Założyłeś niedawno firmę i zastanawiasz się, czy warto utworzyć w niej stanowisko dla rzecznika prasowego? Z jednej strony spotykasz się z głosami, że to kaprys i nadprogramowy wydatek, zaś z drugiej - że to niemal konieczność, jeśli chcesz dbać o dobry wizerunek swojej firmy? Postaramy się odpowiedzieć ci na pytanie, czy rzecznik prasowy w firmie to naprawdę "must have" i czy można go w jakiś sposób zastąpić. Dzięki nam dowiesz się także tego, jakie cechy i umiejętności powinna mieć osoba, która znajdzie się na tym stanowisku.
Kiedy rzecznik prasowy w firmie jest koniecznością?
Oczywisty jest fakt, że ogromną rolę w budowaniu wizerunku firmy na zewnątrz odgrywa jej właściwy kontakt z mediami. Działania z zakresu public relations stanowią istotną część wszystkich działań wizerunkowych i dlatego ważne jest, aby zajmował się nimi ktoś naprawdę kompetentny. Taką osobą jest niewątpliwie rzecznik prasowy, jednak spektrum jego zadań wykracza szeroko poza kontakty z dziennikarzami. Jest to człowiek-instytucja, porządkujący zarówno komunikację zewnętrzną, jak i wewnętrzną firmy.
O ile dla średnich i dużych firm, stawiających mocno na promocję swojego wizerunku w mediach, stanowisko rzecznika prasowego jest oczywiste, o tyle mniejsze firmy często rezygnują z jego obecności. Powody są najczęściej dwa - pierwszy wiąże się z kosztami utrzymania takiego stanowiska, które w małej firmie mogą być sporym obciążeniem dla budżetu, drugi - to przeświadczenie, że mała, lokalna firma, nie potrzebuje budowania wizerunku w mediach na zbyt dużą skalę. Pierwszy powód jest całkiem realny, zaś drugi to mylne przekonanie - nawet niewielka, początkująca firma powinna dbać o lokalne media relations, jeśli chce zostać dostrzeżona i kojarzona przez klientów.
Czy rzecznik prasowy w firmie małej, początkującej jest konieczny? Nie, jednak należy wyznaczyć spośród bieżących pracowników osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z mediami. Najlepiej, gdy jest to pracownik zorientowany w działaniach public relations, posiadający dużą wiedzę zarówno na temat firmy, jak i branży, w której działa. Innym rozwiązaniem jest także zlecenie zadań media relations firmie/agencji zewnętrznej - mowa tutaj o tzw. wirtualnym biurze prasowym. Dla małych firm jest to rozwiązanie tańsze niż powołanie osobnego stanowiska rzecznika prasowego. Ma ono jeszcze jeden atut - działania są prowadzone przez wysokiej klasy specjalistów, a twoi pracownicy mogą się skupić na dotychczasowych zajęciach, nie angażując się dodatkowo w media relations.
Rzecznik prasowy w firmie - specyfika stanowiska
Warto zastanowić się, jakie konkretnie zadania spływają na rzecznika prasowego w firmie, ponieważ na przestrzeni lat zaszły w nich dość znaczące zmiany. Dziś praca rzecznika to o wiele więcej niż tylko komunikacja zewnętrzna z przedstawicielami prasy. To również obowiązki związane z organizacją eventów oraz porządkowaniem komunikacji wewnętrznej. Trzeba też nadmienić, że rzecznik prasowy w firmie pracuje w praktyce 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu - nie jest to stanowisko, w którym zadania kończą się o godzinie 16.00 wraz z wyjściem z biura. Rzecznik powinien być nieustannie do dyspozycji dziennikarzy, na bieżąco odpowiadać na ich zapytania, szczególnie w sytuacjach kryzysowych dla firmy lub w związku z aktualnymi wydarzeniami, w których przewija się wątek z udziałem twojej firmy.
Rzecznik prasowy w firmie - zadania
Wskażemy teraz najważniejsze zadania, jakie stoją przed rzecznikiem prasowym firmy. Część z nich będzie związana z klasycznymi działaniami media relations, jednak zostaną one dopełnione przez zadania związane z innymi dziedzinami.
-
Kontakt z mediami. Przede wszystkim rzecznik prasowy powinien odpowiadać na zapytania dziennikarzy związane z firmą. Odpowiedzi powinny być kompetentne, wyczerpujące i zachęcające do dalszego kontaktu dziennikarzy z twoją firmą. Jeśli nie potrafi odpowiedzieć na konkretne pytanie, może skierować dziennikarza do innej osoby zatrudnionej w firmie, bardziej kompetentnej w danej dziedzinie. Ważne jest także to, aby rzecznik występował przed dziennikarzami w roli eksperta bądź w takim świetle przedstawiał firmę - może zaowocować to tym, że media będą kontaktowały się z nim także w kwestii udzielenia komentarza bądź opinii o tematach branżowych. Oczywiście kontakty z mediami mogą przyjmować różne formy - zarówno bezpośrednią, podczas briefingów lub konferencji prasowych, jak i telefoniczną, mailową lub za pośrednictwem social media.
-
Redagowanie materiałów prasowych. Rzecznik prasowy w firmie jest odpowiedzialny również za przygotowywanie materiałów prasowych na temat firmy. Mogą to być np. aktualności z życia firmy, informacje o planowanych innowacjach, informacje o organizacji przez firmę branżowych eventów itp. Firmy często przesyłają dziennikarzom takie materiały prasowe z nadzieją na ich wykorzystanie - są one nierzadko wzbogacane różnego rodzaju multimediami, np. fotografiami, grafikami, filmami, nagraniami dźwiękowymi. Na rzeczniku spoczywa również stworzenie informacyjnego pakietu prasowego wręczanego dziennikarzom na konferencjach lub briefingach prasowych.
-
Organizacja eventów prasowych. Na rzecznika prasowego spada, w szczególności w mniejszych firmach, odpowiedzialność za organizację konferencji prasowych, briefingów lub innego rodzaju wydarzeń medialnych oraz poinformowanie o nich mediów. Ważne, aby tego rodzaju spotkania były dopracowane i w pełni profesjonalnie obsłużone.
-
Wystąpienia publiczne. To rzecznik prasowy w firmie znajduje się na pierwszej linii frontu - on jako przedstawiciel przedsiębiorstwa musi zabrać głos w kwestiach kryzysowych, jak również zaprezentować mediom sukces firmy. Tam, gdzie pojawiają się zapytania o firmę, po pierwsze odpowiada na nie publicznie rzecznik. On ma za zadanie przekazywać stanowisko w danej sprawie.
-
Przygotowanie scenariuszy działania w sytuacjach kryzysowych. Gdy firmę dopada kryzys, a dziennikarze są ciekawi, w jaki sposób będzie starała się temu przeciwdziałać i jak rozwinie się sytuacja - to rzecznik prasowy musi studzić emocje i dawkować wiedzę. Powinien on mieć przygotowany plan działania w takiej sytuacji i spokojnie, nie ulegając naciskom dziennikarzy, informować o tym, co dzieje się w przesiębiorstwie. Musi jednak wiedzieć, że udzielanie zbyt wielu informacji o aktualnej sytuacji, szczególnie, gdy ta nie jest najlepsza, może być tylko szkodą.
-
Zarządzanie komunikacją wewnętrzną i przepływem informacji między działami firmy. Jako specjalista ds. komunikacji, rzecznik prasowy powinien także nadzorować i usprawniać komunikację wewnątrz firmy - dzięki temu znacznie poprawi się efektywność pracy i jej wydajność. Będzie to także pożytkiem dla komunikacji zewnętrznej - sprawny przepływ informacji między działami pozwoli bowiem na łatwe pozyskiwanie aktualnych danych. Dobrze zorganizowana komunikacja wewnętrzna może doprowadzić również do zacieśnienia relacji pomiędzy pracownikami lub między nimi a szefostwem. Jeśli firma planuje wydawać wewnętrzne biuletyny informacyjne, ich redakcją i koncepcją powinien zająć się właśnie rzecznik prasowy.
-
Aktualizowanie treści na stronach firmowych. W niektórych, zwłaszcza mniejszych, firmach na rzeczniku prasowym ciąży obowiązek prowadzenia stron firmowych w social media oraz aktualizowania serwisu internetowego firmy. Jeśli jednak rzecznik ma wiele innych obowiązków, warto powierzyć to zadanie innej osobie - zatrudnionej jako pracownik biura prasowego. Nie warto powierzać tego typu zadań osobom z zewnątrz - może to negatywnie odbić się na spójności wizerunku firmy.
Cechy i kompetencje rzecznika prasowego w firmie
Rzecznik prasowy w firmie obarczony jest wieloma zadaniami i ich sprawne wykonywanie wymaga sporych umiejętności, a także odpowiednich cech charakteru. Jednak każdy jest inny i znalezienie osoby, która na wysokim poziomie zarządzać będzie komunikacją zewnętrzną firmy, nie jest proste. Przedstawiamy kilkanaście cech i kompetencji, które powinien posiadać dobry rzecznik prasowy w firmie.
-
wysoka kultura osobista,
-
odporność na stres, umiejętność pracy pod presją czasu,
-
dyspozycyjność,
-
komunikatywność, łatwość nawiązywania kontaktów,
-
odpowiednia prezencja,
-
umiejętność dobrej organizacji pracy własnej,
-
znajomość prawa prasowego i prawa własności intelektualnej,
-
obszerna wiedza o firmie oraz branży, w której działa,
-
obszerna wiedza na temat komunikacji medialnej, znajomość specyfiki określonych mediów,
-
umiejętność analizowania zebranych informacji i formułowania wniosków,
-
łatwość wyrażania swoich myśli - zarówno w mowie, jak i piśmie.
Rzecznik prasowy w firmie ma ogromny wpływ na kreowaniu wizerunku firmy na zewnątrz - warto pomyśleć o utworzeniu takiego stanowiska, jeśli chcesz docierać ze swoją firmą do jak najszerszego grona klientów. Wiąże się to jednak z kosztami - w zależności od wielkości firmy i zakresu obowiązków, zarobki rzecznika rozpoczynają się od 3000 - 4000 złotych i sięgają nawet 10 000 zł. Jeśli twojej firmy nie stać jeszcze na powołanie tego stanowiska, spróbuj przydzielić podobne zadania, jednak w mniejszym zakresie, kompetentnemu pracownikowi, najlepiej z działu marketingu lub reklamy.
