W określeniu stosunku prawnego łączącego strony kluczowe znaczenie ma nie sama nazwa zawartej umowy, lecz faktyczny sposób jej wykonywania. Jeżeli praca jest świadczona w warunkach charakterystycznych dla etatu, Państwowa Inspekcja Pracy po kontroli może przekształcić umowę cywilnoprawną bądź umowę B2B w umowę o pracę. Płatnicy muszą wtedy ustalić, jak rozliczyć składki ZUS po przekształceniu umowy przez PIP, gdyż decyzja ta nakłada obowiązek uregulowania zaległości.
Przekształcenie umowy w umowę o pracę przez PIP – ogólne zasady
Organy Państwowej Inspekcji Pracy są uprawnione w razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy do stwierdzania, w drodze decyzji, istnienia stosunku pracy, w sytuacji kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy powinna być zawarta umowa o pracę. Uprawnienie to wynika z art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.
- funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub
- niezawarcia umowy o pracę - w sytuacji gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
Następuje to po umożliwieniu stronom stosunku prawnego zajęcia stanowiska.
Postępowanie w sprawie decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy
Postępowanie w sprawie decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy reguluje art. 33a ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy. Okręgowy Inspektor Pracy zawiadamia strony o wszczęciu postępowania w sprawie wydania decyzji o istnieniu stosunku pracy w sytuacji, kiedy zawarto umowę cywilnoprawną lub kiedy osoba faktycznie świadczy pracę za wynagrodzeniem w warunkach, w których zgodnie z k.p. powinna być zawarta umowa o pracę. Stronami tego postępowania są podmioty i osoby, których może dotyczyć decyzja.
- może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy, lub
- wnieść powództwo o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy, w szczególności gdy zachodzi konieczność ustalenia istnienia lub treści stosunku pracy za okres wcześniejszy niż ten, który może zostać objęty decyzją.
Prowadząc postępowanie administracyjne dotyczące decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy, inspektor pracy ma obowiązek uwzględniać wolę stron postępowania, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, w szczególności z przepisami prawa pracy lub zasadami współżycia społecznego, albo nie zmierza do obejścia prawa.
Decyzja inspektora pracy ustalająca istnienie stosunku pracy wydawana jest w postaci papierowej lub elektronicznej i musi zawierać:
- oznaczenie organu Państwowej Inspekcji Pracy;
- datę wydania;
- oznaczenie strony lub stron decyzji;
- powołanie podstawy prawnej;
- rozstrzygnięcie, w tym:
- oznaczenie stron umowy o pracę,
- rodzaj umowy o pracę,
- datę zawarcia umowy o pracę,
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wymiar czasu pracy,
- wysokość wynagrodzenia za pracę;
- uzasadnienie faktyczne i prawne;
- termin usunięcia stwierdzonych uchybień;
- pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych;
- podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji.
1) rodzaju umowy o pracę - zostanie wskazana umowa na czas nieokreślony;
2) miejsca wykonywania pracy - zostanie wskazana siedziba pracodawcy;
3) wymiaru czasu pracy - zostanie wskazany pełny wymiar czasu pracy;
4) wysokości wynagrodzenia za pracę - zostanie wskazane minimalne wynagrodzenie za pracę, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
Skutki wydania decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy
Decyzja PIP od dnia jej wydania wywołuje skutki prawne, jakie wiążą się ze stwierdzeniem istnienia stosunku pracy, na gruncie przepisów:
- prawa pracy,
- prawa podatkowego,
- ubezpieczeń społecznych,
- ubezpieczenia zdrowotnego,
- obowiązkowych wpłat na fundusze, o których mowa w odrębnych przepisach.
Z wydaniem decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy pojawia się pytanie, co ze składkami ZUS za pracownika, który w związku ze stwierdzeniem zatrudnienia na podstawie umowy o pracę powinien podlegać ubezpieczeniu:
- emerytalnemu,
- rentowemu,
- chorobowemu,
- wypadkowemu,
- zdrowotnemu.
Wysokość tych składek wynosi procentowo odpowiednio:
- 19,52% na ubezpieczenie emerytalne, a składkę finansuje po połowie pracodawca i zatrudniony – każdy po 9,76%,
- 8% na ubezpieczenia rentowe, a składkę w wymiarze 1,5% płaci pracownik, a pracodawca w wymiarze 6,5%,
- 2,45% na ubezpieczenie chorobowe – składkę finansuje w całości pracownik,
- 9% na ubezpieczenie zdrowotne – składkę w całości finansuje pracownik,
- 0,67% do 3,33% na ubezpieczenie wypadkowe, z tym że składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67% – składka ta jest finansowana przez pracodawcę,
- 2,45% podstawy wymiaru składki na Fundusz Pracy – opłaca pracodawca,
- 0,10% podstawy wymiaru składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – opłaca pracodawca.
Składki ZUS po przekształceniu umowy przez PIP
Samo wydanie decyzji przez PIP stwierdzającej istnienie stosunku pracy po kontroli PIP nie powoduje powstania zaległości względem ZUS. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może całkowicie tego uniknąć. ZUS może dochodzić należności składkowych za okres pięciu lat wstecz, ale na drodze odrębnego postępowania. ZUS może dochodzić zaległych składek, a wydana po przeprowadzeniu kontroli decyzja PIP stanowi silną podstawę do tego, aby ZUS wyegzekwował te składki.
Jak rozliczyć składki ZUS po przekształceniu umowy przez PIP i sporządzić deklaracje?
Pracodawca ma obowiązek za każdy miesiąc kalendarzowy, w którym trwa stosunek pracy, sporządzić i przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe za pracownika. Dokumenty rozliczeniowe zawierają składki należne z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego naliczone od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika w danym miesiącu kalendarzowym.
Zawsze pracodawca ma obowiązek przedłożenia do ZUS imiennych raportów miesięcznych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach na formularzu ZUS RCA. Raport ten sporządza się za każdy miesiąc. Sam fakt pozostawania w stosunku pracy wymaga złożenia tej deklaracji rozliczeniowej, jest ona bowiem niezależna od tego, czy pracownik uzyskał jakikolwiek przychód w danym miesiącu.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowią przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tego tytułu. Przychód ze stosunku pracy powstaje w momencie, gdy pieniądze lub świadczenia zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika.
Przykład 1.
Pan Janusz przepracował w firmie Alfa Sp. z o.o. cały ostatni kwartał 2026 roku na podstawie umowy zlecenia. Wykonywał jednak pracę na miejscu w siedzibie firmy, w wyznaczonych godzinach 8:00–16:00 oraz pod stałym nadzorem kierownika. Podczas kontroli w styczniu 2027 r. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) ustaliła, że łącząca strony relacja spełnia wszystkie przesłanki stosunku pracy określone w art. 22 Kodeksu pracy. Nakazano przekształcenie umowy zlecenia w umowę o pracę na cały okres jej trwania (od 1 października do 31 grudnia 2026 r.). Co w tej sytuacji z obowiązkami pracodawcy wobec ZUS? Pracodawca musi w pierwszej kolejności wyrejestrować pana Janusza z ubezpieczeń jako zleceniobiorcę na formularzu ZUS ZWUA z datą 1 października 2026 r., a następnie zgłosić go wstecznie do ubezpieczeń jako pracownika na formularzu ZUS ZUA z tą samą datą. Za każdy z 3 ostatnich miesięcy 2026 roku firma Alfa Sp. z o.o. musi sporządzić korekty imiennych raportów miesięcznych ZUS RCA. Pracodawca poza tym musi wyliczyć i dopłacić do ZUS różnicę między składkami należnymi od umowy o pracę a wcześniej opłaconymi składkami od umowy zlecenia za cały okres, wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.
Podsumowanie
Podsumowując, przekształcenie umowy przez PIP lub sąd pracy stanowi dla płatnika składek poważne obciążenie finansowe i organizacyjne. Konieczne jest sporządzenie korekt deklaracji rozliczeniowych za cały okres trwania zakwestionowanej umowy oraz uiszczenie zaległych składek. Obowiązek zapłaty całości zaległości wobec ZUS-u, zarówno części finansowanej przez pracodawcę, jak i przez pracownika, spoczywa w pierwszej kolejności na zatrudniającym. Aby uniknąć kosztownych konsekwencji oraz ryzyka ewentualnych odsetek, przedsiębiorcy powinni starannie analizować charakter wykonywanej pracy i dopasowywać do tego rodzaj umowy już na etapie jej zawierania.
