Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem kończącym stosunek pracy między stronami umowy. W związku z tym należy go przygotować z niezwykłą starannością i dokładnie sprawdzić wszystkie informacje. Jednak z różnych przyczyn może się okazać, że informacje zawarte w świadectwie pracy są błędne. Wtedy należy sprostować dokument w określony sposób, a w innych przypadkach należy dokonać odpisu świadectwa.
Świadectwo pracy - prostowanie, tryb postępowania
W przypadku, gdy świadectwo pracy okaże się niekompletne lub informacje zawarte w nim będą błędne, pracownik zgodnie z Kodeksem pracy ma prawo w ciągu 14 dni od jego otrzymania zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Pracodawca ma 7 dni na zajęcie stanowiska w sprawie. Może uwzględnić wniosek i tym samym wydać nowe świadectwo pracy lub oddalić wniosek, zawiadamiając o tym pracownika. Kolejne 14 dni od otrzymania odmowy ma pracownik na wystąpienie do sądu pracy z roszczeniem o sprostowanie świadectwa pracy. Jeśli sąd uwzględni powództwo, pracodawca jest zobowiązany wydać nowe świadectwo pracy w ciągu maksymalnie 3 dni od dnia uprawomocnienia. Jeżeli pracodawca uchyla się od wydania nowego świadectwa, pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem nałożenia na niego takiego obowiązku.
Gdy błąd zauważy pracodawca
Przepisy nie regulują trybu postępowania, gdy błąd w treści świadectwa pracy zostanie zauważony przez pracodawcę. W powyższym przypadku należy stosować się do zasady, iż świadectwo pracy powinno być zgodne ze stanem faktycznym i obowiązującymi przepisami prawa, a pracodawca po stwierdzeniu oczywistego błędu powinien wydać nowe świadectwo pracy i wraz z pismem wyjaśniającym wysłać je do pracownika. Sprostowanie świadectwa pracy należy wystawić jako nowy dokument z bieżącą datą, ponieważ niedopuszczalne jest nanoszenie poprawek na już istniejący.
Zalecane jest sporządzenie notatki służbowej i dołączenie do przechowywanej w aktach kopii sprostowanego świadectwa pracy. Pozwoli to uniknąć podejrzeń o niedochowanie ustawowego terminu “niezwłoczności”. Pierwotne, wadliwe świadectwo pracy można usunąć z akt tylko wtedy, gdy pracownik zwróci oryginał (jest to jego dobra wola).
Świadectwo pracy - odpis
W uzasadnionych przypadkach pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o ponowne wydanie świadectwa pracy. Dzieje się tak najczęściej, kiedy pracownik zgubi oryginał, który niezbędny jest mu do ustalenia uprawnień, np. z ubezpieczenia społecznego. Pracodawca powinien przechowywać akta osobowe pracownika przez 50 lat od rozwiązania stosunku pracy lub w razie likwidacji/upadłości wyznaczyć i opłacić inny podmiot uprawniony do ich przechowywania. Wyjątek stanowią akta osobowe pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 roku. Dokumentację takich osób, pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez okres 10 lat. W związku z powyższym upływ czasu od ustania stosunku pracy, o ile nie przekracza 50 lub odpowiednio 10 lat, nie powinien być przeszkodą do uzyskania duplikatu świadectwa pracy. Odpis świadectwa pracy powinien odpowiadać dokumentowi wydanemu pierwotnie oraz być opatrzony bieżącą datą wystawienia. Wystawia się go w dwóch egzemplarzach, przy czym kopię pozostawia się w aktach osobowych w części C.
