Lista płac jest dokumentem, który potwierdza naliczanie wynagrodzeń dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Czy listę płac trzeba przechowywać wraz z innymi dowodami księgowymi? Odpowiemy poniżej.
Lista płac - czy trzeba ją sporządzać?
Pracodawca, który zatrudnia pracowników, jest zobowiązany do wypłacenia im comiesięcznego wynagrodzenia za pracę. Wynika to bezpośrednio z przepisów prawa pracy. Jednakże pomimo tego, że lista płac jest powszechnym dokumentem księgowym, to nie ma obowiązku sporządzania takiego dokumentu, bowiem nie regulują tego żadne przepisy. W praktyce jednak większość firm woli mieć listę płac w swojej ewidencji.
Listy płac powinny być tworzone wyłącznie dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, a nie osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych. Zleceniobiorcom i wykonawcom wystawiane są rachunki, na podstawie których dokonuje się wypłat wynagrodzenia.
Na jakiej podstawie sporządzana jest lista płac?
Aby pracodawca mógł naliczyć wynagrodzenia dla zatrudnionych pracowników, musi mieć aktualne dane dotyczące zarówno czasu pracy w danym miesiącu, jak i wartości pensji czy innych dodatków. Lista płac sporządzana jest więc na podstawie:
- ewidencji czasu pracy i list obecności,
- aktualnej umowy o pracę,
- informacji o przyznaniu dodatkowych składników do wynagrodzenia.
Elementy listy płac
Regulacje prawne nie wskazują elementów, jakie lista płac powinna zawierać. Jednak do podstawowych elementów można zaliczyć:
nazwę pracodawcy,
oznaczenie lub nazwę listy płac,
okres, którego dotyczy,
datę sporządzenia listy płac,
datę wypłaty wynagrodzeń,
imiona i nazwiska pracowników,
wszystkie składniki wynagrodzeń:
- wynagrodzenie zasadnicze;
- dodatki do wynagrodzenia - premie, prowizje, inne naliczenia;
- podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne;
- składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika i pracodawcę;
- koszty uzyskania przychodu;
- podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne;
- kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne – wyliczonej i odliczonej od podatku dochodowego;
- podstawę naliczania podatku dochodowego;
- kwotę wolną od podatku;
- naliczoną i należną zaliczkę na podatek;
- potrącenia - komornicze, alimentacyjne, z tytułu ubezpieczenia grupowego;
- wynagrodzenie netto do wypłaty;
podpisy osoby sporządzającej i akceptującej listę płac,
podpisy pracowników w przypadku wypłaty wynagrodzenia gotówką.
Należy pamiętać, że lista płac nie ma standardowego schematu. Zawsze można dodać do niej inne składniki, które uwzględnia się przy wyliczaniu wynagrodzenia w zależności od potrzeb jednostki.
Sporządzanie listy płac w systemie płacowym
Wyliczenie wynagrodzenia może być proste jeśli korzystamy z systemu do rozliczania płac. Jednym z nich jest system wFirma.pl. Tam wystarczy wprowadzić pracownika, a następnie podczas dodawania umowy określenie wynagrodzenia. W zakładce KADRY » LISTY PŁAC » MENU » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWĘ O PRACĘ).
Co ważne dane zawarte w liście płac są automatycznie zaczytywane do deklaracji rozliczeniowych ZUS oraz do wyliczenia zaliczek na podatek za pracownika.
