Poradnik Przedsiębiorcy

Kwestionariusz osobowy - wzór z omówieniem

Pracodawca, zatrudniając pracownika, ma prawo wymagać od niego podania danych niezbędnych do nawiązania stosunku pracy. Kwestionariusz osobowy to druk wypełniany przez pracownika. Jest dokumentem związanym z umową o pracę, który zawiera podstawowe dane osobowe. Rozróżniamy kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusz osobowy pracownika. Sprawdź, jakie pytania mogą zawierać!

Pobierz darmowy wzór kwestionariusza osobowego w formacie PDF oraz DOCX!

Do pobrania:

pdf
Kwestionariusz osobowy - wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
docx
Kwestionariusz osobowy - wzór.docx edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie

Kwestionariusz osobowy – jakich danych może żądać przyszły pracodawca?

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać następujących danych osobowych:

  • imię (imiona) i nazwisko,

  • data urodzenia,

  • dane kontaktowe wskazane przez kandydata,

  • wykształcenie,

  • kwalifikacje zawodowe,

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Kandydat na pracownika podaje dane w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pracodawca może żądać informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku lub określonego rodzaju.

W związku z nowelizacją art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy od 4 maja 2019 roku pracodawca nie może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji dotyczącej imion rodziców!

Kwestionariusz osobowy a RODO

25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016) – ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Wprowadza ono szereg ograniczeń dotyczących pobierania danych pracowników. Nowe przepisy jednak wskazują, że pracodawca ma prawo żądać takich danych, które związane są ze stosunkiem pracy. 

Pracodawca zobowiązany jest posiadać zgodę pracownika do przetwarzania jego danych osobowych oraz poinformować go, w jakim celu i w jakim zakresie będą one przetwarzane.

Kwestionariusz osobowy pracownika – co musi się w nim znaleźć?

Od osoby zatrudnionej pracodawca ma prawo żądać podania także:

  • adresu zamieszkania;

  • numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaju oraz numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość;

  • innych danych osobowych pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

  • danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy;

  • wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

  • numeru rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca ma również prawo żądać podania innych danych osobowych niż powyższe, pod warunkiem że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Pozyskując niewymienione powyżej dane osobowe od zatrudnionego, należy wziąć pod uwagę przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia pracownika.

Jakich danych osobowych nie może przetwarzać pracodawca?

Pracodawca nie może, nawet za zgodą pracownika, przetwarzać danych osobowych pracownika związanych ze strefą intymną człowieka, takich jak na przykład orientacja seksualna, wyznanie lub stan zdrowia.

Natomiast istnieje możliwość przetwarzania danych biometrycznych, pod warunkiem że dotyczą one stosunku pracy, a pracownik podpisał stosowne oświadczenie wyrażające zgodę. Oznacza to, że pracodawca nie może ich żądać względem osób ubiegających się o zatrudnienie.

Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych nie może być podstawą do niewłaściwego traktowania kandydata lub pracownika oraz nie może nieść za sobą negatywnych konsekwencji, takich jak odmowa zatrudnienia lub wypowiedzenie stosunku pracy.

Obowiązek aktualizowania danych

Kodeks pracy uprawnia pracodawcę do żądania od pracownika jego danych osobowych. Pracownik ma obowiązek omówione wyżej dane przedstawić i aktualizować w przypadku ich zmiany podczas okresu zatrudnienia. Konsekwencjami braku aktualnych danych może być nieuwzględnienie pracownika przy przyznawaniu świadczeń oraz uprawnień pracowniczych, a ponadto pracownik może przez to nie otrzymać informacji o dochodach.

Zatrudniony, który nie aktualizuje swoich danych, może liczyć się z brakiem otrzymania należnych świadczeń, a także w niektórych przypadkach z konsekwencjami względem organów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Pracodawca ma możliwość zobowiązać pracownika do zaktualizowania danych osobowych przez polecenie lub stosowną procedurę dotyczącą obowiązku aktualizacji danych przez pracowników. Jeśli któryś z nich odmówi aktualizacji danych, tym samym narusza podstawowe obowiązki pracownicze, co może skutkować między innymi nieprzyznaniem świadczenia ZFŚS lub niekiedy nawet wypowiedzeniem umowy o pracę.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że bez względu na liczbę zatrudnionych i formę prowadzonej działalności należy założyć i prowadzić akta osobowe, odrębnie dla każdego z nich.

Część A akt osobowych pracownika powinna zawierać dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym kwestionariusz kandydata. Po zakończeniu naboru, w części B, pracodawca przechowuje dokumenty związane ze stosunkiem pracy, w której powinien znaleźć się kwestionariusz osobowy pracownika. W przypadku zmiany danych w części B powinien znaleźć się również zaktualizowany kwestionariusz osobowy. Akta osobowe pracowników muszą być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce, a dostęp do nich powinny mieć jedynie upoważnione osoby.

Od 2019 roku pracodawca ma możliwość gromadzenia i przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej! 

Do roku 2018 pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym kwestionariuszy osobowych, przez okres 50 lat, licząc od roku następnego, po którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres przechowywania akt został skrócony – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat.

Ustawodawca dopuszcza możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. oraz pod warunkiem przesłania do ZUS-u odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.