Poradnik Przedsiębiorcy

Wynajem samochodu osobowego a kilometrówka

Podatnicy często decydują się na wynajem samochodu w celach firmowych. Oczywiście wiążą się z tym pewne opłaty. Przedsiębiorca ma natomiast prawo do ujmowania ich w kosztach uzyskania przychodów. Możliwości te są jednak ograniczone. Wyjaśnijmy zatem, jakie wydatki i w jakiej wysokości mogą stanowić koszt firmowy.

Wynajmowany samochód a obowiązek prowadzenia kilometrówki

Od 1 stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych. Wymóg ten nadal obowiązuje jedynie w przypadku gdy podatnik zamierza wykorzystywać pojazd wyłącznie do celów prowadzonej działalności i w związku z tym chce odliczać 100% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Wówczas konieczne jest spełnienie łącznie poniższych warunków:

  • zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26,
  • prowadzenie kilometrówki dla celów VAT,
  • sporządzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

Obowiązek prowadzenia kilometrówki nie występuje w przypadku samochodów, które spełniają definicję samochodu ciężarowego. Wówczas możliwe jest ujmowanie 100% poniesionych kosztów oraz odliczanie 100% podatku VAT.Jeśli podatnik zdecyduje się na skorzystanie z możliwości 100% odliczenia podatku VAT w przypadku pojazdu osobowego i spełni wymagania formalne, to na gruncie podatku PIT koszty związane z użytkowaniem takiego pojazdu również będzie mógł odliczać w 100%. W przypadku, gdy podatnik zamierza wykorzystywać wynajmowany samochód w sposób mieszany, czyli zarówno w celach prywatnych, jak i w celach związanych z działalnością, przysługuje mu prawo do odliczenia 50% podatku VAT oraz ujęcia 75% kosztów w KPIR. W przypadku czynnych podatników VAT koszt stanowi 75% wartości netto wraz z nieodliczonym podatkiem VAT.

Przykład 1.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT wynajął samochód osobowy, aby móc dojeżdżać do klientów w celu wykonania świadczonych usług. W związku z tym poniósł koszty na zakup paliwa w wysokości 100 zł netto, 23 zł VAT. Czy tego typu wydatek podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Jeśli tak, to w jakiej wysokości?

W związku z tym, że wynajmowany pojazd wykorzystywany jest w celu wykonywania usług związanych z prowadzoną działalnością, podatnik ma prawo zaliczyć wydatki na zakup paliwa do kosztów uzyskania przychodów.

Samochód wykorzystywany jest w formie mieszanej, zatem podatnik odliczy 50% podatku VAT, czyli 11,50 zł oraz 75% kosztu, czyli w tym przypadku:
75% x (100 zł + 11,5) = 83,63 zł.

Czy wydatki związane z wynajmowanym pojazdem mogą stanowić koszt?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) za koszty uzyskania przychodu uznaje się jedynie te wydatki, które poniesione zostały w celu uzyskania, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu. Zasada ta nie dotyczy jednak kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy, które niezależnie od tego, czy spełniają definicję kosztu, nie mogą zostać do nich zaliczone. Należy także pamiętać, że aby dany wydatek mógł stanowić dla podatnika koszt firmowy, oprócz spełnienia powyższych warunków, niezbędne jest jego prawidłowe udokumentowanie na przykład w formie faktury czy rachunku wystawionego na dane firmowe.

Zatem jeśli podatnik ponosi wydatki, które związane są bezpośrednio z pojazdem wykorzystywanym do celów prowadzonej działalności gospodarczej np. na zakup paliwa czy naprawę, ma on prawo do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów w wysokości odpowiadającej wybranemu sposobowi użytkowania pojazdu w firmie.

Wynajem samochodu a koszty ubezpieczenia

Podatnicy, którzy wykorzystują w swojej działalności wynajmowane pojazdy, mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość opłaconej polisy ubezpieczeniowej OC, AC czy NNW. Jednakże, aby wydatki związane z polisą mogły stanowić dla podatnika koszt, w umowie najmu musi być wyraźnie zaznaczone, że to podatnik pokrywa koszty polisy. Wówczas taki koszt należy księgować w wartości brutto w kolumnie 13 KPIR – pozostałe wydatki.

Przykład 2.

Podatnik zakupił ubezpieczenie OC i AC do wynajmowanego pojazdu, którego wartość nie przekracza 150 000 zł. Pojazd wykorzystywany jest do celów działalności, a w umowie zawarta została informacja, że to podatnik ponosi koszty ubezpieczenia. Zatem podatnikowi przysługuje prawo do ujęcia poniesionych wydatków w pełnej kwocie brutto w kosztach uzyskania przychodów.

Czynsz za wynajem samochodu w kosztach firmowych

W przypadku czynszu za wynajmowany pojazd na gruncie podatku PIT sposób wykorzystywania samochodu w działalności gospodarczej nie ma znaczenia, ponieważ niezależnie od tego, czy podatnik wykorzystuje auto w sposób mieszany, czy też tylko do celów prowadzonej działalności gospodarczej przysługuje mu prawo do ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wartości proporcjonalnej, w jakiej wartość pojazdu pozostaje do wartości 150 tys. zł. Wartość pojazdu w przypadku najmu krótkoterminowego tj. poniżej 6 miesięcy stanowi wartość wskazana w umowie ubezpieczenia. W przypadku najmu długoterminowego wartość pojazdu jest wskazana w umowie najmu.

W przypadku, gdy wartość wynajmowanego pojazdu przekracza kwotę 150 000 zł, fakturę za najem samochodu ujmuje się w kosztach w wartości proporcjonalnej, w jakiej pozostaje wartość pojazdu do wskazanej kwoty limitu.

Przykład 3.

Przedsiębiorca wynajął do celów prowadzonej działalności gospodarczej pojazd o wartości 160 000 zł. Samochód wynajęty został na okres krótkoterminowy oraz wykorzystywany jest w formie mieszanej. W związku z tym podatnik będzie mógł odliczyć wartość podatku VAT w wysokości 50%, natomiast koszt netto wraz z nieodliczonym podatkiem VAT będzie mógł odliczyć po zastosowaniu odpowiedniej proporcji.

Wartość netto faktury za wynajem samochodu wynosi 300 zł netto, VAT 69 zł. Zatem podatnik będzie mógł ująć w ewidencjach następujące kwoty:

  • odliczenie podatku VAT: 69 zł x 50% = 34,50 zł
  • ujęcie w KPIR:

150 000 zł / 160 000 zł = 0,94%
(300 zł + 34,50 zł) x 0,94% = 314,43

Limit 150 000 zł nie obejmuje pojazdów wynajmowanych na podstawie umów zawartych przed 1 stycznia 2019 roku.

Faktura za wynajem samochodu w systemie wFirma.pl

Aby zaksięgować fakturę za wynajem samochodu w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT, a następnie jako rodzaj wydatku należy wybrać LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU. Teraz należy uzupełnić dane zgodnie z otrzymaną fakturą i wybrać odpowiedni samochód w polu POJAZD. Po zapisaniu system automatycznie ujmie (na podstawie wybranego sposobu użytkowania pojazdu) odpowiednią wartość podatku VAT w rejestrze VAT zakupów oraz w KPIR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki.

Wynajem samochodu a KUP