Zatrudnianie w firmie osób pobierających świadczenia to zjawisko coraz powszechniejsze. Demografia i braki kadrowe na rynku pracy sprawiają, że przedsiębiorcy chętnie sięgają po doświadczonych pracowników-seniorów. O ile sam proces zatrudnienia nie różni się drastycznie od standardowych procedur, początek każdego roku przynosi dla kadr specyficzny obowiązek sprawozdawczy. Na przełomie lutego i marca należy rozliczyć dodatkowe przychody pracujących seniorów i przygotować zaświadczenie o zarobkach emeryta do ZUS. Pojawia się pytanie: czy dla każdego zatrudnionego musimy generować takie dokumenty? Nieznajomość przepisów może skutkować generowaniem zbędnej biurokracji, a w skrajnych przypadkach poważnymi konsekwencjami finansowymi dla pracownika. Sprawdzamy, kogo dotyczą limity dorabiania.
Obowiązek informowania ZUS o przychodach osiąganych przez świadczeniobiorców wynika bezpośrednio z przepisów Ustawy z 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Celem tego mechanizmu jest weryfikacja, czy osoba pobierająca świadczenie nie przekroczyła ustawowych limitów, co mogłoby skutkować koniecznością zmniejszenia lub całkowitego zawieszenia wypłacanej emerytury bądź renty. Płatnik składek, czyli w praktyce pracodawca lub zleceniodawca, występuje w tym procesie w roli gwaranta rzetelności danych. To na jego barkach spoczywa obowiązek prawidłowego wyliczenia podstawy wymiaru składek i przekazania tych informacji do organu rentowego. Warto jednak zaznaczyć już na samym wstępie, że system ten ma bardzo wyraźne wyłączenia, z których najważniejszym jest kryterium wieku.
Zaświadczenie o zarobkach emeryta do ZUS a zwolnienie z obowiązków biurokratycznych
Najczęstszym błędem popełnianym przez początkujących pracowników działów kadr jest automatyczne wystawianie zaświadczeń o przychodach wszystkim pracownikom, którzy mają status emeryta. Tymczasem polski system ubezpieczeń społecznych wyraźnie promuje osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wynosi on 60 lat dla kobiet oraz 65 lat dla mężczyzn.
Jeśli pracownik osiągnął ten wiek i ma ustalone prawo do emerytury, zyskuje przywilej dorabiania bez absolutnie żadnych limitów kwotowych. Może on zarabiać miesięcznie dziesiątki tysięcy złotych, a organ rentowy nie pomniejszy jego świadczenia emerytalnego nawet o grosz. Dla pracodawcy oznacza to całkowite zwolnienie z obowiązku wystawiania corocznego zaświadczenia o zarobkach dla takiej osoby. Dokumentów tych nie trzeba ani generować w systemie kadrowo-płacowym, ani wysyłać do ZUS, ani przekazywać samemu pracownikowi w celu samodzielnego rozliczenia. Dla osób w powszechnym wieku emerytalnym temat corocznego zaświadczenia o przychodach po prostu nie istnieje.
Zaświadczenie o zarobkach emeryta do ZUS – kogo obejmuje obowiązek raportowania?
Skoro seniorzy w wieku powszechnym są zwolnieni z rozliczeń, to na kim powinna skupić się uwaga służb księgowych? Obowiązek wystawienia zaświadczenia o przychodach za ubiegły rok dotyczy wyłącznie tych pracowników, którzy nie osiągnęli jeszcze powszechnego wieku emerytalnego, a mimo to pobierają świadczenia z ZUS.
Do tej grupy zaliczamy przede wszystkim osoby:
- przebywające na tak zwanej wcześniejszej emeryturze (niezależnie od podstawy jej przyznania),
- pobierające renty z tytułu niezdolności do pracy (zarówno całkowitej, jak i częściowej),
- uprawnione do renty rodzinnej,
- pobierające nauczycielskie świadczenia kompensacyjne,
- pobierające świadczenia przedemerytalne.
Dla wszystkich wymienionych wyżej grup ustawodawca przewidział rygorystyczne limity przychodów. Są one aktualizowane co kwartał na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, o którym informuje Prezes Głównego Urzędu Statystycznego. Mechanizm jest dwustopniowy: przekroczenie pierwszego progu (70% przeciętnego wynagrodzenia) powoduje proporcjonalne zmniejszenie wypłacanego świadczenia. Z kolei zarobki przekraczające drugi, wyższy próg (130% przeciętnego wynagrodzenia) skutkują całkowitym zawieszeniem wypłaty emerytury lub renty za dany okres. To właśnie w celu prawidłowego zastosowania tych progów, ZUS musi otrzymać od pracodawcy precyzyjne dane finansowe za miniony rok.
Jakie dokładnie przychody należy wykazać w dokumencie?
Przygotowanie zaświadczenia wymaga od osoby sporządzającej dokument dużej precyzji, ponieważ nie każdy przelew na konto pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów emerytalnych. Złotą i najważniejszą zasadą, o której muszą pamiętać specjaliści do spraw płac, jest to, że w zaświadczeniu wykazujemy wyłącznie te składniki wynagrodzenia, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli pracownik zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, wpisujemy jego wynagrodzenie brutto, włączając w to premie, nagrody, dodatki stażowe czy funkcyjne, od których zostały naliczone składki społeczne. Podobnie traktujemy wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia, jeśli stanowi ona tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.
Jednak równie ważne jest to, czego w zaświadczeniu nie ujmujemy. Z sumy przychodów należy bezwzględnie wyłączyć wszelkiego rodzaju świadczenia chorobowe – zasiłki chorobowe z ubezpieczenia społecznego, świadczenia rehabilitacyjne, zasiłki macierzyńskie czy opiekuńcze. Wyłączamy również te elementy, które na mocy odrębnych przepisów są zwolnione z oskładkowania (na przykład niektóre świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych czy diety z tytułu podróży służbowych do wysokości ustawowego limitu). Błędne zawyżenie kwoty przychodu w zaświadczeniu może doprowadzić do niesprawiedliwego potrącenia części emerytury pracownikowi, co niemal zawsze kończy się konfliktem na linii pracodawca–podwładny.
Rozliczenie roczne czy miesięczne – jak pomóc pracownikowi zoptymalizować rozliczenie?
Płatnik składek ma możliwość sporządzenia zaświadczenia w dwóch wariantach: wykazując jedną łączną sumę przychodów za cały rok kalendarzowy lub dokonując szczegółowego rozbicia kwot na poszczególne miesiące (od stycznia do grudnia). Z punktu widzenia dobra pracownika i zachowania jego maksymalnych korzyści finansowych, zdecydowanie zalecaną praktyką jest wariant drugi, czyli rozbicie miesięczne.
Dlaczego jest to tak istotne? Procedury Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pozwalają na rozliczenie pracującego emeryta na dwa sposoby: globalnie za cały rok lub odrębnie za każdy miesiąc. ZUS z urzędu stosuje ten wariant, który jest korzystniejszy dla ubezpieczonego.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik przez dziesięć miesięcy zarabiał niewiele, mieszcząc się bezpiecznie w najniższym limicie. Jednak w listopadzie i grudniu otrzymał potężne premie sprzedażowe, które drastycznie podniosły jego dochód. Gdybyśmy wysłali do ZUS tylko jedną, łączną kwotę roczną, mogłoby się okazać, że pracownik przekroczył średni roczny limit i organ rentowy zażąda zwrotu świadczeń za cały rok. Jeśli jednak wyślemy zaświadczenie z rozbiciem na miesiące, ZUS zawiesi lub zmniejszy mu emeryturę tylko za te dwa „nadwyżkowe” miesiące – listopad i grudzień, pozostawiając świadczenia za pozostałe 9 miesięcy w nienaruszonym stanie. Wygenerowanie tabeli z podziałem na miesiące to dzięki nowoczesnego programu kadrowemu zaledwie kilka kliknięć, a dla pracownika może oznaczać uratowanie kilku tysięcy złotych domowego budżetu.
Aby lepiej zobrazować zastosowanie przepisów w praktyce, przeanalizujmy trzy typowe scenariusze, z którymi mogą spotkać się osoby odpowiedzialne za rozliczenia pracownicze.
Przykład 1.
Wcześniejsza emerytura i umowa o pracę
Pani Anna ma 62 lata i od dwóch lat przebywa na wcześniejszej emeryturze ze względu na pracę w szczególnych warunkach. Jednocześnie od roku jest zatrudniona w firmie na umowę o pracę na pół etatu. Ponieważ nie osiągnęła jeszcze wieku 65 lat (będącego w jej szczególnym przypadku powszechnym wiekiem emerytalnym, jednak pobierając wcześniejsze świadczenie, nadal podlega rygorom), podlega ona limitom dorabiania. Dział kadr ma bezwzględny obowiązek wystawić jej zaświadczenie o przychodach za miniony rok kalendarzowy i przekazać je do ZUS.
Przykład 2.
Powszechny wiek emerytalny i wysokie zarobki
Pan Tomasz ma 66 lat i pobiera standardową emeryturę wyliczoną przez ZUS po osiągnięciu wieku emerytalnego. Równocześnie współpracuje z firmą na podstawie umowy zlecenia, z tytułu której zarabia miesięcznie kwoty znacznie przewyższające jakiekolwiek limity. Ponieważ przekroczył 65. rok życia, korzysta z przywileju nielimitowanego dorabiania. Księgowość nie wystawia dla niego żadnych dodatkowych zaświadczeń o przychodach do organu rentowego.
Przykład 3.
Rencista i zasiłek chorobowy
Pan Piotr, lat 45, pobiera rentę z tytułu częściowej niezdolności do pracy. Pracuje na stanowisku biurowym. W ubiegłym roku przez 3 miesiące przebywał na zwolnieniu lekarskim, pobierając zasiłek chorobowy. Dział kadr wystawiając dla niego zaświadczenie do ZUS, musi wyodrębnić kwoty przychodu z poszczególnych miesięcy, z których odprowadzono składki społeczne, ale bezwzględnie musi pominąć kwoty wypłaconego zasiłku chorobowego, ponieważ nie stanowią one podstawy do naliczania składek emerytalno-rentowych.
Terminy na 2026 rok – o czym musi pamiętać płatnik?
Zgodnie z przepisami termin na dostarczenie do ZUS zaświadczeń o przychodach upływa z końcem lutego roku następującego po roku rozliczanym. W 2026 roku nastąpiła w tym zakresie drobna, acz istotna zmiana kalendarzowa. Ponieważ 28 lutego w 2026 roku przypada w sobotę (czyli w dzień ustawowo wolny od pracy urzędów), termin wykonania tego obowiązku ulega automatycznemu przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.
W związku z tym ostateczną datą na skuteczne przekazanie dokumentów za rok ubiegły jest 2 marca 2026 roku. Pismo można złożyć osobiście w placówce organu, wysłać tradycyjnym listem poleconym za pośrednictwem poczty lub – co jest formą najbardziej polecaną i najszybszą – przekazać w formie elektronicznej poprzez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS / eZUS), korzystając z odpowiednich formularzy z załącznikiem ogólnym.
Niedopełnienie tego obowiązku lub celowe zaniżenie przychodów pracownika wiąże się z ryzykiem. Jeśli ZUS dowie się o przychodach z innych źródeł (co jest bardzo prawdopodobne dzięki miesięcznym raportom RCA przesyłanym przez pracodawców), zażąda od pracownika zwrotu nienależnie pobranych świadczeń emerytalnych lub rentowych wraz z odsetkami. W przypadku udowodnienia, że to płatnik składek celowo nie wydał zaświadczenia lub poświadczył w nim nieprawdę, organ rentowy może skierować roszczenie bezpośrednio wobec pracodawcy.
Nadchodząca rewolucja cyfrowa – rok 2027 końcem papierologii?
Warto na koniec wspomnieć o istotnych zmianach, które majaczą na horyzoncie legislacyjnym. Z doniesień prasowych oraz komunikatów administracji państwowej wynika, że system wystawiania papierowych czy nawet elektronicznych zaświadczeń przez pracodawców powoli odchodzi do lamusa. Planowane zmiany prawne, które według zapowiedzi mają wejść w pełne życie od 2027 roku, zdejmują z barków przedsiębiorców ten obowiązek sprawozdawczy.
Cyfryzacja i postępująca integracja systemów informatycznych państwa pozwolą Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych na samodzielne, automatyczne pozyskiwanie danych niezbędnych do rozliczenia pracujących emerytów. Organ rentowy dysponuje przecież co miesiąc imiennymi raportami miesięcznymi (dokumenty ZUS RCA), w których pracodawcy i tak wykazują wszystkie podstawy wymiaru składek. Docelowo system analityczny ZUS ma sam generować zestawienia i automatycznie decydować o ewentualnym zawieszeniu lub pomniejszeniu świadczeń, bez konieczności angażowania w to działów kadr i księgowości podmiotów zatrudniających.
Podsumowanie
Zatrudnianie w firmie osoby na wcześniejszej emeryturze lub pobierającej rentę to dla płatnika składek nieunikniona konieczność corocznego raportowania jej przychodów do organu rentowego. Należy jednak zawsze w pierwszej kolejności zweryfikować wiek pracownika, ponieważ osiągnięcie powszechnego wieku emerytalnego zwalnia zarówno zatrudnionego, jak i pracodawcę z tego biurokratycznego obowiązku. Należy pamiętać, aby przy sporządzaniu dokumentacji zachować szczególną staranność w kwalifikowaniu składników wynagrodzenia i rozbijaniu ich na poszczególne miesiące, co może znacząco chronić interes finansowy pracownika. Zbliża się graniczny termin ustalony na początek marca – warto zweryfikować swoje bazy danych i wygenerować odpowiednie dokumenty z systemu kadrowo-płacowego, aby zamknąć kwestie sprawozdawcze i uniknąć niepotrzebnego stresu podczas ewentualnych kontroli z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
