Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej w księgach podatkowych

W dzisiejszych czasach pracownicy coraz częściej wysyłani są w wyjazdy poza granice kraju, dlatego prawidłowe rozliczenie zagranicznej podróży służbowej staje się kluczowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Po powrocie podwładny musi przedłożyć komplet dokumentów, natomiast do zadań przedsiębiorcy należy ustalenie wartości należnych świadczeń oraz właściwe ujęcie wydatków w ewidencji księgowej. W jaki sposób należy dokonać tego rozliczenia, po jakich kursach NBP przeliczyć waluty obce i jak zaksięgować koszty? Na te i wiele innych pytań odpowiada niniejsza publikacja.

Zagraniczna podróż służbowa

Zagraniczna podróż służbowa polega na wykonywaniu przez pracownika zadania poza granicami Polski na polecenie pracodawcy. Z perspektywy podatku dochodowego od osób fizycznych kluczowe znaczenie mają zasady rozliczania należności przysługujących pracownikowi oraz sposób ich ujęcia w księgach pracodawcy.

Podstawami prawnymi pomocnymi w rozliczeniu takiej podróży służbowej są:

• art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT),
• art. 22 ust. 1 ustawy o PIT,
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Zagraniczna podróż służbowa

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów czy innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej niepóźniej niż w ciągu 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Prawidłowe rozliczenie powinno obejmować:

• polecenie wyjazdu służbowego,
• rozliczenie kosztów delegacji,
• dokumenty potwierdzające poniesione wydatki,
• bilety lotnicze lub kolejowe,
• faktury hotelowe,
• potwierdzenia opłat parkingowych,
• potwierdzenia wymiany waluty, jeżeli mają znaczenie dla rozliczenia wewnętrznego.

Brak faktury nie zawsze pozbawia prawa do zwrotu kosztów. Dotyczy to przede wszystkim należnych ryczałtów.

Jeżeli pracownik otrzymuje rozliczenie według należnych mu diet za nocleg, za przejazdy wówczas nie przedkłada rachunków dotyczących noclegu ani przejazdów.

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Zagraniczna podróż służbowa a przysługujące pracownikowi należności

Zgodnie z art. 77⁵Kodeksu pracy oraz do §12 do § 21 wspomnianego wyżej rozporządzenia za odbytą zagraniczną podróż służbową pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów transportu, noclegów i innych uzasadnionych wydatków.

Otrzymane świadczenia z tytułu zagranicznej podróży służbowej mieszczące się w limitach przewidzianych przepisami ustawy o PIT i ww. rozporządzenia wówczas korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego PIT oraz ze składek ZUS.

Jeżeli natomiast pracodawca wypłaci świadczenia przekraczające wspomniane limity zwolnienia, nadwyżka stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu zgodnie z odrębnymi przepisami.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej zawarte w interpretacji indywidualnej z 20 lipca 2022 roku (sygn. 0115-KDIT2.4011.329.2022.1.ENB).

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do co najmniej dwóch państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
3. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
4. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
5. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do ww. rozporządzenia.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Wysokość diety należy obniżyć o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety,
2. obiad – 30% diety,
3. kolacja - 30% diety.

Powyższy przepis należy stosować także, gdy pracownik korzysta z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości potwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do ww. rozporządzenia.

W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu obowiązującego w danym kraju. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Natomiast należny jest noc trwającą, co najmniej 6 godzin pomiędzy 21:00 a 7:00.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ww. limit.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

W przypadku, gdy pracownikom naliczany jest ryczałt za nocleg oraz ryczałt za dojazd wówczas nie jest wymagane udokumentowanie poniesionych wydatków.

Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej w księgach

Pracodawca może ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową pracownika, jeżeli wydatki te:

• zostały poniesione w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• powinny zostać poniesione przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności,
• nie mogą zostać zwrócone przedsiębiorcy w żadnej formie (dotacja, subwencja, inny zwrot kosztów),
• muszą być właściwie udokumentowane,
• nie mogą znajdować w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Podstawą księgowania w PKPiR jest uzupełniona i rozliczona oraz podpisana przez pracodawcę i pracownika dokumentacja polecenia wyjazdu służbowego.

Data księgowania to data obliczenia i zatwierdzenia przez pracodawcę należności dla pracownika wynikających z przedstawionej przez niego delegacji.

Do delegacji powinny być dołączone:

1. obliczenia rachunkowe wydatków – przeliczenia wydatków w walutach obcych, określenie zastosowanych kursów walut,
2. faktury i rachunki dokumentujące poniesione wydatki w zagranicznej podróży służbowej,
3. bilety za różnego rodzaju opłaty, np. za przejazdy komunikacją miejską, regionalną, autostradą, bilety za parking, za wstęp do różnego rodzaju miejsc związanych z daną podróżą,
4. pozostałe dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków.

Przeliczenie walut a rozliczenie zagranicznej podróży służbowej

Diety zagraniczne oraz ryczałty za noclegi i dojazdy pracodawca przelicza na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Wyjątkiem od reguły jest przypadek, w którym pracownik otrzymał przed wyjazdem zaliczkę w walucie obcej. Koszty i świadczenia rozliczone w ramach tej zaliczki należy przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Jeżeli natomiast pracownik przedstawia fakturę wystawioną w walucie obcej, pracodawca dokonuje przeliczenia na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (dzień wystawienia faktury).

Przykład 1.

Pracownik otrzymał wystawioną 15 maja fakturę za hotel w wysokości 420 euro. Według jakiego kursu pracodawca powinien przeliczyć wartość tej faktury, aby mógł zaksięgować ją w kosztach firmy?

Średni kurs NBP dla euro z 14 maja wyniósł 4,31 zł.

420 euro × 4,31 zł = 1 810,20 zł

Taką wartość pracodawca ujmie w kosztach uzyskania przychodów.

Przykład 2.

Delegacja do Niemiec trwała 3 pełne doby. Dieta dla podróży służbowych do Niemiec wynosi 49 euro za dobę. Łączna dieta wynosi:

3 doby × 49 euro = 147 euro. Według jakiego kursu pracodawca powinien przeliczyć wartość diety, aby mógł zaksięgować ją w kosztach firmy?

Średni kurs NBP dla euro z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji wyniósł 4,30 zł.

147 euro × 4,30 zł = 632,10 zł

Należy w tym miejscu podkreślić, iż kwota diety korzysta w tym wypadku ze zwolnienia z PIT, ponieważ jej wysokość opiewa do wysokości limitu wynikającego z rozporządzenia (limit 49 euro za dobę diety podczas delegacji w Niemczech).

Przykład 3.

Limit ryczałtu za nocleg dla danego państwa wynosi 180 euro. Ryczałt za nocleg wyniesie zatem: 180 euro × 25% = 45 euro. Według jakiego kursu pracodawca powinien przeliczyć wartość ryczałtu za nocleg, aby mógł zaksięgować go w kosztach firmy?

Średni kurs NBP dla euro z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji wyniósł 4,28 zł.

45 euro × 4,28 zł = 192,60 zł

Pracownikowi może przysługiwać także ryczałt na pokrycie kosztów komunikacji miejscowej (w przypadku braku rachunków). Co do zasady wynosi on 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu.

Przykład 4.

Dieta dla danego państwa wynosi 60 euro. Ryczałt za przejazdy wyniesie, więc:

60 euro × 10% = 6 euro. Według jakiego kursu pracodawca powinien przeliczyć wartość ryczałtu za przejazdy, aby mógł zaksięgować go w kosztach firmy?

Średni kurs NBP dla euro z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji wyniósł 4,25 zł.

6 euro × 4,25 zł = 25,50 zł

Do rozliczenia ryczałtu za przejazdy nie jest wymagane przedstawienie biletów komunikacji miejskiej.

Prawidłowe rozliczenie zagranicznej podróży służbowej wymaga jednoczesnego stosowania przepisów ustawy o PIT, rozporządzenia dotyczącego należności z tytułu podróży służbowych oraz zasad przeliczania walut według kursów średnich NBP. Poprawne ustalenie wartości diet, ryczałtów i udokumentowanych wydatków pozwala uniknąć sporów z organami podatkowymi oraz zapewnia prawidłowe ujęcie kosztów w księgach i właściwe rozliczenie świadczeń pracownika.

Pomocne w tym zakresie mogą okazać się istotne wyroki sądów administracyjnych:

• wyrok TK z 8 lipca 2014 roku (sygn. K 7/13), w którym określono przesłanki uznania świadczeń pracowniczych za przychód podatkowy, orzeczenie ma wpływ również na ocenę świadczeń związanych z podróżami służbowymi,
• wyrok NSA z 2 października 2014 roku (sygn. II FSK 2387/12) dotyczący kwalifikacji świadczeń związanych z wykonywaniem obowiązków pracowniczych oraz ich związku z przychodem pracownika,
• wyrok NSA z 19 września 2014 roku (sygn. II FSK 2280/12) potwierdzający, że świadczenia ponoszone przede wszystkim w interesie pracodawcy nie zawsze prowadzą do powstania przychodu po stronie pracownika.