Zatwierdzenie sprawozdania finansowego - jak dokonać?

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest procedurą konieczną do przejścia przez wszystkie podmioty zobowiązane do jego sporządzenia. Wyjaśniamy, na czym polega ta procedura, kto powinien zatwierdzić sprawozdanie finansowe oraz jakie obowiązują terminy.

Prowadzenie i zamknięcie ksiąg rachunkowych

Zasada periodyzacji oznacza konieczność ujmowania działalności jednostek gospodarczych w wyznaczonych odcinkach czasu ograniczonych datami umownymi. Są one określane momentami sprawozdawczymi, natomiast wyznaczone przez nie okresy stanowią okresy obrachunkowe. Rok obrotowy to czas, w którym jest realizowany cykl rachunkowości jednostek gospodarczych kontynuujących działalność gospodarczą. Jednostki co do zasady otwierają księgi rachunkowe na dzień rozpoczynający każdy rok obrotowy i zamykają je na koniec każdego roku obrotowego. Oznacza to, że księgi rachunkowe są prowadzone odrębnie dla każdego roku obrotowego.

Księgi rachunkowe muszą być:

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, a także nazwą programu przetwarzania;
• wyraźnie oznaczone do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
• starannie przechowywane w ustalonej kolejności.

Zamknięcie roku obrotowego to w istocie ostateczne rozliczenie podatkowe jednostki za dany rok obrotowy. Z zamknięciem roku obrotowego wiąże się szereg procedur, m.in. konieczność dokonania wyceny bilansowej aktywów i pasywów przy zachowaniu zasady ostrożności, obowiązek uzgodnienia sald z rzeczywistym stanem końcowym składników bilansowych drogą inwentaryzacji zgodnie z zasadą wiernego obrazu czy odpowiednie uzgodnienie analityki z syntetyką. Księgi rachunkowe zamyka się w szczególności na dzień kończący rok obrotowy, jednak nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia (art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Końcowym etapem prac związanych z zamknięciem roku obrotowego jest dokonanie rocznych rozliczeń finansowych oraz sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Podkreślamy, że z zamknięciem roku obrotowego ściśle wiąże się także ewidencja rozliczenia wyniku finansowego dokonywana w roku następnym po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Do tego celu wykorzystywane jest konto 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”.

Czym jest sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument przedstawiający sytuację finansową danego przedsiębiorstwa w danym roku obrachunkowym. Powinno przedstawiać faktyczny i realny obraz jednostki. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Okres sprawozdawczy to okres, za który sporządza się sprawozdanie finansowe w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych (art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości).

Na mocy art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych określony w art. 12 ust. 2 albo na inny dzień bilansowy. Sprawozdanie finansowe składa się z: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Do sprawozdania finansowego dołącza się także sprawozdanie z działalności jednostki, jeżeli obowiązek jego sporządzania wynika z ustawy lub odrębnych przepisów.

Sprawozdanie finansowe od 1 października 2018 roku sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Ostateczne rozliczenie i zamknięcie roku obrotowego wymaga zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Ponadto w niektórych przypadkach określonych w art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości zatwierdzenie sprawozdania poprzedzone jest jego badaniem. Zgodnie z tym przepisem badaniu podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz roczne sprawozdania finansowe kontynuujących działalność:

1. banków krajowych, oddziałów instytucji kredytowych, oddziałów banków zagranicznych, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji, głównych oddziałów i oddziałów zakładów ubezpieczeń, głównych oddziałów i oddziałów zakładów reasekuracji oraz oddziałów zagranicznych firm inwestycyjnych;
1. spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych,
2. jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi oraz jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 2b;
1. jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
2. krajowych instytucji płatniczych i instytucji pieniądza elektronicznego;
3. spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji;
4. pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki co do zasady podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca kolejnego roku.

Organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe

Obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego spoczywa na właściwym dla danej jednostki organie zatwierdzającym. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości przez organ zatwierdzający rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej oraz spółki cywilnej, przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników.

Organ odpowiedzialny za zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest ustalany w zależności od formy prowadzonej działalności. Organem zatwierdzającym roczne sprawozdanie finansowe jest w przypadku:

• spółki akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,
• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – zwyczajne zgromadzenie wspólników,
• spółki komandytowo- akcyjnej – walne zgromadzenie,
• spółki komandytowej, partnerskiej, jawnej, cywilnej – wspólnicy,
• osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – właściciel,
• spółdzielni – walne zgromadzenie członków,
• przedsiębiorstwa państwowego – rada pracownicza przedsiębiorstwa, a w przypadku jej braku – organ założycielski,
• samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej – organ założycielski,
• banków państwowych – rada nadzorcza.

Obowiązujące przepisy regulują także procedury zatwierdzenia sprawozdań finansowych w szczególnych okolicznościach, np. podmiotu gospodarczego postawionego w stan likwidacji. W zależności od formy prowadzonej działalności zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego może nastąpić w postaci uchwały organu zatwierdzającego, decyzji organu założycielskiego lub oświadczenia woli.