W przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób prywatnych przedsiębiorca zasadniczo posługuje się paragonem fiskalnym. Jednocześnie nie wyklucza to możliwości wystawienia na rzecz osoby prywatnej faktury. W związku z tym zastanowimy się, czy możliwa jest zbiorcza ewidencja w KPiR faktur wystawionych na osoby prywatne.
Dokumentowanie sprzedaży dokonanej na rzecz osoby prywatnej
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
w postaci papierowej, lub
za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.
Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonania sprzedaży i potwierdzenia tożsamości towaru. W tym miejscu warto też dodać, że zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję, wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu; w przypadku kas online zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego), podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).
Obowiązek ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej nie wystąpi w przypadku sprzedaży na rzecz innych niż osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej oraz rolnicy ryczałtowi podmiotów, tj. firm, przedsiębiorstw, organizacji, osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ponieważ sprzedaż na rzecz podmiotów prowadzących działalność należy udokumentować fakturą. Obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
Stosownie do treści art. 106h ust. 1 ustawy o VAT w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:
numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym, lub
paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.
W myśl art. 106b ust. 3 ustawy o VAT na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Następnie wskażmy, że zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Stosownie zaś do treści art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Reasumując powyższe regulacje, wskazać należy, że co do zasady w przypadku sprzedaży dokonanej na rzecz osoby prywatnej czynność ta dokumentowana jest paragonem fiskalnym. Jednocześnie osoba prywatna może wystąpić z żądaniem wystawienia faktury. Ponadto przepisy prawa nie stoją na przeszkodzie, aby podatnik dobrowolnie wystawił fakturę na rzecz osoby prywatnej (co jednak nie zwalnia z obowiązku wydania paragonu fiskalnego).
Dokonywanie zapisów w KPiR dotyczących przychodów
Przechodząc na grunt podatku PIT, wskażmy, że obowiązkiem osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą jest prowadzenie księgi podatkowej w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Obowiązującą regulacją w tym zakresie jest Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (które weszło w życie od 1 stycznia 2026 roku).
Jak wynika z § 11 ust. 1 rozporządzenia, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży są dokonywane na podstawie:
wystawionych faktur;
raportów fiskalnych, o których mowa w § 12 – w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT;
wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.
Natomiast zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia podatnik, który prowadzi ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT, dokonuje zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 2, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
W myśl § 12 ust. 2 rozporządzenia podatnik, o którym mowa w ust. 1, może dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.
Podatnicy, o których mowa w ust. 1 i 2, nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o VAT (§ 12 ust. 3 rozporządzenia).
Przykład 1.
Pan Olaf prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów. Sprzedaż ewidencjonuje na kasie fiskalnej. Jednocześnie na rzecz osób prywatnych wystawia faktury. Faktury przekazuje nabywcom, natomiast paragony fiskalnej zachowuje w dokumentacji. Co będzie podstawą księgowania przychodu w KPiR? Zgodnie z § 12 rozporządzenia podstawą zapisów w KPiR będzie raport z kasy fiskalnej (dobowy lub okresowy). W takim przypadku w KPiR pan Olaf nie ujmuje faktur wystawionych do paragonów.
Zbiorcza ewidencja w KPiR faktur wystawionych na osoby prywatne - podsumowanie
Podsumowując powyższe, należy wskazać, że pomimo możliwości jednoczesnego wystawienia paragonu fiskalnego oraz faktury zapisów w KPiR podatnik dokonuje wyłącznie na podstawie danych z kasy fiskalnej.
Polecamy:
