.