Praca na etacie to nie jedyna droga do budowania stażu pracy. Lata pracy na podstawie umów cywilnoprawnych lub za granicą czy też spędzone na prowadzeniu własnej firmy nie przepadają już w dokumentacji kadrowej. Od 2026 roku polskie przepisy pozwalają na uwzględnienie wielu form aktywności, które realnie wpływają na wymiar stażu pracy i tym samym na uprawnienia pracownicze. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie udokumentowanie stażu pracy i przebytej drogi zawodowej. Jak to zrobić?
Na co wpływa staż pracy?
Staż pracy ma znaczenie m.in. w przypadku różnych uprawnień pracowniczych, takich jak:
- wymiar urlopu wypoczynkowego,
- dodatek stażowy,
- nagroda jubileuszowa,
- jednorazowa odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy.
Okresy przyjmowane do stażu pracy
Od 2026 roku do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, poza okresem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę wlicza się okres:
- wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny (dalej: kc) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
- wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
- współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług, umowę agencyjną, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
- pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
- pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych, w którym to okresie ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym;
- korzystania z Ulgi na start;
- współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z Ulgi na start;
- zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;
- sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe;
- wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą, który to okres został odpowiednio udokumentowany;
- prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe;
- służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej, Państwowej Straży Pożarnej, Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej.
Aby móc zwiększyć swój staż pracy i doliczyć do niego inne okresy niż okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, konieczne jest odpowiednie ich udokumentowanie.
Udokumentowanie stażu pracy - potwierdzenie okresów
Potwierdzeniem okresów wykonywania umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kc stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, jest zaświadczenie z ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Dokument ten poświadcza również czas współpracy przy wymienionych umowach oraz okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.
Zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego wydane przez ZUS potwierdza na potrzeby ustalenia stażu pracy okres Ulgi na start przedsiębiorcy.
Zaświadczenie z ZUS o zapłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu potwierdza okres:
- służby w Policji,
- służby w Urzędzie Ochrony Państwa,
- służby w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
- służby w Agencji Wywiadu,
- służby w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego,
- służby w Służbie Wywiadu Wojskowego,
- służby w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym,
- służby w Biurze Ochrony Rządu,
- służby w Służbie Ochrony Państwa,
- służby w Służbie Więziennej,
- służby w Straży Granicznej,
- służby w Państwowej Straży Pożarnej,
- służby w Straży Marszałkowskiej,
- służby w Służbie Celno-Skarbowej,
- prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej oraz okresy współpracy z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe,
- współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z Ulgi na start,
- zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
- sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który to okres zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy zaliczane do stażu pracy składa się do ZUS w postaci elektronicznej. Zainteresowany przesyła dokument za pośrednictwem profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy oznaczono symbolem USP i dotyczy okresów ubezpieczenia po 1 stycznia 1999 roku. Jeżeli osoba wnioskująca o wydanie zaświadczenia chce wystąpić o zaświadczenie o okresach ubezpieczenia sprzed 1 stycznia 1999 roku, musi korzystać z wniosku US-7.
Przykład. 1
Pani Adrianna od 1995 roku prowadziła działalność gospodarczą. Ze względu na rosnące koszty w 2026 roku podjęła decyzję o zamknięciu działalności i rozpoczęciu pracy na etacie. Pani Adrianna chce uzyskać potwierdzenie okresu prowadzenia działalności gospodarczej, aby pracodawca uwzględnił go do stażu pracy. Co w tej sytuacji powinna zrobić? Pani Adrianna powinna wystąpić do ZUS o wydanie odpowiedniego zaświadczenia. W tym przypadku musi złożyć dwa odrębne wnioski. Pierwszy – US-7 – za okres ubezpieczenia od 1995 roku do 1 stycznia 1999 roku, a drugi – USP – za okres ubezpieczenia od 1 stycznia 1999 roku do daty zakończenia działalności gospodarczej.
Po otrzymaniu wniosku o wydanie zaświadczeń ZUS wystawi je na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego. W przypadku ich braku ZUS wydaje decyzję o odmowie wydania zaświadczenia. Wówczas ubezpieczony może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające. Wtedy też można dołączyć dokumenty mające na celu wykazanie ubezpieczenia.
Wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego można złożyć:
- w portalu elektronicznym ZUS poprzez utworzone w nim konto,
- osobiście na piśmie w placówce ZUS,
- pisemnie w formie listu przesłanego do placówki ZUS.
Problematyczne jest to, jak pracownik powinien udokumentować okres wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyty za granicą. Przepisy w tym zakresie milczą. Pracownik powinien tego dokonać, przedstawiając niebudzące wątpliwości dokumenty potwierdzające ten fakt. Może to zrobić, przedkładając:
- umowę,
- zaświadczenie od pracodawcy,
- zeznania podatkowe,
- zaświadczenia z zagranicznych instytucji ubezpieczeniowych lub podatkowych.
Należy jednak pamiętać, że im większa liczba tych dokumentów, tym większe prawdopodobieństwo zaliczenia takiego okresu, a sama umowa może być niewystarczająca.
Uprawnienia pracownicze wynikające z zaliczenia okresów do stażu pracy przysługują od dnia nabycia do nich prawa, jednak niewcześniej niż od momentu wejścia w życie przepisów. Dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych (w rozumieniu ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) datą tą jest 1 stycznia 2026 roku. W przypadku osób zatrudnionych u pracodawców spoza tego sektora uprawnienia te przysługują od 1 maja 2026 roku.
Przykład 2.
Pan Edward 31 stycznia 2026 roku zakończył prowadzenie działalności gospodarczej, aby objąć stanowisko menedżera na podstawie umowy o pracę w jednostce sektora finansów publicznych. Wątpliwości dotyczące tego, czy okresy korzystania z preferencji dla przedsiębiorców, w tym Ulgi na start, zostaną zaliczone do stażu pracy i wpłyną na wymiar urlopu wypoczynkowego, są bezzasadne. Od stycznia 2026 roku może on bowiem doliczyć te okresy – obok czasu nauki – do stażu pracowniczego, co uprawnia go między innymi do dłuższego wypoczynku. W tej sytuacji, po odpowiednim udokumentowaniu, okresy te zostaną uwzględnione w stażu pracy od momentu zatrudnienia.
Przykład 3.
Pani Mirosława, magister farmacji, dotychczas współpracowała przy działalności gospodarczej męża, podlegając z tego tytułu ubezpieczeniom. W lutym 2026 roku rozpoczęła pracę w prywatnej aptece na podstawie umowy o pracę. Pani Mirosława zastanawia się, czy czas tej współpracy zostanie zaliczony do jej stażu pracy. Zgodnie z nowymi przepisami do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się zarówno czas współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z Ulgi na start, jak i prowadzącym standardową działalność. W jej przypadku z uwagi na to, że pracodawca nie jest jednostką sektora finansów publicznych, nastąpi to dopiero od maja 2026 roku i to pod warunkiem, że kobieta przedłoży stosowne dokumenty dokumentujące okres współpracy w działalności męża.
Podsumowując, udokumentowanie stażu pracy wypracowanego poza etatem wymaga nieco więcej inicjatywy niż w przypadku tradycyjnej umowy o pracę, ale gra jest zdecydowanie warta świeczki. Pamiętać należy, że w świetle obowiązujących przepisów liczy się przede wszystkim fakt opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, a nie same dokumenty potwierdzające nawiązanie stosunku, w ramach którego świadczona była praca.
