Powszechnie przyjęło się, że u notariusza możemy załatwić tylko sprawy związane z obrotem nieruchomościami oraz kwestie spadkowe. Tak naprawdę kancelarie notarialne mogą dokonywać wielu innych czynności, w tym takich, które wiążą się z poświadczeniem podpisu. Czym dokładnie jest podpis notarialnie poświadczony i kiedy powinniśmy go stosować?
Czym jest urzędowe poświadczenie podpisu?
Prawo cywilne przewiduje różne formy dokonywania czynności prawnych. W zdecydowanej większości przypadków umowy powinny być sporządzane w zwykłej formie pisemnej albo formie aktu notarialnego. W zależności od rodzaju zobowiązania przepisy dokładnie wskazują, jaka forma będzie wiążąca dla stron. Przykładowo umowy dotyczące przeniesienia prawa własności jakiejkolwiek nieruchomości wymagają dla swej ważności zachowania formy aktu notarialnego. Z kolei umowa zlecenie lub umowa o dzieło mogą zostać zawarte nawet w formie ustnej, choć postuluje się sporządzanie ich na piśmie. Z kolei pożyczka na kwotę wyższą niż 1000 zł musi zostać zawarta co najmniej w formie pisemnej. Jeśli strony zobowiązania nie zachowają formy wymaganej przez aktualne przepisy, umowa nie będzie ani skuteczna, ani ważna. Zgodnie z treścią art. 73 Kodeksu cywilnego, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.
Jedną z form czynności prawnych jest forma pisemna z podpisem urzędowo poświadczonym. W praktyce polega ona na tym, że strony zaciągające dane zobowiązanie podpisują się na wskazanym dokumencie w obecności notariusza lub uprawnionego do tego urzędnika państwowego, który potwierdza autentyczność złożonych podpisów. Z racji swojego charakteru forma ta opiera się na pisemnych, a nie ustnych oświadczeniach stron. Nie możemy jej jednak mylić z formą notarialną. Jeśli podmiotem poświadczającym podpis jest notariusz, to nie przygotowuje on treści danej umowy, lecz poświadcza, że złożone pod nią podpisy są autentyczne. Urzędowe poświadczenie podpisu jest uznawane za kwalifikowaną (szczególną) formę czynności prawnej przewyższającej zwykłą formę pisemną, ale słabszą od formy aktu notarialnego.
Kiedy stosować notarialnie poświadczony podpis?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami notarialnie poświadczony podpis może być stosowany przy każdej czynności prawnej, nawet wtedy, gdy przepisy nie wymagają stosowania takiej formy. W praktyce oznacza to, że strony zainteresowane takim podpisem mogą z niego skorzystać przy każdej umowie, którą chcieliby zawrzeć. Notariusz nie może wówczas odmówić dokonania takiej czynności, o ile jest ona zgodna z prawem.
Przykład 1.
Kamil i Piotr chcą podpisać umowę o pracę przy wykorzystaniu notarialnie poświadczonego podpisu. Co prawda nie jest to powszechnie spotykana praktyka, jednak strony zgodnie uznały, że w ich przypadku będzie dobrym rozwiązaniem. Czy notariusz ma prawo odmówić poświadczenia podpisów na takiej umowie?
Nie, ponieważ umowa o pracę może być zawarta we wskazanej formie zgodnie z wolą jej stron.
Przykład 2.
Iwona i Paweł chcą podpisać umowę współpracy związaną z dostawą produktów do Polski. Strony zdecydowały się na wybór formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. W treści umowy znajduje się zapis, który pozwala na sprowadzanie towarów, które zgodnie z polskim prawem są wyłączone z powszechnego obrotu. Ponadto umowa ta wprowadza nierównowagę pomiędzy jej stronami i jest wątpliwa, jeśli chodzi o jej skuteczność i ważność. Czy notariusz ma prawo odmówić poświadczenia podpisów na takiej umowie?
Tak, ponieważ treść zobowiązania jest sprzeczna z polskim prawem.
Podpis notarialnie poświadczony może być niekiedy obowiązkowym elementem umowy. W konkretnych przypadkach prawo wymaga bowiem stosowania tej właśnie formy jako wiążącej i skutecznej dla całego zobowiązania. Dotyczy to w szczególności spraw związanych ze sprzedażą przedsiębiorstw. Zgodnie z treścią art. 751 Kodeksu cywilnego zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa albo ustanowienie na nim użytkowania powinno być dokonane w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Zbycie przedsiębiorstwa należącego do osoby wpisanej do rejestru powinno być wpisane do rejestru. Powyższą regulację stosujemy odpowiednio w wypadku wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub ustanowienia na nim użytkowania. Zbycie lub obciążenie przedsiębiorstwa nie wymaga zachowania formy aktu notarialnego, jednak będzie wiązało się z koniecznością wizyty w kancelarii notarialnej celem poświadczenia podpisów stron pod stosowną umową. Nie ma jednak przeszkód do tego, aby taka umowa została zawarta w formie samego aktu notarialnego, ponieważ przewyższa ona formę pisemną z notarialnie poświadczonymi podpisami. Jeśli strony przedmiotowego zobowiązania nie dokonają poświadczenia swoich podpisów przed notariuszem, to cała transakcja będzie od samego początku nieważna.
Przykład 3.
Kacper zamierza sprzedać część swojego przedsiębiorstwa Wiktorowi. Nie chce korzystać z pomocy kancelarii notarialnej, ponieważ są to dla niego dodatkowe koszty. W związku z tym samodzielnie sporządził stosowną umowę i podczas składania podpisów przywołał do czynności swoich dwóch pracowników, którzy poświadczyli autentyczność podpisów złożonych przez sprzedającego i kupującego. Czy umowa zawarta przez Kacpra jest skuteczna i ważna?
Nie, ponieważ przepisy wymagają w takim przypadku notarialnego poświadczenia podpisów, a nie poświadczenia dokonanego przez inne osoby. Umowa sprzedaży jest nieważna i nieskuteczna od samego początku.
Przykład 4.
Magdalena prowadzi przedsiębiorstwo, które zamierza sprzedać Aleksandrze. Kupująca poprosiła, aby kontrakt został sporządzony w formie aktu notarialnego i zgodziła się ponieść w całości koszty takiej umowy. Magdalena obawia się jednak, że umowa sprzedaży zawarta w formie aktu notarialnego będzie nieważna, ponieważ przepisy wymagają stosowania formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi – czy ma rację?
Nie, ponieważ forma aktu notarialnego jest wyższą formą czynności prawnej niż forma z podpisami notarialnie poświadczonymi. Umowa sprzedaży przedsiębiorstwa podpisana w formie aktu notarialnego będzie jak najbardziej skuteczna i ważna.
Forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi jest wymagana także przy zbyciu udziału w spółce z o.o., podobnie jak jego zastawienie. Poświadczenie pojawia się także w przypadku zbywania statków, a także przy składaniu oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku.
Jak złożyć podpis notarialnie poświadczony?
Konieczność lub chęć zastosowania notarialnie poświadczonego podpisu wymaga wcześniejszego umówienia się w kancelarii notarialnej. Podczas rozmowy z rejentem koniecznie trzeba wskazać, jakiego dokumentu będzie dotyczyła zamawiana czynność. Notariusz może poprosić o przesłanie umowy lub oświadczenia do wglądu celem analizy prawnej. W tym zakresie praktyka jest niestety zróżnicowana. Część notariuszy stoi bowiem na stanowisku, że należy badać treść dokumentu, na którym zostaną poświadczone podpisy, inni zaś uważają, że notariusz nie ma obowiązku analizowania zgodności z prawem przedstawionej mu umowy. Jeśli dojdzie do umówienia terminu w kancelarii, poświadczenie powinno odbyć się w obecności notariusza, tj. strona składa swój własnoręczny podpis na okazanym dokumencie, a notariusz uczestniczy osobiście w tej czynności. Warto wspomnieć, że zgodnie z wyrokiem SN z 8 listopada 2019 roku (sygn. akt III CZP 26/19) na gruncie praktyki notarialnej kształtowanej tradycją oraz przepisami Ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie przyjmuje się, że istnieją dwa rodzaje poświadczenia podpisu. Jeden występuje wtedy, gdy notariusz poświadcza, że osoba złożyła podpis w jego obecności, a drugi wtedy, gdy poświadcza, że w jego obecności osoba uznała podpis za własny (art. 88 w związku z art. 96 i 79 pkt 2 Prawa o notariacie). Notariusz ma obowiązek potwierdzenia tożsamości osób składających podpis, gdyż czynność ta stwierdza, że podpis pochodzi od zidentyfikowanej osoby. Zarówno złożenie podpisu, jak i uznanie za własny przed notariuszem rodzi ten skutek, że poświadczenie własnoręczności ma charakter urzędowy, a w pozostałym zakresie dokument jest dokumentem prywatnym.
Notarialne poświadczenie podpisu jest czynnością odpłatną. Koszt poświadczenia wynosi ok. 20 zł + VAT za każdy podpis, przy czym, jeśli przedmiot umowy, na której dokonywane jest poświadczenie, jest oznaczony konkretną kwotą pieniężną, notariusz ma prawo do zażądania wyższego wynagrodzenia, nie więcej jednak niż 300 zł + VAT za każdy złożony podpis.
Podsumowanie
Podpis notarialnie poświadczony jest formą gwarancji autentyczności podpisu, który jest składany na umowie w obecności notariusza. W przypadku transakcji, których przedmiotem jest przedsiębiorstwo, jego część, statek lub udziały w spółce z o.o., forma ta jest obowiązkowa, ponieważ przesądza o ważności danej czynności. W innych przypadkach notarialnie poświadczone podpisy są dobrowolne. Omawiana forma może być zastosowana w dowolnie wybranej kancelarii notarialnej i wiąże się z niskimi opłatami.
