Przedsiębiorcy wystawiają ogromne ilości faktur. W związku z tym zdarzają się liczne pomyłki. Często popełnianym błędem jest wystawienie faktury z błędnymi danymi jej odbiorcy. Metodą służącą sprostowaniu błędu, który zauważy podatnik jest faktura korygująca.
Faktura korygująca - kiedy wystawiamy?
Zgodnie z art. 106j ust.1 ustawy o podatku od towarów i usług, dalej jako ustawa o VAT, fakturę korygującą wystawiamy w przypadku, gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
W świetle art. 106j ust. 2 ustawy o VAT faktura korygująca powinna zawierać:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca
- określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego - odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
- w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji.
Korekta faktury wystawionej na błędny podmiot
W celu zobrazowania problemu posłużymy się przykładami.
Przykład 1.
Podatnik wystawił fakturę na błędnego odbiorcę (np. literówka w nazwie firmy lub nieaktualny adres, jednak podano prawidłowy NIP). Dokumentowała ona prawidłową wartość sprzedaży i wraz z towarem dotarła do właściwego odbiorcy. Odbiorca spostrzegł błąd i zwrócił się o wystawienie faktury korygującej.
W takiej sytuacji dokonujemy korekty faktury tylko co do błędnego nabywcy. Podatnik nie powinien wystawiać faktury korygującej do zera, ponieważ towar i faktura zostały dostarczone do właściwego klienta. W tej sytuacji faktura korygująca nie wpłynie na termin rozliczenia transakcji.
Przykład 2.
Podatnik wystawił fakturę na błędnego nabywcę (podał omyłkowo błędny NIP). Dokumentowała ona prawidłową wartość sprzedaży towaru, jednak podatnik wysłał ją do innego podmiotu. W tej sytuacji fakturę otrzymał podatnik, który nie brał udziału w transakcji. Towar natomiast został wysłany do prawidłowego odbiorcy. Faktura znajduje się u innego odbiorcy niż towar.
W takiej sytuacji faktura korygująca będzie tworzona w inny sposób. Transakcja z podatnikiem, który na niej widnieje, nie miała miejsca, a mimo to otrzymał on fakturę. Biorąc powyższe pod uwagę, musimy dokonać korekty faktury do zera. Tym samym sprzedawca winien:
- wystawić fakturę korygująca do zera na rzecz podatnika, który został omyłkowo w niej wykazany,
- wystawić nową fakturę na rzecz faktycznego kontrahenta, który zakupił towar.
W tej sytuacji również wystawienie faktury korygującej nie wpłynie na termin rozpoznania obowiązku podatkowego (towar bowiem dotarł do właściwego odbiorcy).
Faktura korygująca - dokumentacja potwierdzająca warunki korekty
Wdrożenie obowiązkowego KSeF w 2026 r. zrewolucjonizowało i znacznie uprościło kwestie potwierdzania korekt w obrocie między polskimi przedsiębiorcami. Obecnie w przypadku faktur ustrukturyzowanych, przesłanie faktury korygującej "in minus" do KSeF jest wystarczające – sprzedawca ujmuje korektę rozliczeniowo w okresie, w którym skutecznie wyśle ją do systemu. W związku z tym całkowicie zniknął problem niedoszłego kontrahenta, który dawniej, odebrawszy papierową fakturę, odmawiał współpracy przy jej korekcie z racji braku zawartej transakcji. Pomyłki w NIP koryguje się od wejścia w życie KSeF fakturą "do zera" wysłaną do systemu bez konieczności gromadzenia dowodów jej uzgadniania z niepowołanym odbiorcą.
Kiedy dokumentacja wciąż jest potrzebna? (poza KSeF)
W sytuacji, korygujemy fakturę wystawioną w obrocie wyłączonym z KSeF (np. w przypadku sprzedaży konsumenckiej na rzecz osób fizycznych lub faktur wystawianych podczas awarii w tzw. trybie offline),nadal obowiazują zasady dokumentcyjne. Winno z nich jasno wynikać, że klient jako nabywca towarów wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z nowymi warunkami określonymi w fakturze korygującej. Powyższe potwierdza:
- oświadczenie odstąpienia od umowy lub formularz zwrotu podpisany przez klienta,
- korespondencja z klientem, np. korespondencja e-mail, w której wskazuje numer rachunku bankowego do dokonania zwrotu środków lub informuje o potrąceniu kwoty wynikającej z faktury korygującej podczas regulowania innych zobowiązań (czyli np. dokona wymiany zwracanego produktu na inny),
- wyciąg z rachunku bankowego sprzedawcy zawierający potwierdzenie dokonania przelewu zwracającego środki klientowi,
- zestawienie zwróconych towarów w formie dokumentu magazynowego.
Wystawienie korekty danych formalnych w wFirma.pl
W systemie wFirma.pl w prosty sposób można skorygować błędy w danych nabywcy wystawiając korektę danych formalnych. W tym celu należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie należy zaznaczyć fakturę, do której korekta ma zostać wystawiona, a następnie w górnym menu wybrać opcję MODYFIKUJ » ZMIEŃ DANE FORMALNE
Następnie w oknie, które się pojawi należy wpisać poprawne dane.
Polecamy:
