Poradnik Przedsiębiorcy

Limit pracy w nadgodzinach – kiedy i jak można go zmienić?

Wiele firm boryka się z problemami kadrowymi, a brak pracowników na rynku pracy powoduje, że inni niekiedy muszą pracować dłużej. Kodeks pracy gwarantuje jednak, że pracodawca nie może nadmiernie przeciążać pracą  pracowników i wprowadza limit pracy w nadgodzinach w ilości 150 na rok. Za przekroczenie tego ograniczenia, pracodawcy grozi mandat z Państwowej Inspekcji Pracy, który może wynosić od 1000 do 30 000 zł. Natomiast systematyczne przekraczanie limitów oraz nie wypłacanie dodatków za nadgodziny, powoduje odpowiedzialność karną zagrożoną karą grzywny lub nawet więzienia. Art. 218 § 1 Kodeksu karnego mówi, że „kto, wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.

Jak postąpić, aby uniknąć problemów w trakcie kontroli? Dowiedz się więcej z tego artykułu.

Czym są nadgodziny i kiedy powstają?

Zgodnie z art. 151 § 1 k. p.  pracą w godzinach nadliczbowych, to „praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (…)”. W inny sposób będą powstawały nadgodziny u pracownika zatrudnionego w podstawowym czasie pracy, który pracuje od poniedziałku do piątku po 8 godzin, a inaczej będzie w przypadku pracownika zatrudnionego w równoważnym czasie pracy. W pierwszym przypadku, nadgodziną będzie każda godzina pracy powyżej 8 godzin na dobę, natomiast w systemie równoważnego czasu pracy, przedłużającego dobowy wymiar czasu do 12 godzin, nadgodziną będzie dopiero 13 godzina pracy.

Przykład 1.

Pracownik biura rachunkowego pracuje codziennie od 7 do 15, ale przed terminem zapłaty podatków, na polecenie pracodawcy, musi zostać dłużej i w jednym dniu pracuje od 7 do 20. W tym dniu wypracował 5 nadgodzin z tytułu przekroczenia normy dobowej, które powinny zostać zrekompensowane czasem wolnym lub dodatkiem w wysokości 50%.

Przykład 2.

Pracownik zakładu produkcyjnego jest zatrudniony w równoważnym czasie pracy i jego dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony do 12 godzin.  W dniu, w którym miał zaplanowaną w grafiku pracę od 7 do 19, pracował od 7 do 20. W tym wypadku, pracując tyle samo co pracownik w podstawowym czasie pracy, ma tylko jedną nadgodzinę, która należy mu się za pracę od 19-20. Praca ponad ustalony w grafiku wymiar czasu pracy, powinna zostać zrekompensowana czasem wolnym lub dodatkiem do wynagrodzenia w wysokości 50%.

Przykład 3.

Pracownik biura architektonicznego pracuje w podstawowym czasie pracy od 9 do 17. Musiał jednak przyjść do pracy w jedną sobotę. Pracownik nie otrzymał za ten dzień innego dnia wolnego od pracodawcy, w związku z czym należy mu się wynagrodzenie z dodatkiem 100 %, gdyż doszło do przekroczenia normy tygodniowej (pracownik musi pracować przeciętnie pięć dni w tygodniu, a dwa dni mieć wolne).

Kiedy pracodawca może zlecić pracę w godzinach nadliczbowych?

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika, jest dbanie o dobro zakładu pracy i wykonywanie poleceń służbowych, dlatego musi on wykonać polecenie pracodawcy w sprawie pracy, w godzinach nadliczbowych. Niewykonanie tego polecenie może skutkować otrzymaniem kary porządkowej, a w skrajnych sytuacjach może nawet być powodem wypowiedzenia umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 k.p.). Jednak nie zawsze pracodawca może zlecić pracę w godzinach nadliczbowych. Nie może jej polecić kobietom w ciąży, osobom niepełnosprawnym, pracownikom młodocianym oraz osobom wychowującym dziecko do lat 4 – chyba, że osoba taka wyrazi zgodę. Pozostali pracownicy co do zasady nie mogą odmówić pracy w godzinach nadliczbowych. Jednak pracodawca nie ma zupełnej dowolności w zleceniu swoim podwładnym pracy po godzinach.

Kodeks pracy wskazuje, że wykonywanie przez pracowników pracy w godzinach nadliczbowych, jest możliwe w sytuacji:

  • konieczności przeprowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia, zdrowia i mienia, środowiska lub usunięcia awarii;

  • szczególnych potrzeb pracodawcy.

To w gestii pracodawcy leży ocena i kwalifikacja zdarzeń zagrażających zdrowiu, życiu czy mieniu. Także o tym, czy w danej sytuacji można mówić o szczególnych potrzebach pracodawcy rozstrzyga sam pracodawca. Największe pole do interpretacji pozostawia sformułowanie „szczególne potrzeby pracodawcy”. Nie można jednak traktować tego terminu zupełnie dowolnie. Jak wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 maja 2008 roku (sygn. akt. I PKN 667/98), są to „potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością”. Niedopuszczalne jest zatem ciągłe zlecanie pracownikowi pracy w godzinach nadliczbowych, które oznacza nie sytuację niecodzienną, a planowaną, która wynika nie z nagłych potrzeb, ale po prostu ze złej organizacji czasu pracy w zakładzie pracy.

Jakie są limity pracy w godzinach nadliczbowych?

Maksymalny limit pracy w nadgodzinach wynika z ograniczeń Kodeksu pracy, który określa ilość nadgodzin, jakie może przepracować pracownik:

- w ciągu doby– może to być maksymalnie 13 godzin pracy łącznie z nadgodzinami, limit wynikający z obowiązku zapewnienia pracownikowi 11 godzinnego, nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby. Zatem pracownik zatrudniony w podstawowym czasie pracy, może mieć 5 nadgodzin, a w równoważnym, w którym dobowy wymiar czasu pracy wynosi 12 godzin, może mieć tylko jedną nadgodzinę;

- w ciągu tygodnia – obowiązek zachowania przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym oznacza, że tygodniowy czas pracy łącznie z nadgodzinami nie może przekroczyć 48 godzin w okresie rozliczeniowym;

- w ciągu roku – z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, pracownik może mieć w ciągu roku wyłącznie 150 nadgodzin. Mówi o tym art. 151 § 3 k.p. Jednak w razie konieczności zwiększenia rocznego limitu nadgodzin, należy umieścić stosowny zapis w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym, a w przypadku pracowników zatrudnionych w zakładzie, gdzie nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy oraz tam, gdzie nie ma układu zbiorowego, stosowny zapis zwiększający limit pracy w nadgodzinach, powinien się znaleźć w umowie o pracę. Należy pamiętać, że w zakładach, w których funkcjonują związki zawodowe, każda zmiana regulaminu pracy musi zostać poprzedzona konsultacjami i na taką zmianę związki zawodowe muszą wyrazić zgodę.

O ile może zostać zwiększony roczny limit pracy w nadgodzinach?

W związku z tym, że pracownik może mieć w tygodniu 8 godzin nadliczbowych, maksymalny limit godzin nadliczbowych jaki można wprowadzić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub umowie o pracę, może wynosić maksymalnie 416 nadgodzin w ciągu roku. Jest to liczba, której absolutnie nie można przekroczyć. Wynika ona z zsumowania 52 tygodni w roku kalendarzowym i 8 nadgodzin, jakie może mieć pracownik w ciągu tygodnia. Jednak zdaniem wielu ekspertów, a także Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, które w piśmie z 13 listopada 2008 roku wskazuje, że limit pracy w nadgodzinach musi zostać pomniejszony o przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy.

„Zdaniem departamentu, ustalając większą liczbę godzin nadliczbowych niż 150, pracodawca powinien uwzględnić to, że pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni. Maksymalny limit może zatem zostać wskazany w wysokości 384 godzin (od 52 tygodni w roku odejmuje się cztery tygodnie urlopu, co daje 48 tygodni, które należy pomnożyć przez dopuszczalną maksymalną liczbę godzin nadliczbowych przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym, czyli osiem). Natomiast u pracowników korzystających z 26-dniowego urlopu wypoczynkowego maksymalny limit wynosi 376 godzin (od 52 tygodni odejmujemy pięć tygodni urlopu, co daje 47 tygodni, które mnoży się przez osiem godzin nadliczbowych)”.

Jak należy rozliczyć czas przepracowany w nadgodzinach?

Zgodnie z art. 151 § 1 k.p. za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, należy wypłacić dodatek w wysokości:

  • 100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:

a) w nocy,

b) w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy zgodnie z zaplanowanym rozkładem czasu pracy,

c) za pracę w dniu wolnym otrzymanym za pracę w niedzielę lub święto,

  • 50% wynagrodzenia za pracę w każdym innym dniu.

Dodatek w wysokości 100% przysługuje pracownikowi także za przekroczenie przeciętnej pięciodniowej normy czasu pracy, a więc za pracę w sobotę lub niedzielę, w sytuacji gdy pracodawca i pracownik nie dogadali się co do wykorzystania w zamian za pracę w godzinach nadliczbowym czasu wolnego. W pierwszej kolejności powinien on zostać dany pracownikowi za pracę w sobotę, gdyż pracownik pracując w dniu, którym miał być wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, musi wykorzystać inny dzień wolny do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero, gdy nie będzie to możliwe, na przykład gdy pracownik się rozchoruje i nie będzie w stanie odebrać dnia wolnego, należy wypłacić mu wynagrodzenie wraz z dodatkiem 100%. Należy przy tym pamiętać, że oddawanie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach, różni się w zależności od tego, czy to pracownik występuje z wnioskiem o odebranie czasu wolnego – wówczas należy się on w proporcji 1:1, czyli za 8 godzin pracy w sobotę pracownik musi do końca okresu rozliczeniowego odebrać cały dzień wolny, czy też odebranie wolnego jest inicjatywą pracodawcy. W tym drugim przypadku, pracownikowi należy oddać czas wolny w proporcji 1:1,5, czyli za 8 godzin pracy w sobotę pracownik otrzyma jeden cały dzień oraz cztery godziny w innym dniu, wyznaczonym przez pracodawcę.