Obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wszedł już w życie. Często się zdarza, że w przypadku takich zmian organizacyjno-prawnych powstają nowe problemy. Jednym z nich może być otrzymywanie faktur wystawionych poza tym systemem. Przykładowo u podatników pojawiają się wątpliwości, jak dokonać odliczenia VAT z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF,
Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur został stworzony w celu wystawiania, zarządzania, archiwizowania i kontroli faktur w postaci ustrukturyzowanej. Jest on przeznaczony dla grup podmiotów, takich jak:
podatnik oraz podmioty przez niego wskazane,
osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne,
osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne,
inne podmioty niż wyżej wymienione wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
– które zostaną lub już zostały we właściwy sposób uwierzytelnione w KSeF.
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) Krajowy System e-Faktur służy do:
nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
powiadamiania uprawnionych podmiotów do KSeF o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z tego systemu,
uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur posiadanych przez podmioty uprawnione,
wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
dostępu i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych,
oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur,
analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych,
powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną, który został przydzielony w Krajowym Systemie e-Faktur, a także dacie i czasie jego przydzielenia,
powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury udostępnionym przez KSeF, o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku niedostępności KSeF,
powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Kiedy powstaje prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur zakupowych
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia przysługuje wyłącznie w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. W przypadku wykorzystywania ich zarówno do czynności opodatkowanych, jak i zwolnionych, odliczenie przysługuje jedynie w części.
Prawo do odliczenia podatku VAT powstaje najwcześniej w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów bądź usług powstał obowiązek podatkowy u ich dostawcy.
Obowiązek podatkowy w VAT (opodatkowanie VAT dostawy towarów, świadczenia usług) u sprzedawcy powstaje w dacie:
dostawy towarów, wykonania usługi,
otrzymania zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów lub usług,
wyjątkowo w dacie wystawienia faktury, ale dotyczy to tylko m.in. usług najmu, dzierżawy, leasingu, budowlanych, ochrony mienia, innych,
otrzymania całości zapłaty,
pozostałych momentów.
Natomiast prawo do odliczenia podatku VAT podatnik–nabywca zyskuje w przypadku:
krajowego nabycia niewcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę,
importu towarów niewcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał dokument celny,
nabycia towarów, usług, dla których podatnikiem rozliczającym VAT jest nabywca (import usług, WNT, pozostałe) w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika powstał obowiązek podatkowy u dostawcy towarów lub usług i to nawet jeżeli nabywca nie otrzymał faktury.
Po wejściu w życie obowiązku wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF powstała pewna wątpliwość. Czy nabywca towarów lub usług będący czynnym podatnikiem VAT może odliczyć ten podatek z faktur zakupowych wystawionych poza systemem?
Prawo do odliczenia VAT z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF
Od 1 kwietnia 2026 roku większość podatników VAT została objęta obowiązkiem wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF. Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w tym systemie według określonego standardu.
Natomiast do końca 2026 roku niektórzy podatnicy mogą wciąż wystawiać faktury papierowe albo elektroniczne, aby udokumentować dokonaną sprzedaż. Mowa tu o przedsiębiorcach – osobach fizycznych, których sprzedaż w każdym miesiącu 2026 roku (zaczynając od kwietnia) nie przekroczy sumy 10 tys. zł.
Ponadto ustawodawca zaznaczył, iż występuje wiele wyjątków, kiedy to podatnicy są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Chodzi tu o m.in. sprzedaż na rzecz konsumentów, w tym także z użyciem szczególnych procedur rozliczania VAT – VAT OSS, VAT IOSS, czy sprzedaż dokonywaną przez podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
Wystawienie faktur poza KSeF odnosi się także do sytuacji wyjątkowych, takich jak:
awaria KSeF,
inna niedostępność KSeF,
dobrowolne wystawienie faktury poza KSeF (skorzystanie ze zwolnienia).
pozostałe okoliczności.
Wszystkie te okoliczności powodują i będą powodować występowanie w obrocie gospodarczym faktur papierowych oraz elektronicznych sporządzonych poza KSeF. Będą to faktury wystawiane poza tym systemem zarówno dobrowolnie (jeśli podatnik jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych), jak i w wyjątkowych okolicznościach, a także faktury wystawione z naruszeniem omawianego obowiązku.
Patrząc na aktualną poniższą linią interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nabywca nie traci prawa do odliczenia podatku VAT z faktury, która została wystawiona poza KSeF. Warunek to przede wszystkim faktyczne odzwierciedlenie transakcji w treści faktury. Co więcej, nabywca nie jest i nie może być zobligowany do weryfikacji poprawności wystawienia faktury na gruncie obowiązku związanego z KSeF.
Otrzymanie faktury wystawionej poza tym systemem nie pozbawia więc nabywcy do realizacji prawa do odliczenia naliczonego na jej podstawie podatku VAT – pod warunkiem niewystępowania negatywnych przesłanek wynikających z art. 88 ustawy o VAT. Warto podkreślić, iż kary za niedopełnienie obowiązku względem KSeF będą nakładane wyłącznie na sprzedawcę, ale dopiero od stycznia 2027 roku.
Powyższe potwierdzają najnowsze stanowiska fiskusa wyrażone w wydanych interpretacjach indywidualnych. Jednym z takich stanowisk jest interpretacja indywidualna z 2 marca 2026 (sygn. 0114-KDIP4-1.4012.32.2026.2.DP), w której to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazuje, wprost, że:
[…] Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana, jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego, jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Jedną z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia jest prawidłowe pod kątem formalnym i materialnym wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej. Jednak wystawienie faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur nie wyklucza wadliwie wystawionego dokumentu, jako dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.
Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy, należy stwierdzić, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych i doręczonych Państwu w postaci elektronicznej lub papierowej poza KSeF wbrew obowiązkowi stosowania KSeF przez danego Dostawcę.
Wystawienie faktur bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy […].
Takie samo stanowisko zostało zawarte w innych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej:
z 16 stycznia 2026 roku (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.1053.2025.1.KOM),
z 10 lutego 2026 roku (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.953.2025.1.JKU),
z 13 stycznia 2026 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG),
z 2 stycznia 2026 roku (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO,
z 9 stycznia 2026 roku (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.875.2025.2.IK),
z 10 grudnia 2025 roku (sygn. 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR).
Otrzymanie przez nabywcę faktury wystawionej poza KSeF nie pozbawia go prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT, nawet jeśli faktura ta została sporządzona z naruszeniem obowiązków związanych z tym systemem.
Nabywca może więc odliczyć podatek VAT od takiej faktury w pełnej wysokości, jeśli ów dokument sprzedaży dotyczy wyłącznie zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną VAT, lub w części, jeżeli zakupione towary lub usługi będą przeznaczone jednocześnie do zarówno czynności opodatkowanych, jak i zwolnionych.
Polecamy:
