W ostatnim czasie dokonano wielu zmian w przepisach prawa pracy. Kodeks pracy został uzupełniony o nowe unormowania, skorygowano także sporo dotychczasowych regulacji. Nie pozostało to bez wpływu na inne akty prawne, w tym przepisy wykonawcze. Dotyczy to m.in. rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. W tym artykule przedstawiamy 10 zasad obowiązujących przy sporządzaniu świadectwa pracy, w których ramach uwzględniono najnowsze zmiany w unormowaniach prawa pracy. Jak wygląda świadectwo pracy po zmianach? Wyjaśniamy w tym artykule.
Świadectwo pracy – najnowsze zmiany oraz krótka charakterystyka tych modyfikacji
Korekty legislacyjne w zakresie świadectwa pracy dotyczą przepisów Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy i stanowią treść Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 roku zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.
- Ustawy z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw;
- Ustawy z dnia 9 marca 2023 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
Zmiany w zakresie sposobu wypełniania świadectwa pracy polegają na wprowadzeniu obowiązku odnotowania faktu korzystania przez pracownika z nowych uprawnień wynikających z wymienionych powyżej nowelizacji (m.in. możliwość wykonywania pracy zdalnej oraz urlopy opiekuńcze dla pracowników).
Zasada 1. Podstawowy zakres informacji
W świadectwie pracy zamieszcza się informacje dotyczące:
- okresu i rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy oraz zajmowanych stanowisk (ust. 1–3);
- trybu rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy (ust. 4 oraz odpowiednio ust. 5 wzoru świadectwa);
- zdarzeń, które nastąpiły w okresie zatrudnienia, niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. informacje o skorzystaniu przez pracownika z dodatkowych urlopów albo innych uprawnień lub świadczeń przewidzianych przepisami).
Zasada 2. Informacja o poprzednich okresach zatrudnienia
Co do zasady pracodawca wskazuje w świadectwie pracy ostatni okres zatrudnienia, który ulega ustaniu. Jednak w przypadku pracownika przejętego od innego pracodawcy na zasadach określonych przepisami art. 23(1) kp lub przepisami odrębnymi pracodawca informuje także o okresie jego zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy lub poprzednich pracodawców i wskazuje tego pracodawcę (pracodawców).
Ponadto pracodawca wskazuje okres zatrudnienia pracownika w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, a także okresy poprzedniego zatrudnienia u tego pracodawcy, jeżeli nie wydał świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy albo poprzednich stosunków pracy, zgodnie z art. 97 § 1 i 1(1) kp (ust. 1 świadectwa pracy).
Zasada 3. Informacja o wykorzystanym przez pracownika urlopie wypoczynkowym
W ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy pracodawca wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło ustanie stosunku pracy – wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny.
Zasada 4. Informacja o wykorzystanym przez pracownika urlopie ojcowskim i rodzicielskim oraz urlopie wychowawczym
W ust. 6 pkt 5 i 6 świadectwa pracy pracodawca podaje informacje o wykorzystanym urlopie ojcowskim i rodzicielskim tylko wówczas, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku pracy. Jeżeli pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski – pracodawca wskazuje odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.
Zasada 5. Informacja o wykorzystaniu przez pracownika zwolnienia z powodu siły wyższej
Jednym z nowych rozwiązań przewidzianych przy wypełnianiu świadectwa pracy jest konieczność uwzględnienia w tym dokumencie faktu wykorzystania przez pracownika zwolnienia od pracy wynikającego z art. 148(1) kp, czyli tzw. zwolnienia z powodu siły wyższej. Na podstawie tego przepisu pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni lub 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.
Informację o tym zwolnieniu należy podać w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy.
Zasada 6. Informacja o urlopie opiekuńczym
Kolejną nowością jest obowiązek wskazania w świadectwie pracy informacji o liczbie dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Urlop opiekuńczy to nowe uprawnienie pracownicze przysługujące na podstawie art. 173(1) kp. Wzmiankę dotyczącą wykorzystania tego urlopu należy zamieścić w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy.
Zasada 7. Informacja o wykonywaniu przez pracownika pracy zdalnej
Nowym obowiązkiem przewidzianym przy wypełnianiu świadectwa pracy jest wskazanie informacji o liczbie dni pracy zdalnej (art. 67(33) § 1 kp)., a więc pracy zdalnej świadczonej okazjonalnie, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Informację w tym zakresie należy zamieścić w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy.
Zasada 8. Informacja o dniach niepłatnego wynagrodzenia chorobowego
Mimo że przepisy o dniach choroby, za które pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia, zostały dawno uchylone, to w świadectwie pracy należy nadal zamieszczać informację o liczbie tych dni. Przypomnijmy, że chodzi w tym przypadku o dni niezdolności do pracy z powodu choroby, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia chorobowego w okresie od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku.
Zgodnie z aktualnym wzorem świadectwa pracy informację w tym zakresie należy podać w ust. 6 pkt 12.
Zasada 9. Wzmianka o niewypłaconych należnościach oraz informacje zamieszczane na żądanie pracownika
W ust. 8 świadectwa pracy należy zawrzeć informacje dwojakiego rodzaju – pierwsza z nich dotyczy należności ze stosunku pracy uznanych przez pracodawcę i niewypłaconych pracownikowi do dnia ustania stosunku pracy z powodu braku środków finansowych. Druga kategoria danych to te umieszczane w dokumencie na żądanie pracownika; są to informacje:
o wysokości i składnikach wynagrodzenia;
o uzyskanych kwalifikacjach;
o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania, gdy zachodzi przypadek określony w § 7 ust. 3 rozp. MRPiPS z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy (w razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca, na żądanie pracownika, w ciągu 7 dni od dnia przedłożenia przez pracownika świadectwa pracy, uzupełnia treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu), przy czym pracodawca, uzupełniając treść świadectwa pracy o tę informację, podpisuje ją i opatruje datą.
Zasada 10. Pouczenie
Niezwykle istotnym elementem świadectwa pracy jest pouczenie. W tej części pracodawca zawiera zatem pouczenie o prawie pracownika wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie do wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę.
W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania dokumentu wnosi się do sądu pracy.
Świadectwo pracy po zmianach – 10 zasad dotyczących wypełniania. Podsumowanie
Prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy jest istotne zarówno dla pracodawcy, gdyż pozwala na uniknięcie ewentualnych wniosków o sprostowanie, jak i dla pracownika, ponieważ umożliwia realizację jego uprawnień w kolejnym zatrudnieniu. Od 23 maja 2023 roku obowiązuje nowy pomocniczy wzór dokumentu, który uwzględnia nowe informacje, jakie należy zamieścić. Dotyczy to informacji o wykorzystaniu przez pracownika zwolnienia z powodu siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego. W obecnym stanie prawnym należy także zamieścić informację o wykonywaniu przez pracownika pracy zdalnej o charakterze okazjonalnym.
