Rozwiązanie stosunku pracy wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności, wśród których jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy jest wydanie świadectwa pracy. Nie zawsze jednak dokument ten trafia do pracownika na czas. W niniejszym artykule wyjaśniamy, kiedy przysługuje odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy, jak wyliczyć jego wysokość oraz w jaki sposób skutecznie dochodzić swoich praw przed sądem.
Wydanie świadectwa pracy
Zgodnie z art. 97 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy.
Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy.
Sprostowanie świadectwa pracy
Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy złożyć do pracodawcy wniosek o jego sprostowanie. Jeżeli spotka się z odmową, ma kolejne 14 dni na wystąpienie z żądaniem sprostowania do sądu pracy. Termin ten liczy się od dnia otrzymania informacji o odmowie. Jeżeli natomiast pracodawca nie przekaże takiej informacji, sprawę można skierować bezpośrednio do sądu pracy.
Elementy świadectwa pracy
Świadectwo pracy zawiera informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, a także wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym, jeśli taka sytuacja miała miejsce. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
- okresu lub okresów zatrudnienia;
- wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
- rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
- trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która złożyła wypowiedzenie;
- okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
- zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
- urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
- urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
- wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
- wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
- wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
- wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
- okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy w okresie urlopu wychowawczego,
- zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
- liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
- liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w związku z niezdolnością do pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
- okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
- okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
- wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
- okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
- zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
- należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
- informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.
Odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy – zasady dochodzenia roszczeń
W przypadku niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie wyrządzonej przez pracodawcę szkody. W tej sytuacji rekompensata następuje poprzez przyznanie odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania z tego powodu bez pracy, niedłuższy jednak niż 6 tygodni.
Pojęcie szkody w rozumieniu tego przepisu zostało wyjaśnione m.in. w orzecznictwie sądów powszechnych – wyroku Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie VII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z 29 maja 2025 roku (sygn. VII Pa 60/24). Wskazano w nim, że:
Szkoda pracownika w rozumieniu art. 99 Kodeksu pracy polega na utracie wynagrodzenia, które mógłby otrzymać, gdyby podjął pracę po otrzymaniu prawidłowego świadectwa pracy. Przesłankami roszczenia o odszkodowanie z art. 99 Kodeksu pracy, oprócz wydania po terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy, jest poniesienie przez pracownika szkody polegającej na niemożności podjęcia nowego zatrudnienia oraz związek przyczynowy między tymi zdarzeniami. Zgodnie z prezentowanym w orzecznictwie poglądem – w świetle art. 99 § 2 Kodeksu pracy odszkodowanie z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy przysługuje pracownikowi tylko wówczas, gdy nie mógł uzyskać z tego powodu nowej pracy pomimo podejmowanych w tym kierunku starań, co sam powinien udowodnić (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 1978 roku, IPRN 107/78, […]). Na pracowniku spoczywa ciężar dowodu, że świadectwo wydano po terminie lub jest niewłaściwe, że poniósł szkodę oraz że ta szkoda (polegająca na niemożliwości podjęcia odpowiedniej pracy) jest normalnym następstwem tych bezprawnych zachowań pracodawcy (art. 6 i 361 § 1 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy; tak: E. Maniewska, Komentarz aktualizowany do art. 99 Kodeksu pracy). Pracodawca będzie ponosił przewidzianą w komentowanej normie odpowiedzialność, jeżeli pomiędzy niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa a zaistniałą szkodą wystąpi związek przyczynowy. Chodzi w tym wypadku o normalne następstwa braku przedmiotowego dokumentu lub nieprawidłowości informacji w nim zawartej. Może to w szczególności polegać na odmowie zatrudnienia pracownika na określonym stanowisku z powodu niedostarczenia świadectwa potwierdzającego posiadanie wymaganego stażu pracy określonego rodzaju (zob. M. Włodarczyk, Komentarz do art. 99 Kodeksu pracy).
Przykład 1.
Pani Izabela pracowała jako sekretarka. Po zakończeniu zatrudnienia były pracodawca wydał jej świadectwo pracy z miesięcznym opóźnieniem. W tym czasie nie szukała nowego zatrudnienia, ponieważ postanowiła odpocząć i wyjechać na zaległy urlop. Po powrocie wniosła pozew do sądu pracy, domagając się odszkodowania w wysokości odpowiadającej 4-tygodniowemu wynagrodzeniu, argumentując, że pracodawca naruszył przepisy, nie wydając świadectwa pracy w terminie.
Czy jej powództwo ma szanse na uwzględnienie?
Nie. Samo opóźnienie w wydaniu świadectwa pracy nie stanowi wystarczającej podstawy do zasądzenia odszkodowania. Pracownik musi wykazać, że poniósł szkodę oraz że pozostaje ona w związku z niewydaniem dokumentu w terminie. W tym przypadku brak zatrudnienia wynikał z dobrowolnej decyzji pani Izabeli o wyjeździe na urlop, a nie z braku świadectwa pracy. Ponadto nie utraciła możliwości uzyskania dochodu, ponieważ nie ubiegała się w tym czasie o nowe zatrudnienie. W takiej sytuacji sąd oddali powództwo.
Przykład 2.
Pan Jan pracował jako kierowca autobusu miejskiego przez 10 lat. Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca nie wydał mu świadectwa pracy. W tym czasie pan Jan pomyślnie przeszedł rekrutację do nowej firmy transportowej, jednak podpisanie umowy zostało uzależnione od przedstawienia świadectwa pracy, którego nie mógł dostarczyć. W postępowaniu przed sądem wykazał, że z tego powodu przez 2 miesiące pozostawał bez zatrudnienia. Przedstawił również pisemne oświadczenie przyszłego pracodawcy, z którego jednoznacznie wynikało, że jedyną przyczyną odmowy zatrudnienia był brak świadectwa pracy, a także dowody potwierdzające, że w tym okresie aktywnie poszukiwał pracy.
Co w tej sytuacji zrobi sąd?
Sąd przyzna panu Janowi odszkodowanie, ponieważ wykazał zarówno powstanie szkody, jak i związek przyczynowy między niewydaniem świadectwa pracy a brakiem możliwości podjęcia zatrudnienia. Ponieważ pozostawał bez pracy przez 2 miesiące, sąd – zgodnie z ustawowym limitem – może zasądzić odszkodowanie w maksymalnej wysokości odpowiadającej wynagrodzeniu za 6 tygodni.
Wydanie pracownikowi świadectwa pracy po uwzględnieniu powództwa o odszkodowanie
Jeżeli sąd pracy uwzględni żądanie pracownika dotyczące odszkodowania za niewydanie w terminie lub wydanie nieprawidłowego świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać nowe świadectwo pracy w terminie 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia.
Najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Czy odszkodowanie za niewydanie świadectwa pracy wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne?
Odszkodowanie za niewydanie w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy pracownikowi nie jest wliczane do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Wynika to z §2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wymieniono w nim, jakie przychody nie są wliczane do podstawy wymiaru składek w przypadku zakończenia pracy. Jeśli chodzi o osoby odchodzące z pracy, będą to:
- odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę;
- odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu:
- wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy,
- nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia,
- skrócenia okresu wypowiedzenia umowy,
- niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy;
- odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 1012 Kodeksu pracy.
Podsumowanie
Podsumowując, choć przepisy Kodeksu pracy jasno określają konsekwencje niewydania świadectwa pracy, samo uzyskanie odszkodowania wymaga od pracownika wykazania konkretnej szkody majątkowej. Nie wystarczy sam fakt opóźnienia ze strony pracodawcy. Kluczowe jest udowodnienie, że to właśnie brak tego dokumentu uniemożliwił podjęcie nowej pracy. Warto skonsultować swoją sytuację z prawnikiem lub zgłosić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy.
