Wprowadzenie e-akt w firmie to obecnie jedno z kluczowych wyzwań dla wielu przedsiębiorstw, które chcą usprawnić swoje procesy administracyjne, zwiększyć efektywność pracy oraz odpowiedzieć na nowe regulacje prawne. Przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną wymaga szczegółowego planowania i zaangażowania wszystkich działów firmy. W artykule omówimy jak wygląda procedura wprowadzenia e-akt, oraz obowiązki pracodawcy w tym zakresie które pozwolą na osiągnięcie korzyści wynikających z cyfryzacji dokumentów.
Dlaczego warto wprowadzić e-akta?
Digitalizacja akt pracowniczych przynosi wiele korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Przede wszystkim elektroniczna dokumentacja jest łatwiejsza do przechowywania i dostępu. Unikamy problemów z zagubieniem dokumentów, a także zmniejszamy ilość miejsca potrzebnego na przechowywanie papierowych teczek pracowniczych. Wdrożenie e-akt ma również wpływ na ochronę środowiska, ponieważ redukuje zużycie papieru i innych materiałów biurowych.
E-akta mogą także przyspieszyć realizację różnych procedur kadrowych. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich dokumentów w sposób zdalny, co jest szczególnie istotne w erze pracy zdalnej i hybrydowej. Dodatkowo możliwość cyfrowego podpisywania dokumentów eliminuje konieczność spotkań w biurze tylko po to, aby złożyć podpis na umowie lub innym dokumencie.
Wymagania prawne dotyczące e-akt
Przejście z papierowych akt pracowniczych na elektroniczne jest regulowane przez przepisy prawne, które określają, jakie wymagania musi spełniać dokumentacja prowadzona w formie cyfrowej. Podstawowym aktem prawnym regulującym te kwestie w Polsce jest Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, które precyzują zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Aby móc przejść na e-akta, pracodawca musi zadbać o odpowiednie zabezpieczenia, które zapewnią autentyczność, integralność oraz poufność dokumentacji. Wymaga to zastosowania odpowiednich technologii, w tym podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej oraz zabezpieczeń kryptograficznych. Pracodawca musi także poinformować pracowników o zmianie formy prowadzenia akt oraz zapewnić im możliwość uzyskania dostępu do nich w każdej chwili.
Etapy wdrożenia e-akt
Wdrożenie e-akt w firmie można podzielić na kilka etapów. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis poszczególnych kroków, które pracodawca powinien podjąć, aby przejście z papierowych akt na elektroniczne było efektywne i zgodne z przepisami.
Analiza istniejącej dokumentacji
Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie analizy obecnej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien sprawdzić, czy wszystkie akta są kompletne, zaktualizowane oraz zgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Na tym etapie ważne jest także zidentyfikowanie dokumentów, które mogą wymagać korekty lub usunięcia przed digitalizacją.
Przygotowanie planu wdrożenia
Kolejnym krokiem jest przygotowanie planu wdrożenia, który powinien obejmować harmonogram działań, zasoby niezbędne do wdrożenia e-akt oraz podział ról i odpowiedzialności. Pracodawca powinien zidentyfikować, jakie technologie będą potrzebne (np. system do zarządzania dokumentacją elektroniczną), a także określić, które osoby będą odpowiedzialne za poszczególne zadania. Na tym etapie pracodawca powinien zastanowić się, czy lub jak będzie podzielony proces digitalizacji dokumentów. W zależności od wielkości firmy proces ten może być rozłożony na kilka lub nawet kilkanaście miesięcy.
Proces digitalizacji akt pracowniczych warto podzielić na kilka etapów w zależności od liczby zatrudnionych pracowników. Oto przykładowe podziały:
aktualni i byli pracownicy,
podział ze względu na działy,
tylko akta nowych pracowników zatrudnionych od X daty będą prowadzone w formie elektronicznej,
decyzja o elektronizacji akt tylko działów biurowych (bez produkcji).
Przepisy nie wskazują ani nie ograniczają możliwości elektronizacji dokumentacji tylko części pracowników.
Jednak coś, co jest absolutnie niedopuszczalne, to dualizm form, czyli prowadzenie dokumentacji pracownika w 2 formach – papierowej i elektronicznej jednocześnie.
Wybór odpowiednich narzędzi IT
Przy wdrażaniu e-akt kluczową rolę odgrywa system informatyczny. Pracodawca powinien wybrać odpowiedni system do zarządzania dokumentacją pracowniczą, który będzie spełniał wymagania prawne dotyczące bezpieczeństwa i archiwizacji danych. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań, które umożliwiają prowadzenie dokumentacji zgodnie z przepisami, a jednym z najlepszych jest system wFirma.pl. Przewagą tego systemu nad innymi, oprócz pełnej zgodności z przepisami, jest pełna integracja z systemem kadrowo-płacowym, a także panelem e-pracownika, co wpływa na znaczne przyspieszenie procesu prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Digitalizacja istniejących dokumentów
Po wyborze odpowiednich narzędzi przyszedł czas na faktyczną digitalizację dokumentacji. Proces ten obejmuje skanowanie dokumentów papierowych, przypisywanie im odpowiednich metadanych oraz przechowywanie ich w cyfrowym archiwum. Ważne jest, aby dokumenty były skanowane w wysokiej jakości, a także by były zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem.
Przeszkolenie pracowników
Kolejnym istotnym etapem jest przeszkolenie pracowników, zarówno tych odpowiedzialnych za prowadzenie akt, jak i wszystkich użytkowników systemu. Szkolenie powinno obejmować kwestie związane z obsługą nowego systemu, zasady bezpieczeństwa oraz politykę ochrony danych osobowych. Pracownicy powinni wiedzieć, jak uzyskać dostęp do e-akt oraz jak składać podpisy elektroniczne.
Monitorowanie i optymalizacja
Wdrożenie e-akt nie kończy się na etapie digitalizacji i przeszkolenia pracowników. Pracodawca powinien na bieżąco monitorować działanie systemu, identyfikować ewentualne problemy oraz wprowadzać potrzebne usprawnienia. Regularne audyty systemu zarządzania dokumentacją pomogą zapewnić zgodność z przepisami oraz sprawne funkcjonowanie całego procesu.
Obowiązki pracodawcy związane z wdrożeniem e-akt
Przepisy bardzo szczegółowo regulują proces wdrożenia e-akt w organizacji, nakładając tym samym określone obowiązki na pracodawców. Przyjrzyjmy się im.
Zapewnienie bezpieczeństwa danych
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych pracowników. Dokumentacja pracownicza zawiera wrażliwe informacje, które muszą być odpowiednio chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą czy modyfikacją. Pracodawca musi wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie danych, systemy kontroli dostępu oraz regularne kopie zapasowe.
Zgodność z przepisami RODO
Pracodawca ma obowiązek zapewnić zgodność e-akt z przepisami RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Oznacza to m.in. konieczność informowania pracowników o sposobie przetwarzania ich danych, a także zapewnienie im prawa dostępu do swoich danych, poprawiania ich oraz usunięcia. Pracodawca musi również dbać o to, aby dane były przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.
Informowanie pracowników o zmianach
Pracodawca musi poinformować pracowników o planowanym przejściu na e-akta oraz o tym, jak zmiana ta wpłynie na sposób przechowywania ich danych. Pracownicy mają prawo wiedzieć, gdzie będą przechowywane ich dokumenty, jak będą zabezpieczone oraz jakie będą mieli możliwości dostępu do nich. Warto zorganizować spotkania informacyjne lub szkolenia, aby rozwiać wszelkie wątpliwości pracowników. Obowiązek informacyjny pracowników wynika bezpośrednio z przepisów.
Przechowywanie dokumentacji
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana w sposób, który zapewnia jej integralność i autentyczność. Oznacza to, że pracodawca musi zadbać o odpowiednie systemy archiwizacji, które pozwolą na bezpieczne przechowywanie dokumentów przez wymagany przepisami czas. W przypadku e-akt jest to zazwyczaj 10 lat od zakończenia stosunku pracy, choć okres ten może się różnić w zależności od rodzaju dokumentu.
Wyzwania związane z wdrożeniem e-akt
Przejście na e-akta wiąże się z wieloma wyzwaniami, które pracodawca musi pokonać, aby proces ten przebiegł sprawnie i zgodnie z przepisami. Jednym z największych wyzwań jest zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń dla dokumentacji elektronicznej. Wymaga to inwestycji w nowoczesne technologie oraz ciągłego monitorowania systemów bezpieczeństwa.
Innym wyzwaniem jest przeszkolenie pracowników oraz przekonanie ich do zmiany dotychczasowych nawyków. Pracownicy mogą obawiać się, że nie będą potrafili obsługiwać nowego systemu, dlatego ważne jest zapewnienie im odpowiedniego wsparcia i szkoleń. Warto także podkreślać korzyści wynikające z digitalizacji, takie jak łatwiejszy dostęp do dokumentów czy szybsza realizacja różnych procedur.
Korzyści z wdrożenia e-akt
Mimo licznych wyzwań, wdrożenie e-akt przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim pozwala na oszczędność czasu i kosztów związanych z przechowywaniem oraz obsługą dokumentacji papierowej. Dokumenty są łatwiejsze do odnalezienia, a także można je szybko udostępniać, co przyspiesza realizację różnych procesów kadrowych.
E-akta zwiększają również bezpieczeństwo danych. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii, takich jak szyfrowanie oraz podpis elektroniczny, ryzyko nieautoryzowanego dostępu do dokumentów jest znacznie mniejsze niż w przypadku tradycyjnych akt papierowych. Dodatkowo systemy zarządzania dokumentacją umożliwiają śledzenie zmian, co pozwala na dokładną kontrolę nad tym, kto i kiedy dokonywał modyfikacji w aktach.
Jak powinna wyglądać procedura wprowadzenia e-akt w firmie - podsumowanie
Wdrożenie e-akt w firmie to proces złożony, wymagający odpowiedniego przygotowania oraz zaangażowania ze strony pracodawcy i pracowników. Kluczowe jest zapewnienie zgodności z przepisami prawa, odpowiednie zabezpieczenie danych oraz przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego systemu. Mimo licznych wyzwań, korzyści wynikające z digitalizacji dokumentacji pracowniczej są nieocenione – e-akta pozwalają na oszczędność czasu, zwiększenie efektywności pracy oraz lepszą ochronę danych osobowych.
Przejście na e-akta to krok w kierunku nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi, który przynosi wymierne korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i pracowników. Warto więc podjąć wyzwanie i zainwestować w przyszłość, która z pewnością przyniesie wymierne efekty w postaci usprawnienia pracy całej organizacji.
