Prowadzisz firmę i skupiasz się na szukaniu oszczędności i cięciu kosztów. Jeżeli tak to ten artykuł jest dla Ciebie. W tym materiale skupimy się na przedstawieniu kilku sposobów jak zoptymalizować zakupy firmowe w zagranicznych sklepach internetowych. Jak domyślasz się w niektórych przypadkach sklepy będą prosiły o płatności w walucie lokalnej (euro, dolarze, funcie, franku szwajcarskim lub innej). Co w takim przypadku zrobić? Płacić polskim złotym, a może euro lub dolarem? Poniżej, razem z ekspertami portalu FXMAG, pomożemy Ci odpowiedzieć na te i inne pytania oraz zoptymalizować koszty związane z zakupami zagranicznymi. Zapraszamy do lektury!
Ukryte prowizje bankowe przy drobnych zakupach w strefie euro
Właściciele mikrofirm regularnie zamawiają produkty w europejskich sklepach internetowych. Szukają tam oszczędności. Kupują specjalistyczne licencje cyfrowe oraz sprzęt biurowy. Ceny w walucie euro mogą wydawać się początkowo bardzo atrakcyjne. Kwota widoczna w wirtualnym koszyku zachęca do szybkiej zapłaty. Ostateczny koszt zakupu rośnie w momencie obciążenia firmowego rachunku bankowego. Dlaczego tak się dzieje? Fachowcy z FXMAG tłumaczą w prosty sposób - instytucje finansowe doliczają własne marże za przewalutowanie każdej transakcji zagranicznej. Płatność standardową kartą w PLN (polskim złotym) uruchamia dodatkową tabelę kursową banku. Portal FXMAG Tłumaczymy świat finansów informuje, że prowizja za taką operację wynosi często od 2% do 6% całkowitej wartości zamówienia. Zdarzają się nawet przypadki, że prowizja sięga 10%. To co może gubić klienta to fakt, że dodatkowe potrącenia pojawiają się na wyciągu dopiero po pełnym zaksięgowaniu płatności. Brak weryfikacji tych opłat systematycznie obniża rentowność firmy oraz zwiększa frustrację właścicieli. Niewielkie narzuty przy pojedynczym zakupie sumują się w skali roku do konkretnych kwot trwale obciążających budżet przedsiębiorstwa.
Odnawianie licencji i subskrypcje zagranicznego oprogramowania dla firm
Sporo narzędzi do zarządzania projektami pochodzi z zagranicy. Dostawcy opierają cenniki na miesięcznych planach abonamentowych. Subskrypcje odnawiają się całkowicie automatycznie. Zmieniający się kurs waluty sprawia, że bank pobiera co miesiąc inną kwotę. Przedsiębiorca traci kontrolę nad stałymi wydatkami na oprogramowanie. Warto weryfikować rynkowe notowania przed podpięciem firmowej karty lub rozważyć po prostu subskrypcje roczne.
Ukryte koszty logistyki
Zamówienie fizycznego sprzętu generuje dodatkowe koszty logistyczne. Komputery, telefony czy monitory z niemieckich hurtowni (nie tylko niemieckich!) kuszą niską ceną bazową. Dostawa kurierska na terenie Europy to jednak spory wydatek. Przewoźnicy doliczają opłaty paliwowe i strefowe. Należy zawsze zsumować cenę produktu oraz transportu. Dopiero ta całkowita wartość pozwala ocenić opłacalność sprowadzenia sprzętu do biura (więcej ciekawych przedsiębiorczych tipów i newsów biznesowych znajdziesz w zakładce Biznes na portalu FXMAG tłumaczymy świat finansów). Weź pod uwagę również koszty zwrotu w przypadku nietrafionego zakupu. Tutaj również może pojawić się niespodzianka.
Wpływ wahań kursowych na ostateczną cenę sprowadzanego sprzętu
Rynki finansowe podlegają ciągłym wahaniom. Kurs euro zmienia się każdego dnia pod wpływem danych makroekonomicznych. Różnica kilku groszy na jednym euro wydaje się z pozoru nieistotna. Przy większych zamówieniach sprzętowych generuje to wymierne straty. Długi czas decyzyjny działa na niekorzyść kupującego. Cena obserwowana w poniedziałek rzadko pokrywa się z wydatkiem ponoszonym w piątek. Weź również pod uwagę bardzo ważny aspekt - w weekendy ceny walut są zwykle obarczone większym spreadem, co zwiększa ryzyko przepłacenia za sprzęt. Co to jest spread? Jak tłumaczą eksperci z portalu FXMAG tłumaczymy świat finansów spread to różnica między ceną kupna a ceną sprzedaży danej waluty. Więcej informacji na temat spreadu na rynku forex możesz znaleźć właśnie na portalu FXMAG. Warto również sprawdzać opinie i komentarze ekspertów branżowych na temat sytuacji na rynku walutowym, forex. Może się okazać, że warto poczekać 2-3 tygodni na kupienie sprzętu po dużo lepszej cenie. Pamiętaj, że ostateczną decyzję z pełną odpowiedzialnością podejmujesz Ty jako właściciel firmy.
Grafika 1. Przykładowe opinie ekspertów na portalu finansowym FXMAG tłumaczymy świat finansów
Zakupy firmową kartą płatniczą a niekorzystne koszty przewalutowania
Przedsiębiorcy najczęściej opłacają zamówienia podstawową kartą złotówkową. Traktują to jako zdecydowanie najszybszą i najwygodniejszą metodę płatności. System bankowy automatycznie przelicza obcą walutę (np. euro) według własnej tabeli. Kluczową frazą jest tutaj “własna tabela”. Nie mylcie ją z tabelką kursów średnich NBP! Kursy bankowe są zazwyczaj skrajnie niekorzystne dla klienta biznesowego. Instytucje finansowe zarabiają potężne kwoty na różnicy między kursem kupna i sprzedaży. Alternatywą są konta walutowe obsługiwane przez niezależne platformy.
“Płacenie za zagraniczne oprogramowanie czy sprzęt firmowy zwykłą kartą w polskich złotych to jeden z najczęstszych błędów, który niepotrzebnie obciąża budżet operacyjny przedsiębiorstwa” - komentuje Paweł Augustyn, CFO FXMAG
Ryzyko zwrotu towaru i koszty podwójnego przewalutowania transakcji
Fizyczny sprzęt ulega czasem uszkodzeniom w transporcie. Niezgodność produktu z opisem wymusza odesłanie paczki do nadawcy. Sklep zwraca równowartość zamówienia w pierwotnej walucie. Bank ponownie przelicza te środki na polskie złote po kursie kupna. Przedsiębiorca traci kapitał na podwójnym przewalutowaniu całej operacji. Ryzyko to należy uwzględnić przy zamawianiu drogiej elektroniki z zagranicy.
Błyskawiczne szacowanie opłacalności zakupu za pomocą kalkulatora walutowego
Sprawne podejmowanie decyzji zakupowych wymaga dostępu do aktualnych notowań. Intuicyjne wydawanie pieniędzy prowadzi do przepalania budżetu firmowego. Widzisz w zagranicznym sklepie atrakcyjny sprzęt biurowy i chcesz na szybko ocenić opłacalność transakcji. Odpowiedź na pytanie, 1000 zł ile to euro, poznasz dosłownie w kilka sekund, weryfikując tę kwotę w niezależnym kalkulatorze walutowym. W zaprezentowanym przykładzie przelicznik walut FXMAG w polu “Przewalutowanie na:” zwróci odpowiednią wartość obliczoną na podstawie aktualnie obowiązującego kursu euro według tabeli NBP (Narodowego Banku Polskiego). Weryfikacja kwoty po bieżącym kursie daje pełen obraz sytuacji finansowej. Prosta kontrola chroni firmową płynność. We wspomnianym kalkulatorze walutowym FXMAG poza zwykłym przeliczeniem kursów masz jeszcze szereg pomocnych funkcjonalności: statystyki dla kursu walutowego (np. dla kursu pln/eur), krótką informację tekstową czy to odpowiedni czas na wymianę waluty w ostatnich 90 dniach, podstawowe informacje o walucie kwotowanej i bazowej, przeliczone najpopularniejsze kwoty polskiego złotego PLN’a do EUR (np. 1,5,20,100,200,400,700 zł ile to euro?), FAQ oraz najnowsze wiadomości dla pary polski złoty do euro.
Grafika 2. Wygląd przelicznika walut FXMAG dla wymiany 1.000,00 zł na euro
Planowanie budżetu na aplikacje/narzędzia w firmie
Opierasz prowadzenie firmy na płatnych aplikacjach (np. ChatGPT, Claude, Whizi, Google Docs, DeepL, LanguageTool, AnswerThePublic, Canva, Figma, Slack)? Wydatki na chmurę czy systemy CRM lub ERP stanowią często niemałą część kosztów. Monitorowanie notowań walutowych pozwala zwiększyć Twoją świadomość czy rachunki za konieczne aplikacje rosną lub spadają. Poniżej przygotowaliśmy listę najważniejszych wskazówek. Pomogą Ci lepiej zarządzać płatnościami za taki dostęp oraz zakup potrzebnych towarów:
Sprawdzaj bieżące kursy walut przed każdym zakupem. Zawsze sprawdzaj rzeczywiste notowania kursów walut (np. w internetowych kalkulatorach walutowych takich jak przelicznik walut FXMAG). Dzięki temu ocenisz faktyczną opłacalność transakcji, zanim do ceny zostaną doliczone ukryte bankowe marże. Śledź również najnowsze wiadomości forex (walutowe) na sprawdzonych portalach finansowych. Dla przykładu na FXMAG masz do dyspozycji zakładkę Waluty, znajdziesz na niej wszystkie najnowsze newsy forexowe, które mają wpływ na rynek walutowy.
Zastąp swoją kartę w polskich złotych rozwiązaniami walutowymi. Płacenie standardową kartą firmową w PLN to najdroższa opcja. Korzystanie z kont wielowalutowych lub kart rozliczanych bezpośrednio w euro pozwala ominąć bankowe spready (sięgające 2-6%). Zdarza się, że karta walutowa jest płatna. Nie bój się negocjować z bankiem. Dla zaufanych klientów często bank idzie na ustępstwa i zgadza się na anulowanie opłat miesięcznych za taką kartę.
Rozważ roczne pakiety za cyfrowe subskrypcje. Zamiast godzić się na comiesięczne pobieranie środków i wahania kursowe, opłacaj licencje (np. CRM, programy graficzne) z góry za cały rok w momencie. Najlepiej by było płacić gdy polski złoty jest silny. Jedna z taktyk może być następująca: gdy polski złoty po analizie technicznej na wybranym wykresie kursu PLN’a do (dolara, euro, funta, franka czy innej waluty) jest mocny kupujesz roczną subskrypcję. Przy odnowieniu usługi sprawdzasz jeszcze raz sytuację. Gdy dolar, euro, funt lub frank rosną w siłę przerzucasz się na subskrypcję miesięczną i czekasz aż z powrotem polski złoty wzrośnie. Inną taktyką może być po prostu przejście na roczne subskrypcje. Wówczas jesteś w stanie oszacować cały koszt subskrypcji w momencie dokonania transakcji.
Wliczaj w kalkulację całkowite koszty logistyki. Przy zamawianiu fizycznego sprzętu biurowego z zagranicy niska cena bazowa często jest niwelowana przez drogą przesyłkę międzynarodową. Szacuj budżet dopiero po dodaniu kosztów transportu. Na szczęście w jednym z kroków zakupowych w przejrzysty sposób platforma informuje Cię o całkowitym koszcie przesyłki.
Uważaj na mechanizm DCC (Dynamic Currency Conversion). Zagraniczne platformy często proponują płatność w złotówkach, wyświetlając od razu przeliczoną kwotę. Zazwyczaj jest to pułapka. Kurs oferowany przez sklep jest znacznie gorszy niż ten, który zaoferowałby Twój operator płatności. Zawsze wybieraj płatność w lokalnej walucie (np. EUR, USD, GBP, CHF). Pomocne tu będzie posiadanie konta wielowalutowego lub karty w walucie obcej.
Zabezpiecz się przed ryzykiem zwrotu towaru. Jeśli kupujesz drogi sprzęt, który może wymagać odesłania, płać wyłącznie w walucie obcej. Zadzwoń na infolinię sklepu, aby dowiedzieć się jak wygląda procedura zwrotu. W przypadku zakupów na firmę w Polsce sklep ma prawo odmówić przyjęcia zwrotu. Zwykle sklepy idą na kompromis i zgadzają się. A jak to jest w Twoim zagranicznym sklepie? Sprawdź!
Kumuluj mniejsze zamówienia. Ostatnie, równie ważne! Zamiast dokonywać wielu drobnych zakupów w różnych europejskich sklepach, zrób jedno większe zamówienie. Pozwala to drastycznie obniżyć jednostkowe koszty wysyłki i zminimalizować liczbę opłat transakcyjnych.
Źródło: portal FXMAG tłumaczymy świat finansów
Artykuł sponsorowany
