Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca rozwiązaniem na błędne dane nabywcy

Przedsiębiorcy wystawiają ogromne ilości faktur. W związku z tym zdarzają się liczne pomyłki. Często popełnianym błędem jest wystawienie faktury z błędnymi danymi jej odbiorcy. Metodą służącą sprostowania błędu, który zauważy podatnik jest faktura korygująca.

Faktura korygująca- kiedy wystawiamy?

Zgodnie z art. 106j ust.1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2174 z późn. zm.), dalej jako ustawa o VAT, fakturę korygująca wystawiamy w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:

  1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,

  2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,

  3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

  4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

  5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

W świetle art. 106j ust. 2 ustawy o VAT faktura korygująca powinna zawierać:

  1. wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;

  2. numer kolejny oraz datę jej wystawienia;

  3. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca

    1. określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6,

    2. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

  1. przyczynę korekty;

  2. jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;

  3. w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.

Korekta faktury wystawionej na błędny podmiot

W celu zobrazowania problemu posłużymy się przykładami.

Przykład 1.

Podatnik wystawił fakturę na błędnego odbiorcę. Dokumentowała ona prawidłową wartość sprzedaży i wraz z towarem dotarła do właściwego odbiorcy. Odbiorca spostrzegł błąd i zwrócił się o wystawienie faktury korygującej.

W takiej sytuacji dokonujemy korekty faktury tylko co do błędnego nabywcy. Podatnik nie powinien wystawiać faktury korygującej do zera, ponieważ towar i faktura zostały dostarczone do właściwego klienta. W tej sytuacji faktura korygująca nie wpłynie na termin rozliczenia transakcji.

Przykład 2.

Podatnik wystawił fakturę na błędnego nabywcę. Dokumentowała ona prawidłową wartość sprzedaży towaru, jednak podatnik wysłał ją do innego podmiotu. W tej sytuacji fakturę otrzymał podatnik, który nie brał udziału w transakcji. Towar natomiast został wysłany do prawidłowego odbiorcy. Faktura znajduje się u innego odbiorcy niż towar.

W takiej sytuacji faktura korygująca będzie tworzona w inny sposób. Transakcja z podatnikiem, który na niej widnieje, nie miała miejsca, a mimo to otrzymał on fakturę. Biorąc powyższe pod uwagę, musimy dokonać korekty faktury do zera. Tym samym sprzedawca winien:

  • wystawić fakturę korygująca na rzecz podatnika, który został omyłkowo w niej wykazany,

  • wystawić fakturę na rzecz faktycznego kontrahenta, który zakupił towar.

W tej sytuacji również wystawienie faktury korygującej nie wpłynie na termin rozpoznania obowiązku podatkowego (towar bowiem dotarł do właściwego odbiorcy).

Faktura korygująca - potwierdzenie odbioru

W sytuacji, gdy fakturę otrzyma niewłaściwy podmiot, często nie chce on potwierdzić odbioru faktury korygującej. Podatnik uważa bowiem, że nie dokonywał z nami żadnej transakcji. Odsyła nam fakturę pierwotną i uważa, że nie musi już potwierdzać korekty faktury. W takiej sytuacji pomimo posiadania dwóch faktur nie możemy dokonać ich anulowania, ponieważ faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. Przypomnijmy, że ustawodawca nie sprecyzował, w jakiej formie nabywca potwierdza odbiór faktury korygującej.

Według interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 marca 2018 r., 0111-KDIB3-1.4012.851.2017.1.MP: Ustawodawca nie sprecyzował w przepisach ustawy o VAT, w jakiej formie nabywca ma dokonać potwierdzenia odbioru faktury korygującej. W związku z powyższym należy przyjąć, że potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, może być dokonane w dowolnej formie. Istotne jest tylko posiadanie informacji, z której jednoznacznie wynikać będzie, że nabywca otrzymał fakturę korygującą. Dopuszczalne są, zatem wszelkie formy, które jednoznacznie będą potwierdzały okoliczność dostarczenia faktury korygującej.

W sytuacji, gdy kontrahent nie chce potwierdzić otrzymania faktury korygującej, aby móc uznać, że została ona dostarczona, wystawca powinien dysponować odpowiednią dokumentacją. Winno z niej jasno wynikać, że klient jako nabywca towarów wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej. Powyższe potwierdza:

  • oświadczenie odstąpienia od umowy lub formularz zwrotu podpisany przez klienta,

  • korespondencja z klientem, np. korespondencja e-mail, w której wskazuje numer rachunku bankowego do dokonania zwrotu środków lub informuje o potrąceniu kwoty wynikającej z faktury korygującej podczas regulowania innych zobowiązań (czyli np. dokona wymiany zwracanego produktu na inny),

  • wyciąg z rachunku bankowego wnioskodawcy, zawierający przelewy wychodzące lub potwierdzenie dokonania przelewu przez wnioskodawcę, z których to dokumentów wynika, że wnioskodawca zwrócił klientowi kwotę wynikającą z faktury korygującej,

  • zestawienie zwróconych towarów w formie dokumentu magazynowego.