Poradnik Przedsiębiorcy

Świadectwo pracy w formie elektronicznej

W dobie postępu technologicznego tradycyjne sposoby dokumentowania przebiegu zatrudnienia pracowników stopniowo wypierane są przez nowe rozwiązania informatyczne. Istotne znaczenie ma przy tym zagwarantowanie autentyczności i wiarygodności dokumentów elektronicznych. Dotyczy to w szczególności tak istotnych dokumentów jak świadectwo pracy, będące zbiorem ważnych informacji dotyczących przebiegu zatrudnienia pracownika wykorzystywanych m.in. do ustalania uprawnień pracowniczych przysługujących u kolejnych pracodawców oraz uprawnień emerytalnych. Czy świadectwo pracy w formie elektronicznej jest dopuszczalne? 

Obowiązek wydania świadectwa pracy 

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano.

W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; może on być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 Kodeksu pracy).

Treść świadectwa pracy

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Forma świadectwa pracy 

Świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi w formie pisemnej, co zgodnie z art. 78 ust. 1 Kodeksu cywilnego, w związku z art. 300 Kodeksu pracy, oznacza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie. Prawny wymóg zachowania formy pisemnej nie budzi wątpliwości, zważywszy na to, że obowiązujący wzór świadectwa pracy wprowadzony Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy wymaga opatrzenia omawianego dokumentu podpisem pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę, albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy.

Postanowienie Sądu Okręgowego w Katowicach z 11 marca 2014 roku (IV Cz 177/14)

Można wskazać pewne minimalne wymogi podpisu: ma to być co najmniej nazwisko, choć nie musi być w pełnym brzmieniu i dopuszcza się używanie skrótu, który nawet nie musi być w całości czytelny. Powinien się jednak składać z możliwych do stwierdzenia liter, umożliwiających identyfikację podpisującego, a także pozwalając na porównanie i ustalenie przez powtarzalność, że ma postać zwykle używaną, nawet gdy jest mało czytelny; chodzi więc o cechy indywidualne i powtarzalne.

Podpisem własnoręcznym jest wyłącznie znak napisany. Takie rozumienie odpowiada znaczeniu słowa „podpis” nawiązującego do czynności pisania. Nie jest podpisem w szczególności tuszowy odcisk palca czy faksymile, tj. kopia podpisu, która może być odciśnięta na dokumencie przez inną osobę. Istotną cechą podpisu jest własnoręczność. Cecha ta umożliwia funkcję identyfikacyjną, gdyż tylko własnoręczny podpis, który zawiera w sobie osobiste cechy charakteru pisma podpisującego (ukształtowanie liter, ich łączenie itp.), pozwala na stwierdzenie – za pomocą graficznej ekspertyzy pisma – że jest on autentyczny (por. postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z 10 kwietnia 2008 roku, IV CZ 23/08).

Świadectwo pracy w formie elektronicznej

Zgodnie z art. 781 kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wymagane jest zatem spełnienie dwóch przesłanek:

  • złożenie oświadczenia woli (sporządzenie dokumentu) w postaci elektronicznej
  • oraz opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Art. 3 pkt 12 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE

„Kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Należy pamiętać, że forma elektroniczna nie jest tożsama z formą dokumentową, której definicję zawarto w art. 772 Kodeksu cywilnego: „Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie”.

W przypadku formy dokumentowej nie jest wymagane złożenie na dokumencie podpisu   własnoręcznego ani elektronicznego. Mamy z nią do czynienia, gdy dokument sporządzono w postaci tekstowej, audialnej lub audiowizualnej, a także w postaci wiadomości elektronicznej (e-mailowej), zakończonej wpisaniem imienia i nazwiska autora wiadomości.

Skąd wziąć podpis kwalifikowany?

Kwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać u jednego z certyfikowanych dostawców, których lista dostępna jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą najczęściej:

  • specjalna karta kryptograficzna, na której jest zapisany certyfikat kwalifikowany,
  • czytnik kart podłączany do komputera,
  • oprogramowanie.

 Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia w szczególności:

  • podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik;
  • uwierzytelnianie na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS);
  • składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną do urzędów skarbowych;
  • podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS;
  • przekazywanie organom podatkowym danych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK);
  • potwierdzanie tożsamości w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej;
  • podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych dotyczących pracowników i zleceniobiorców.

Czy świadectwo pracy może być wystawione w formie elektronicznej? 

Jak stanowi art. 781 § 2 Kodeksu cywilnego, oświadczenie złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Wynika z tego, że skoro świadectwo pracy – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy – ma być sporządzone w formie pisemnej, to można je również sporządzać w formie elektronicznej (równoważnej wobec formy pisemnej).

Wspomniana wcześniej forma dokumentowa, o której mowa w art. 772 kc, nie została zrównana z formą pisemną ani formą elektroniczną. W związku z tym wystawienie świadectwa pracy w formie dokumentowej nie jest prawnie dopuszczalne (skutkuje wadliwością świadectwa pracy). 

Należy się spodziewać, że korzystanie z formy elektronicznej przy wystawianiu świadectw pracy i innych dokumentów dotyczących zatrudnienia będzie coraz powszechniejsze.