Fundacja rodzinna a prawo podpisywania umów

Jednym z nowych rodzajów podmiotów na rynku jest fundacja rodzinna. Aby prowadzić ją w sposób efektywny, trzeba realizować różne działania, a aby to robić – niezbędne jest zawieranie umów z kontrahentami. Co zrobić, aby umowy były ważne? Na co zwracać uwagę? Kto z ramienia fundacji rodzinnej ma prawo podpisywać umowy? Na te i inne pytania odpowiedź będzie zawarta w dalszej części opracowania.

Czym jest fundacja rodzinna?

Zgodnie z art. 2 ustawy o fundacji rodzinnej fundacja rodzinna to osoba prawna utworzona w celu:

• gromadzenia mienia,
• zarządzania mieniem w interesie beneficjentów,
• spełniania świadczeń na rzecz beneficjentów.

Fundacja działa na podstawie statutu, który określa fundator. W tym dokumencie określa się szczegółowy cel fundacji rodzinnej.

Spełnianie świadczeń na rzecz beneficjentów przez fundację rodzinną może polegać na przeniesieniu albo oddaniu im do korzystania składników majątkowych, w tym środków pieniężnych, rzeczy lub praw, zgodnie ze statutem i listą beneficjentów.

Beneficjentem może być osoba fizyczna, w stosunku do której można, w szczególności:

• pokrywać jej koszty utrzymania,
• pokrywać jej koszty kształcenia.

Jeżeli beneficjentem jest organizacja pozarządowa, o której mowa w art. 3 ust. 2 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, można wspierać ją w rozumieniu art. 3 ust. 1 tej ustawy, tj. w zakresie działalności społecznie użytecznej.

Fundacja rodzinna podlega wpisowi do rejestru, który jest prowadzony przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Jest to jedyny sąd w Polsce prowadzący ten rejestr, zatem różni się to w porównaniu choćby z Krajowym Rejestrem Sądowym, który ma swój wydział w każdym województwie.

Co do zasady na stronach rządowych rozwiązanie to jest polecane firmom rodzinnym, ponieważ pozwala zbudować struktury organizacyjne i zapewnić kontynuację biznesu oraz ochronę majątku w perspektywie dłuższej niż 1 pokolenie, bez osobistego zaangażowania następców prawnych. Pozwala oddzielić sprawy rodzinne i biznesowe, a majątek osobisty staje się majątkiem fundacji.

Czy fundacja rodzinna może prowadzić działalność gospodarczą?

Zgodnie z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej fundacja może wykonywać działalność gospodarczą w ograniczonym zakresie. Może podejmować następujące czynności:

1. zbywać mienie, o ile nie zostało ono nabyte wyłącznie w celu dalszego zbycia;
2. wynajmować, dzierżawić lub udostępniać mienia do korzystania na innej podstawie;
3. przystępować do spółek handlowych, funduszy inwestycyjnych, spółdzielni oraz podmiotów o podobnym charakterze, mających swoją siedzibę w kraju albo za granicą, a także uczestniczyć w tych spółkach, funduszach, spółdzielniach oraz podmiotach;
4. nabywać i zbywać papiery wartościowe, instrumenty pochodne i prawa o podobnym charakterze;
5. udzielać pożyczek:
1. spółkom kapitałowym, w których fundacja rodzinna ma udziały albo akcje,
2. spółkom osobowym, w których fundacja rodzinna uczestniczy jako wspólnik,
3. beneficjentom;
6. obracać zagranicznymi środkami płatniczymi należącymi do fundacji rodzinnej w celu dokonywania płatności związanych z działalnością fundacji rodzinnej;
7. produkować przetworzone w sposób inny niż przemysłowy produkty roślinne i zwierzęce, z wyjątkiem przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych uzyskanych w ramach prowadzonych działów specjalnych produkcji rolnej oraz produktów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, o ile liczba produktów roślinnych lub zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu, użytych do produkcji danego produktu, stanowi co najmniej 50% tego produktu;
8. zajmować się gospodarką leśną.

Umowy – na co zwracać uwagę, aby były ważne?

Podstawowym mechanizmem w prowadzeniu działalności, w tym gospodarczej, jest zawieranie umów z kontrahentami. Mogą one dotyczyć:

• wykonywania zleceń, dzieł;
• promocji podmiotu;
• marketingu;
• najmu i wynajmu;
• leasingu maszyn, pojazdów;
• sprzedaży.

W Polsce obowiązuje zasada swobody umów, co oznacza, że strony mogą swobodnie ustalać swoje stosunki w ramach węzła cywilnoprawnego.

Zasada ta nie jest jednak niczym ograniczona – umowy muszą być:

• zgodne z przepisami prawa;
• zgodne z właściwością (naturą) stosunku prawnego;
• zgodne z zasadami współżycia społecznego;
• wolne od wad oświadczeń woli, tj. błędu, podstępu, groźby, pozorności;
• zawarte w stanie niewyłączającym świadomego lub swobodnego wyrażenia woli;
• zawarte przez osoby umocowane do ich zawarcia.

Umowa, która zostaje zawarta przez osobę nieupoważnioną, jest umową nieważną i nie wiąże stron.

Przykład 1.

Pani Marta podpisała umowę z panem Jackiem, jako pełnomocnik spółki z o.o. W ramach umowy mężczyzna zobowiązał się wykonać dla spółki spot promujący jej działalność. Pani Marta osobiście zajmowała się wykonaniem umowy z ramienia spółki, a pan Jacek wraz z ekipą nagrywali rolki, wykonywali umowę. Następnie przesłali je kobiecie, razem z fakturą. Ta nie uregulowała płatności, wobec czego wysłali wezwanie do zapłaty do spółki. Prezes zarządu spółki z o.o. wskazał, że pani Marta nie jest ich pracownikiem, nie ma pełnomocnictwa do podpisywania umów, a jest to ich była pracownica, która obecnie ich oczernia właśnie poprzez zawieranie umów i nierozliczanie się z rzekomymi kontrahentami spółki. Czy Pan Jacek może domagać się wynagrodzenia od spółki?

Nie, bo umowa została zawarta przez osobę nieumocowaną do działania w imieniu spółki i jest nieważna. Dlatego tak istotne jest domaganie się od kontrahenta przedstawienia dokumentów, z których wynika, że ma on umocowanie do działania za podmiot, w którego imieniu zawiera transakcję.

Kto może podpisywać umowy w imieniu fundacji rodzinnej?

Jeżeli z przepisów nie wynika inaczej, oświadczenia składane przez fundację rodzinną beneficjentom, sądom, organom administracji publicznej, instytucjom państwowym i w zamówieniach handlowych zawierają:

1. nazwę fundacji rodzinnej, jej siedzibę i adres;
2. numer, pod którym fundacja rodzinna jest wpisana do rejestru fundacji rodzinnych;
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP).

W statucie fundacji określa się zasady powoływania i odwoływania oraz uprawnienia i obowiązki członków organów fundacji rodzinnej, a także zasady reprezentacji fundacji rodzinnej przez zarząd albo przez inne organy fundacji w przypadkach wskazanych w ustawie.

Podstawowymi organami fundacji rodzinnej są zarząd, rada nadzorcza i zgromadzenie beneficjentów.

Zgodnie z przepisami ustawy o fundacji rodzinnej do zadań zarządu należy prowadzenie spraw fundacji rodzinnej i reprezentowanie jej, a także podejmowanie czynności związanych z zapewnieniem płynności finansowej i wypłacalności tego podmiotu.

W skład zarządu musi wchodzić przynajmniej 1 członek, ale może być to też większa liczba (określa się to w statucie). W przypadku gdy zarząd jest wieloosobowy, fundację rodzinną reprezentuje 2 członków zarządu działających łącznie, chyba że statut stanowi inaczej.

Statut może wskazać, że nawet gdy zarząd jest wieloosobowy, może być on reprezentowany przez 1 członka, bez konieczności współdziałania z innym. Złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez fundację rodzinną jest wymagane tylko wtedy, gdy stanowi tak ustawa lub statut.

Umowa między fundacją rodzinną a jej członkiem zarządu

Odmienne zasady reprezentacji będą miały miejsce w sytuacji, w której fundacja będzie miała zawrzeć umowę z członkiem jej zarządu. W umowie między fundacją rodzinną a członkiem zarządu fundację reprezentuje rada nadzorcza. W przypadku braku rady nadzorczej fundację rodzinną reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia beneficjentów. Jeżeli członek zarządu jest zarazem jedynym członkiem zgromadzenia beneficjentów, przepisów tych się nie stosuje. Wówczas czynność prawna między tym beneficjentem a reprezentowaną przez niego fundacją rodzinną wymaga formy aktu notarialnego. Każdorazowo o dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy. Nie dotyczy to realizacji świadczeń, które przysługują beneficjentowi będącemu jednocześnie członkiem zarządu.